Акт сверки взаимных расчетов — составляем образец

Как гласит старинное правило, необходимо доверять, но при этом и проверять все факты и действия своих партнеров. В особенности это является ключевой фразой при сотрудничестве с кредиторами и дебиторами. Ведь правильность и четкость в бухгалтерском учете достигается с помощью проведения периодических уточнений. Наиболее частым применяемым приемом, находящимся на вооружении отечественным бухгалтеров, является обмен актами сверки взаимных расчетов.

Для чего нужен акт сверки взаимных расчетов

В бухгалтерии акт сверки взаимных расчетов является документом, отражающим следующие значения:

  • Товарный и финансовый оборот предприятиями партнерами за установленный конкретный период времени;
  • Определения наличия или отсутствия задолженности между контрагентами на момент определенной установленной даты.
Пример акта сверки

Пример акта сверки

Стоит отметить при этом, что сам акт не является первичным документом, поскольку он не подтверждает наличие оплаты услуг или денежных средств стороне контрагента, поэтому его использование никоим образом не отразится на финансовом положении сотрудничающих предприятий. По своей сути акт принадлежит к технической документации и прибегает к его использованию бухгалтер только по своей инициативе.

Для бухгалтеров его использование является аргументированным в таких случаях:

  • В ситуации, когда между контрагентами налажено долгосрочное сотрудничество, в котором активно поставляются товары или оказываются услуги;
  • В случае, когда заключается несколько договором одновременно с одним партнером, или же подписываются дополнительные соглашения, которые расширяют действующий договор;
  • Если поставщик предоставляет заказчику возможность отсрочить платеж;
  • В случае если закупщик перечисляет большую сумму в качестве аванса за оказанные услуги или товары;
  • Когда наблюдается большое завышение стоимости товара или услуги;
  • В ситуации, когда предмет оговариваемый в договоре между сторонами является продукцией, представленной в широком ассортименте.

Кроме того, к данному акту прибегают при проведении ежегодной или внеплановой инвентаризации счетов. При возникновении подобной ситуации необходимо понимать важность того, что отображение учета долгов перед кредиторами и дебиторами исчисляется в количестве, которое признается руководством организации согласно договорам, приказам руководителей и наличии первичных документов, которые подтверждают существующий оборот товаров и финансов.

Но при этом, стоит отметить что вести рассылку актов сверки всем кредиторам и дебиторам предприятия, для того чтобы проверить совпадают ли значения в учетах не нужно. Более того, такие акты в последствии нельзя использовать при составлении бухгалтерских записей, и коррекции размера задолженности.

Исключением из данного правила является ситуация в которой проводится расчет с банками и бюджетными организациями – их необходимо будет подтвердить. Эту норму регламентирует положение 74 бухгалтерского учета.

В случае если организации требуется для повышения качества ее управленческих и организационных целей регулярная сверка с помощью данных актов. То эту обязанность необходимо прописывать заранее в договоре с партнером, и в обязательном порядке указывать возможные штрафы, грозящие в случае несоблюдения или непредставления таких актов.

Роль документа в судебном процессе

Важно отметить, что при судебных разбирательствах с контрагентом, из-за не соблюдений условий договора или задолженности акт сверки взаимных расчетов принимается судом в качестве доказательства. Но, при этом в Российской судебной практике может быть разное отношение к предоставляемому доказательству:

  • Подпись на данном акте, является подтверждением состояния счетов на момент сверки, однако, при этом она не является признанием стороны своего долга. Кроме того, акт сверки взаимных расчетов не принимается в качестве основания для прерывания срока исковой давности;
  • Во втором случае, акт будет признан косвенным доказательством. При этом он может говорить о том, что сторона либо признает свою задолженность (акт подписан), либо же отвергает ее (акт не подписан).

Из этого следует, что наличие данного акта все-таки будет обеспечивать преимущество в судебном разбирательстве. Однако, при этом каждое решение хозяйственных споров будет иметь свой индивидуальных характер. Кроме того, лучшим решение будет оказание давления на партнера, чтобы он подписал данный акт, ведь деловые отношения с ним могут зайти в тупик. Ну и не лишний будет упомянуть дебитору о его долге, в который раз.

Порядок составления документа, кто его подписывает

Акт сверки взаимных расчетов должен быть обязательно оформлен в двух экземплярах. При этом его может составит любая из сторон, участниц договора. Но, важно знать, что документ должен быть подписан уполномоченным на это лицом. В его роли может выступать:

  • Индивидуальный предприниматель;
  • Лицо занимающая руководящую должность (директор компании или президент) на основании действующего устава;
  • Сотрудник компании, которому для этой цели была выписана соответствующая доверенность.

Кроме того, скорей всего потребуется и подпись главного бухгалтера, поскольку он уполномочен ставить вторую подпись на финансовых документах.

Однако, если на акте сверки будет только подпись главного бухгалтера, то при возникновении судебных тяжб он не будет нести никакой юридической силы. Поэтому такой документ будет использоваться только для сверки и контроля данных внутренних расчетов компании.

После того, уполномоченное лицо поставило свою подпись, оно должно скрепить его печатью предприятия.
В акте сверки как правило, отображается фактическое состояние счетов, беря за основу которые бухгалтерия рассчитывается сумму задолженности на указанную дату. После чего эти два заверенных экземпляра отправляются по почте или же курьером компании к организации партнеру.

После получения актов сторона контрагент должна произвести сверку полученных данных с собственными бухгалтерскими счетами. Если по результатам этой сверки все совпадает, и сторона признает правильность расчетов, тогда один экземпляр, подписанный уполномоченным лицом и главным бухгалтером, после чего скрепленный мокрой печатью предприятия направляется назад к отправителю.

В случае если в результате сверки данный выявляются расхождения, то они должны быть указаны либо в этом же документе, либо в специальном реестре расчетов, который будет прилагаться к акту сверки. В такой ситуации отказ подписывать данный акт является правом контрагента (если в договоре небыли заранее оговорены такие моменты). Но такую реакцию необходимо тщательно анализировать, ведь она может указывать на нежелание дебитора признавать свой долг.

Акт выполненных работВ нашей статье вы сможете скачать акт выполненных работ и ознакомиться с правилами его составления.

Здесь вы узнаете, как заполнить акт инвентаризации ТМЦ.

Как правильно написать акт приемки-передачи ТМЦ? Об этом читайте тут.

Оптимальные сроки сверки

В основном сроки проведения сверки взаимных расчетов определяются потребностью бухгалтерии или же менеджмента. При этом хоть акт и будет составлен за некоторое время, задолженность, указанная в нем, записывается на определенную дату. В качестве ее могут служить даты первого и последнего числа проведения уточнения.

Бухгалтерами неоднократно отмечается, что сверку лучше проводить:

  • За период отчетного года. С первого числа первого месяца по тридцать первое число двенадцатого месяца;
  • За установленный календарный отрезок времени, по окончанию которого бухгалтеру необходимо отчитаться перед руководством предприятия. Обычно этот период времени является кварталом;
  • За период действия определенного договора.

Процесс заполнения акта

Поскольку согласно законодательству Российской Федерации не предусмотрено обязательной формы составления акта, то у каждого работающего предприятия этот документ заполняется по-своему. Хотя при этом и есть положения которые, используют все организации.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Как, правило это следующие нормы:

  • Пункт, содержащий название документа;
  • Раздел, в котором указаны полные названия сторон, согласно учредительным документам;
  • Даты составления и подписания документа;
  • Период, за который проводится сверка данный;
  • Указываются реквизиты, согласно которым проводится уточнение;
  • Номера первичных документов, которые подтверждают расчеты в акте;
  • Сумма за указанный календарный период за хозяйственные операции;
  • Общая сумма оборота за этот период;
  • Размер долга;
  • Подпись и ФИО уполномоченных лиц;
  • Печать.
Статьи по теме
Оставить комментарий