Как заполнять кассовую книгу: бланк и образец

Кассовая книга – это один из основных документов кассовой дисциплины, отражающий течение наличных денежных средств в компании. На каждую полученную либо выданную денежную сумму кассир-операционист выписывает ПКО (приходно-кассовый ордер) либо РКО (расходно-кассовый ордер), отражающий сумму, дату, назначение и участвующих в передаче ДС стороны.

Именно эти первичные документы являются основой для заполнения данного документа по форме КО-4.

Как правильно вести

По состоянию на 2016 год, законодательство РФ предусматривает возможность ведения данного документа как в бумажном, так и в электронном виде. При этом бумажный вариант может быть заполнен вручную, изменён и дополнен с течением времени в случае ошибок (в присутствии лица, его открывшего и проставлении подписи, даты изменения), а также заполнен с помощью механических средств (ЭВМ, ОП).

В зависимости от количества транзакций с наличными средствами в организации кассовая книга может быть открыта на 3, 6 и 12 месяцев.  Также возможен случай, когда в ней не хватает листов для заполнения.

В этом случае заводится второй документ, продолжающий регистрацию операций в хронологической последовательности.

Несмотря на возможно огромное число ПКО и РКО любая организация обязана вести одну кассовую книгу, за исключением случаев, когда имеющиеся филиалы ведут обособленный финансовый и налоговый учёт, самостоятельно предоставляют отчётность в госорганы. В таком случае копии важнейших документов отправляются в головной офис для учёта и сдачи консолидированной отчётности.

Трудоёмкость таких процессов стала причиной для разработки возможности ведения электронного варианта данного документа.

О налоговых каникулах в 2016 году можно узнать на нашем сайте.

О государственных программах поддержки малого бизнеса в 2016 году в статье. Решение проблем предпринимателей, помощь в финансировании предприятий, гранты, гарантийные фонды.

Скачать образец заполнения формы Р21001 здесь.

Как заполнять кассовую книгу в 2016 году

Вне зависимости от способа ведения, общий алгоритм заполнения одинаков как для бумажного, так и для электронного варианта.

На каждой странице нового дня в обязательном порядке должны присутствовать следующие общие данные:

1. Дата открытия листа.
2. Остаток в кассе на начало рабочего дня.
3. Денежный оборот за день («Итого»).
4. Остаток на конец рабочего дня.
5. Подпись с расшифровкой кассира.
6. Подпись с расшифровкой бухгалтера, а также количество переданных за день первичных документов прописью.

По каждому ПКО и РКО указывается:

1. Номер документа – соответствующий номеру соответствующей «первички».



2. Данные сторон (физ. лицо, ип, юр. лицо).
3. Сумма операции – в столбце «Приход» либо «Расход» по каждому КО.
4. Номер бухгалтерского счёта.
5. Сумма по всем предыдущим операциям в строке «Перенос».

В конце периода (календарного года) на последней странице указывается количество пронумерованных листов. Там же проставляется печать, подпись генерального директора с расшифровкой и подпись главного бухгалтера с расшифровкой.

Несколько полезных рекомендаций

1. В случае, если вы предпочитаете работу с бумажными носителями, их можно как приобрести в уже готовом виде, так и распечатать вручную, используя бланки листов с официального сайта МинФина и других ресурсов.
2. Всегда заполняется два идентичных варианта страницы – вкладной лист и отчёт кассира (передаётся в бухгалтерию).
   Но готовые кассовые книги часто предусматривают возможность одновременного заполнения с помощью «копирования»: сгибаете лист по линии отрыва и вносите данные сверху шариковой ручкой.
3. Если по итогам рабочего дня лист исписан не полностью, свободное место необходимо в обязательном порядке перечеркнуть латинской буквой Z для того, чтобы в дальнейшем нельзя было внести дополнения (заполнить пустые строки);
4. В случае серьёзной ошибки ни в коем случае нельзя вырывать лист, пытаться как-то «подтереть» либо исправить неправильные данные.
   Весь лист необходимо перечеркнуть и написать слово «Аннулировано».
   После этого кассир подаёт заявление о случившемся главному бухгалтеру.

Заполняйте документ внимательно и 2016 год станет ещё одним удачным годом в вашей карьерной лестнице!

О порядке ведения кассовых операций можно узнать из видео.