Журнал кассира операциониста и его заполнение

В процессе ведения своей деятельности каждое предприятие проводит расчеты за реализованные товары или оказанные услуги. Передача средств проводится наличным или безналичным путем. И в первом случае для этого используется ККМ. В нашей статье мы рассмотрим, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, который является главным документом при выполнении таких операций.

Наличные расчеты и особенности их ведения

Выполняя расчеты наличными деньгами, необходимо использовать зарегистрированную в ИФНС технику – не только сам кассовый аппарат, то и защищенную электронную контрольную ленту. Все операции должны заноситься в журнал.

Расчеты наличными

Расчеты наличными

Этот документ нужно отправлять на проверку в ИФНС в таких случаях, как:

  • Перерегистрация карточки на кассовые аппараты.
  • Открытие нового журнала.
  • Проверка со стороны ИФНС.

При этом важно отличаться использующиеся на предприятия ККМ и операционную кассу предприятия. Наличные средства, которые получаются через аппарат, должны:

  • Нужно учитывать средства в день поступления.
  • Хранящиеся в кассе средства могут быть в размере лишь «разменной монеты», которая поступает в кассу в начале дня.
  • Средства могут вернуть покупателю в день поступления.
  • Наличные нужно сдавать инкассатору в конце смены или поступать в кассу предприятия.
  • Должна быть закрыта в день открытия.

В случае нарушения кассовой дисциплины предприятию грозят следующие штрафы:

  • В размере 3-4 тысяч рублей кассиру (иному должностному лицу).
  • В размере 40-50 тысяч организации.

Учет кассовых данных – порядок и правила

Для любого кассового аппарата должен вестись журнал кассира-операциониста, который позволяет учитывать данные по ККМ в течение примерно 1000 рабочих (по кассе) дней. Затем нужно завести новый документ. Чтобы заменить журнал кассира-операциониста, нужно обратиться в ИФНС и предоставить такие документы, как:

  • Старый журнал.
  • Новый документ, который прошит и заверен руководителем, при этом титульный лист документа должен обязательно быть заполнен.
  • Паспорт на технику.
  • Карточки учета.
  • Оригинал договора с компанией, осуществляющей обслуживание ККМ.
  • Последний Z-отчет по кассе.
  • Оригинал доверенности на лицо, которое доставляет документы, который может быть заполнен в свободной форме.

При этом каждая ИФНС может потребовать и ряд других документом, потому прежде чем отправляться к ним, лучше позвонить специалистам и уточнить, что еще нужно принести.

Для чего нужен журнал и регулирование его ведения

Инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста размещена в ФЗ РФ под номером 54, который был выдан 22 мая 2003 года.

Данный закон определяет следующее:

  • Категории организаций, которые должны применять ККТ при проведении наличных расчетов. Есть тут и исключения: юрлица и ИП, которые уплачивают патент и единый налог на временные доходы.
  • Использование данных из реестра техники.
  • Требования к регистрации кассовой техники.
  • Также в документе прописаны права и обязанности ИФНС в области регистрации кассовой техники, их проверки, контроля за ведением документооборота.

Журнал кассира-операциониста нужен для учета полученных или сданных в кассу денежных средств. На основании полученных данных также определяется налоговая база:

  • ИП. Налог с дохода физлиц, единого налога в случае ведения деятельности по УСН.
  • Юрлица. Прибыль и налог, который взимается при применении УСН.
Бланк журнала кассира-операциониста

Бланк журнала кассира-операциониста

Такая информация позволяет значительно упростить учет наличного денежного оборота при работе с клиентами и проведения возврата наличности в случаях, оговоренных законодательством.

Кроме того, ККМ нередко применяются при ведении складского учета, что позволяет обеспечить материальный учет запасов в компании.

Требования к ведению и оформлению документа

Первое, что нужно помнить – журнал нужно прошить, при этом можно прошивать как сам журнал, так и отдельно его листы. Контрольный лист документа подписывает руководитель предприятия или ИП, при этом обязательно должна присутствовать расшифровка инициалов.

Если в организации есть печать, подпись нужно заверить оттиском. И тут есть один нюанс – его конец должен обязательно попасть на лист. Все листы должны нумероваться, а вот сами страницы – нет, но на них должны быть обозначения номера листа. На последнем листе нужно сделать запись, при этом ее часть должна обязательно затронуть контрольный листок: «В журнале пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов».

Заполняя журнал кассира операциониста, кассир должен обязательно:

  • Применять темные чернила.
  • Учитывать хронологию событий.
  • Заполнять каждую из строк на один кассовый день (данные нужно взять из Z-отчета)

Не нужно подсчитывать итоги накопительной суммы. В случае если кассир в течение смены снимал два отчета, то данный нужно записывать отдельной строкой для каждого документа. В конце смены записи заверяются подписями кассира и руководителя предприятия либо иным уполномоченным должностным лицом.

Журнал кассира-операциониста – заполнение по всем правилам

Как мы уже сказали, титульный лист на документе должен быть заполнен уже до регистрации документа в ИФНС. Здесь нужно указать информацию о компании, кассовом информации (данные нужно взять в паспорте и карточке к технике).

Также в титульном листе нужно указать дату начала и конце ведения книги, информацию об ответственном сотруднике, который заполняет документ. Важно отметить, что с кассиром, который будет заниматься оформлением журнала, должен быть обязательно заключен договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения документа:

  1. Сначала в документ нужно внести проверочную сумму нулевого чека – эти данные можно взять в Z-отчете и акте ввода техники в эксплуатацию. Например, контрольная сумма равна 2,23 рубля. Эту сумма вносим в шестой столбец. Данные на конец дня также будут равны 2,23 рубля. По итогам следующей смены специалист, заполняющий журнал, уменьшить сумму поступлений на эту величину.
  2. Заполняя столбцы в журнале, нужно указывать дату кассовой смены, номер секции (если в компании не разбивают на секции, столбец оставляют пустым), данные кассира. Если кассир постоянный, то можно сделать однократную запись в начале страницы и такой значок, как «-//-» в строке.
  3. Дополнительно указывается номер отчета фискальной памяти – данную информацию также можно взять в Z-отчета.
  4. Вписываются показания контрольного счетчика, который подтверждает количество продаж. Эту графу нужно заполнить при проверке кассовых аппаратов или их передаче в ремонт. Данные вносят работник техцентра, в дальнейшем его должен продублировать кассир. Но чаще всего данная графа остается пустой.
  5. Вносятся данные нарастающего итога, которые выведены на начало дня.
  6. Ставится подпись кассира и администратора.
  7. Вводятся данные накопительного счета, которые выведены на конец смены – эта информация содержится в Z-отчете.
  8. Записывается полученная за смену выручка, для чего нужно учитывать доходы организации за минусом расходов.
  9. Указываются наличные средства, потупившие в кассу, количество совершенных платежей, сумма оплат по безналичным платежам, сумма наличности в кассе компании, сумма возвращённых покупателю средств.

В столбцах 16-18 записываются подписи кассира, старшего кассира либо администратора, руководителя.

Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях

Есть несколько моментов ведения данного документа при возврате средств и при эквайринге. Давайте подробно рассмотрим их, чтобы в процессе заполнения не возникло ошибок.

Образец заполнения РКОЗдесь мы рассмотрим правила заполнения РКО и вы скачаете бланк.

Подробнее о том, как вести кассовую книгу в электронном виде, вы узнаете тут.

Что такое инкассовое поручение и как его заполнить? Здесь написано максимально подробно.

Возврат средств

Денежные средства, полученные кассиров с применением кассового аппарата, не могут храниться на предприятии или использовать после закрытия смены. Но если в течение рабочей смены вернулся покупатель, который желает вернуть средства, то деньги ему можно отдать из «ящика» ККМ. Чтобы вернуть средства, кассиру нужно оформить акт по форме КМ-3, после чего возврат проводят через кассу компании.

Есть несколько особенностей возврата товаров и получения наличных обратно:

  • Покупатель может вернуть продукцию, если приобретенная продукция не подошла по размерам, ассортименту, расцветке. При этом важно помнить, что данный порядок регламентирован Законом «О защите прав потребителей».
  • Существуют товары, которые вернуть нельзя, например, лекарственные средства и т.д. Чтобы вернуть средства на такую продукцию, необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия – на рассмотрение поданного документа и возврат требуемой суммы дается две недели.
  • Возврат средств наличных средств, которые получены от компании, должен проводится в день приобретения товара через кассовые аппарат, или через расчетный счет в последующие дни.

Эквайринг

Эквайринг представляет собой оплату за товар с помощью банковских карт, когда предприятие получает деньги за товар сразу на свой расчетный счет. Все проводимые средства учитывается в отдельном столбце журнала кассира-операциониста. В данном случае величина остатка Z-отчета не будет равна размеру денежной наличности в кассе.

Оплата товара по карточке

Оплата товара по карточке

Главный минус работы по такой схеме в том, что банк-партнер, с которым заключен договор на открытие расчетного счета, снимает комиссию. Покупая товар, покупателю представляют кассовый чек.

Для возвращения средств нужно обратиться в ИП или юрлицо – средства вернуться обратно на счет клиента.

Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста

Если при заполнении документа были внесены записи с ошибками, их можно исправить. Главное – их нужно согласовать со всеми ответственными лицами, также исправления должны быть заверены их подписями и подтверждены печатью компании. Кроме того, должна быть запись «Исправлено верно».

Если правки небольшие, можно воспользоваться специальным канцелярским корректором, а вот если нужно исправить несколько строк, то это можно сделать с помощью отметки «Пропущенная строка «21.05.2016» является достоверной». Кроме того, есть еще одно важное правило: исправления должны определять оборот денежных средств за определенный период без нарушения хронологии записей.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Не нужно переживать делать исправления, главное, вовремя находить их, фиксировать и подтверждать по правилам. Бывает, что кассир делает записи не ручкой, а карандашом, чтобы потом их аккуратно переписать. В случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов это может привести к серьёзным проблемам и штрафам как должностному лицу, так и организации.

Статьи по теме
Комментарии
Ответить Addrienne 20 мая 2017 в 05:36

Gosh, I wish I would have had that inorfmation earlier!

Оставить комментарий