Гарантийное письмо об оплате — как его написать?

В деловом мире предприниматели часто ведут с друг другом деловую переписку. Важной составной частью, которой и являются гарантированные письма. Они помогают наладить контакт с друг другом и при этом закрыть некоторые важные моменты, связанные с предоставлением услуг, оплаты долга и выполнением обязательств.

Что такое гарантийное письмо об оплате и его назначение

Гарантированное письмо — относится к некоммерческому деловому типу писем, в котором содержится «гарантия» выполнения каких-либо действий или же подтверждение оплаты, услуги. Другими словами, гарантийное письмо является способом обеспечения своих обязанностей одной из сторон делового договора.
На настоящий момент в деловой среде между организациями или деловыми партнерами строятся продолжительные деловые отношения, часто основанные на товарном и денежном обороте. Для внесения ясности и поддержания которых и существует деловая переписка, она же и включает в себя гарантированное письмо.

Пример гарантийного письма

Как было упомянуто выше, гарантированное письмо подтверждает намерения партнера об выполнении взятых им на себя обязательств. Как правило, это либо оплата полученных услуг, товаров, или же погашение задолженности за четко установленный срок.

Такой вид письма довольно часто можно встретить в досудебном разбирательстве между партнерами. Например, когда одна из организаций имеет большой долг перед другой, и существует довольно большой шанс что на нее подадут в суд, то гарантированное письмо в такой ситуации может спасти положение и отсрочить выплату долга до установленного в нем срока. Данная процедура упоминается в Гражданском кодексе Российской Федерации, как возможная отсрочка должнику для выполнения его обязательств.

После данного примера возникает здравый вопрос, когда же именно нужно составлять гарантийное письмо? Ответ прост, после согласования обеими сторонами. Кроме того, любой партнер имеет право о предоставлении ему такого письма, т.е. при возникновении подозрений он по своему желанию может потребовать об предоставлении гарантий.

Так сторона имеющая долг пытается избежать судебного процесса, и предоставляет гарантию своему кредитору об уплате его к определенному сроку. Надо сказать, что в таком случае письмо выгодно и для кредитора, так как позволяет ему избежать затяжного судебного процесса, а также даст возможность быстрее вернуть свои финансовые активы. Кроме того, партнер может сам потребовать написание такого письма из-за все той же причины нарушения сроков оплаты.

Здесь вы узнаете, как выглядит письмо о смене генерального директора и что в нем должно быть.

Чтобы написать письмо о смене юридического адреса, изучите эту статью.

Чтобы написать качественное резюме и сопроводительное письмо к нему, изучите изложенные тут советы.

Структура и обязательные пункты

При составлении данного документа нужно понимать, что это очень ответственный шаг и допущенные ошибки могут привести к серьезным последствиям. Поэтому содержание письма должно быть максимально лаконичным и четким, при этом выражения не должны нести двусмысленности. Когда будет необходимо указывать сроки погашения задолженности, то здесь прежде всего необходимо здраво оценить свои финансовые возможности. Ведь в случае нарушения и этих дат, вам грозит судебные процессы.

Законодательная сторона не регламентирует как именно вам необходимо заполнять данное письмо, также не предусмотрено и его специальной формы. Но, если такая гарантия пишется юридическим лицом, то для него необходимо использовать бланк фирмы. Кроме того, возле подписи руководителю организации нужно будет поставить печать. А для ИП все намного проще и можно оформлять данное письмо на обычно листе бумаги.

В письме необходимо указать следующие реквизиты:

• Номер письма и дата его написания;
• Данные отправителя. Здесь должны быть указаны: название предприятия, и фамилия, имя, отчество самого руководителя;
• Данные второй стороны (для которой и составляется гарантийное письмо). Указывается полное название фирмы и ФИО ее руководителя.

Если у предпринимателя есть штамп свой фирмы, то данный о ней (отправителя) можно не указывать.

Сам текст такого письма состоит из нескольких частей:

• Первая часть. Руководитель перечисляет финансовые обязательства, которые он гарантирует выполнить;
• Вторая часть. Здесь указывается срок, в течении которого, предприниматель выполнит взятые им обязательства;
• Третья часть. Указывание банковских реквизитов, с которых будет осуществляться оплата;
• Четвертая часть используется довольно редко, так как здесь указывается об штрафах в случае неисполнения взятых на себя обязательствах.

Если вы являетесь юридическим лицом, то рядом с вами должен поставить свою подпись главный бухгалтер. Если же ИП, то ставить нужно только свою подпись.

Правила составления документа

Хотя нет определенных образцов гарантийного письма, все же за достаточно большой срок деловых отношений выработались свои правила его написания:

• Текст в таком письме должен быть максимально лаконичным и простым. Ведь в случае его запутанности у другой стороны могут возникнуть вопросы, кроме того она может по-другому истолковать его;
• Если такие письма вашему предприятию из необходимости нужно составлять периодически, то лучше разработать универсальную форму. С ее помощью вы сэкономите время и избежите возможных ошибок;
• Если есть желание, то гарантийное письмо можно максимально конкретизировать. Например, указать точные сроки выплаты долга, причины по которым оплата будет произведена именно в эти сроки и т.п. Однако текст при этом должен помещаться на одном листе;
• Не забывайте указать свой расчетный счет. Так как если этого не сделать, можно и не доказать, что вы погасили свою задолженность и придется положится на добропорядочность партнера;
• Если партнер требует с письмом отправить дополнительный пакет документов, то это необходимо сделать. Хотя со своей стороны не проявляйте подобной инициативы.

Стоит выделить в отдельную тему пункт про штраф в случае неисполнения своих обязательств. Так гарантийное письмо по своей сути является не чем иным как долговой распиской. И логично что в нем должен быть пункт об ответственности за нарушение обязательств. С такой целью необходимо прописывать количество процентов, которые выплачиваются за каждый новый день просрочки.

Однако, зачастую такой пункт не указывается в гарантийном письме. То происходит либо из-за того, что предприниматель забыл о ней, либо умышленно не указал. Во втором случае это легко объяснимо ведь, никто не захочет указывать полноту ответственности, которую он сам и понесет. При этом партнер которому пишется это письмо часто довольствуется просто его наличием, и не обращает внимание на этот нюанс.

При этом чтобы получить данные штрафные деньги необходимо будет обратиться в суд, и пройти тяжелые судебные прения.Что будет весьма долгим и затратным процессом.

Гарантийное письмо

Поэтому не указание данного пункта даже выгодно для должника, ведь в случае нарушения он скорей всего не получит больших штрафных процентов. Но, если же вы представляете другую сторону, то тут необходимо позаботиться чтобы контрагент прописал этот пункт. Так как в этом случае он получит лишнюю причину и стимул соблюдать оговоренные сроки.

Юридическая сила письма

Гарантийное письмо в настоящее время является скорее частью деловой переписки. И оно нужно для того, чтобы наладить отношения между партнерами и установить их в доверительном плане. Поэтому оно возымело большую популярность среди предпринимателей. На деле же в юридическом плане, оно не имеет под собой никакого основания, и служит лишь «честным словом» от должника. На сегодняшний день мало кто это понимает.

Лучшим способом будет изменить положения в договоре либо расширить его. Если же дело обстоит с ИП, то лучшим вариантом будет взять расписку об исполнении обязательств.
В случае судебных тяжб такое письмо может приниматься судом как доказательство, однако при этом оно не будет играть значительной роли при принятии решения судьей. Поэтому такой вид делового письма крайне выгоден для стороны должника, а для контрагента он несет риск и скорее является отсрочкой от иска в суд.