Должностная инструкция архивариуса и правла ее составления

На всех предприятиях трудятся рабочие коллективы. Сведения которых хранятся определенное время в кадровых отделах организации, после чего передаются в архив. Там вся информация о предприятии и его трудящихся хранится длительный период времени, который предусмотрен нормативно правовыми актами для каждого в отдельности.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

Должностная инструкция архивариуса

Должностная инструкция архивариуса

К таким организациям можно отнести:

  • финансовые учреждения;
  • банки;
  • главные офисы страховых отделений;
  • производственные и промышленные предприятия;
  • учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность сотрудника архива заключается в следующем:

  • обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
  • осуществлять прием и оформление поступающих документов;
  • принимать участие в создании перечня поступивших дел;
  • проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
  • производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
  • вести постоянный учет принятых документов;
  • подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
  • обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
  • выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

  • формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
  • получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
  • предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
  • составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
  • осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
  • соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
  • выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
  • препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
  • следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
  • вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Также бывают случаи, когда работник архива занимает еще одну должность по совместительству. Таким образом, количество функциональных обязанностей возрастает.

Квалификационные требования к архивариусу

На должность архивиста назначается сотрудник, который обладает хотя бы поверхностными знаниями следующей информации:

  • нормативно правовые акты, касающиеся непосредственно его работы, включая различные положения и настоящую должностную инструкцию;
  • правила получения и выдачи дел;
  • способы хранения и использования подотчетной документации;
  • основные аспекты делопроизводства;
  • порядок описи документации, и ее ликвидация;
  • основные правила ведения учетов и составления отчетов;
  • Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Кроме знаний, архивариус должен уметь:

  • пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой;
  • работать с большим объемом информации;
  • правильно формулировать свои идеи, при этом нужно грамотно их выражать как в письменной, так и устной форме.

Также архивариус должен иметь представление о предприятии, где он трудится, и знать все профессии задействованные на различных объектах организации. Таким образом, исчезнет большое количество лишних вопросов при выдаче требуемого документального акта.

Сотрудник архива может осуществлять трудовую деятельность при наличии высшего или неоконченного высшего образования. Также такую профессию можно получить, если пройти соответствующие курсы по профилю «делопроизводство».

Требования, которые предъявляются к личным характеристикам архивариуса, являются:

  • хорошая память;
  • способности производить анализ большого количества поступающей информации;
  • замечать мельчайшие детали;
  • спокойный, не вспыльчивый характер;
  • опрятность;
  • организаторские способности;
  • желание трудиться.

Данная должность не требует у соискателя определенного стажа работы. И позволяет добросовестному и грамотному специалисту архивного дела продвигаться по карьерной лестнице вверх. Что является огромным плюсом для выпускников высших и профессиональных учебных заведений.

Обязанности и права рабочего архива

Трудящийся на такой должности имеет следующие права:

  • получать всю необходимую информацию о готовящихся проектах и принятых решениях со стороны руководства предприятия;
  • излагать советы по усовершенствованию производства касаемо своей сферы деятельности;
  • информировать начальство о возникших нарушениях или недостатков, при выполнении своих должностных обязанностей;
  • предлагать варианты устранения выявленных недостатков;
  • требовать как от руководства, так и от других трудящихся предоставления необходимых сведений для полноценного осуществления своей трудовой деятельности;
  • прибегать к помощи руководителей компании для осуществления своих обязанностей;
  • не выполнять свои трудовые обязанности, ели это несет опасность здоровью или жизни;
  • требовать от начальства надлежащих условий труда;
  • ставить личную подпись на документах, только в рамках своей компетенции;
  • общаться и задавать вопросы сторонним специалистам.

В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:

  • нормативно правовой базой Российской Федерации;
  • внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
  • распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
  • своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.

Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.

Архив с документами

Архив с документами

В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.

Ответственность сотрудника

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

  • некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
  • различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
  • нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция специалиста по охране трудаПодробнее о составлении должностной инструкции специалиста по охране труда вы узнаете тут.

Каковы права и обязанности водителя экспедитора, его ответственность? Читайте тут.

А в этом материале описаны особенности водителя погрузчика.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также глава компании имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 350-63-18
(Москва)

+7 (812) 627-14-92
(Санкт-Петербург)

8 (800) 777-08-62 доб. 140
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.

Статьи по теме
Комментарии
Ответить Анастасия 25 мая 2017 в 11:10

Я тут перед выбром куда поступать. Архиварусы, расскажите, пожалуйста, о плюсах и минусах работы?

Оставить комментарий