KPI — что это такое и где применяется

Key Performance Indicators (KPI)  с английского буквально можно перевести как:

• Key — ключевой, существенный для работы бизнес-единицы;
• Performance – производительность, деятельность, спектакль, представление;
• Indicators — показатель.

Бизнес-единицей, в свою очередь, принято называть любой объект, несущий доход в «закрома» предприятия, а величина этого дохода учитывается в бизнес-плане. KPI, таким образом, рекомендуется понимать как ключевые показатели деятельности или же результатов работы. Есть возможность комбинировать KPI вариативно: выставить отдельно финансовые, нефинансовые, разгруппировать на стратегические и операционно-тактические.

В оперативном же плане практично воспользоваться комбинацией, определенной стандартами серии ISO 9000:2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», то есть, отмечать две группы результатов: показатели эффективности деятельности и показатели результативности деятельности.

Ключевые показатели эффективности – почему так говорят

Толкование экономических терминов «производительность» и «деятельность» различно:

• производительность – объем продукции на единицу вложенных ресурсов фирмы;
• деятельность – процесс, система процессов, осуществляемых организацией с целью производства одного и более видов продукции, оказания услуг или их поддержки.

Казалось бы, все ясно, и технически образуется два толкования в одном термине:

• Ключевой показатель производительности.
• Ключевой показатель деятельности (КПД).

Следовательно, общеупотребительное использование русского перевода английского термина «Key Performance Indicators» как «Ключевые Показатели Эффективности» не отражает заданной сути термина KPI и поэтому ошибочно. Проследить причину появления слова «эффективность» в качестве определения одного из слов термина KPI можно, проанализировав этимологию этого слова.

Итак, эффективность это:

• «efficientia» – в переводе с латинского на русский язык – «факторы, предпосылки, побудительные причины»;
• результативность процесса, определяемая как отношение эффекта, результата, к затратам, обусловившим его получение;
• достижение определенных результатов с минимально возможными издержками или получение максимально возможного объема продукции из данного количества ресурсов.

Как видно из вышеперечисленных толкований термина, все они имеют узкую профессиональную направленность и влекут за собой дополнительные отраслевые определения эффективности:

• экономическую;
• техническую;
• философскую;
• социальную;
• психологическую.

Так что можно сказать, что устоявшееся заблуждение в использовании слова «эффективность» в термине KPI внесли менеджеры по работе с персоналом, которые многие показатели своей работы называют эффективными, потому что они «производят эффект». Следовательно, логичной и корректной трактовкой KPI будет «ключевой показатель результата деятельности», поскольку результат деятельности включает комбинацию степени достижения результата и затрат, понесенных при его получении.

Важно понимать, что рассматриваемые показатели деятельности обязаны быть не статистическими или учетными, т.е., абсолютными, отражающими характеристики работы всего предприятия или отдельного бизнес-процесса, а ключевыми, т.е., относительными. Например, такой показатель, как «нормативный процент списания товара» является учетным или статистическим, а показатель «отклонение процента списания от заданного планового» — аналитическим, т.е. ключевым.

Реализация стратегии

Какой бы тип стратегии не реализовывало предприятие — эталонный, конкурентный или функциональный — комплексной целью всегда остается капитализация компании – повышение ее стоимости. Достижение этой цели для бенефициара возможно через установление потенциально возможных границ развития, отрасли и сферы деятельности предприятия, очерченных в виде стратегических целей.

Контролировать исполнение целей предприятие может через систему индикаторов, которая дает совокупное представление о его текущем состоянии и возникающих отклонениях. Культивирование управления посредством KPI потребует не только разработки перечня ключевых показателей деятельности, способов их измерения, но и описания методов их расчета, определения источников данных и нормативов управленческой отчетности.

KPI Ритейл Источник данных: БД 1С»Торговля»»Закуп»

При разработке системы KPI топ-менеджерам компании придется поочередно реализовать следующие действия:

1. Выбрать модель группировки KPI.
2. Определить сами показатели.
3. Закрепить ответственность за исполнение.
4. Создать отчетность по показателям.

KPI — часть структуры показателей, увязанных между собой таким образом, что между ними и целями назначаются взаимосвязи причины-следствия, чтобы отмечать логику взаимодействия, оценивать обоюдные агенты влияния — отклонения результатов деятельности одних показателей из-за изменения параметров других.

Группировка параметров в России обычно формируется по «Системе сбалансированных показателей (BSC)», разработанной Капланом и Нортоном в 1990 г., являющейся по своей сути концепцией достижения основной стратегии через ее декомпозицию на уровень тактического управления с контролем на основе ключевых показателей деятельности и классического подхода с использованием финансовых показателей.

Чаще на практике увязывание общих финансовых целей с деятельностью бизнес-единиц происходит посредством бюджетного управления, где выборка и балансировка показателей происходят в границах бюджета «доходы-расходы».

Для сведения и обобщения данных KPI может практиковаться любой удобный формат управленческих отчетов.

Как правило, замеры KPI разных ступеней иерархии производятся с различной периодичностью и отражаются совокупно не ежедневно/ ежемесячно, а поквартально или по полугодию, году. Например, отчет по выручке, движению денежных средств можно формировать по запросу ежедневно, а отчет по прибыли, оборачиваемости товарных запасов — по закрытию периода в начале месяца, следующего за текущим. Также для каждого уровня менеджеров в силу специфики деятельности отчетность создается в различной аналитике: по товарным остаткам, выручке, дебиторской, кредиторской задолженности, видам активов.

Компании, внедрившие в систему управления KPI, достигают заданных результатов, определенных стратегией, поскольку понятная сотрудникам система индикаторов результатов их работы формирует ощущение сопричастности общим целям, а ответственность за исполнение показателей может быть делегирована широкому кругу руководителей.

Мотивация сотрудников

KPI в оперативном режиме позволяет контролировать рабочую активность менеджеров, структурных подразделений и предприятия в целом. В удачно мотивированной деятельности сотрудник самостоятельно определяет размер своих усилий в зависимости от собственных побуждений и ситуации во внешней среде. Уровень затрачиваемых усилий зависит и от соразмерности вознаграждения, и от того, насколько сам работник верит в эти связи.

Выделение ключевых показателей результатов деятельности и внедрение в систему расчета заработной платы побуждает каждого сотрудника вести регулярный мониторинг состояния индикаторов и своевременно оказывать на них влияние. Специалисты среднего звена способны самостоятельно посчитать сумму своего предполагаемого вознаграждения по итогу месяца еще в его середине.

В некоторых компаниях практикуется использование калькуляторов расчета KPI. В правой половине таблицы зафиксированы нормативные показатели, в левой – сотрудник может проставлять фактические данные, сформированные в базе 1С на любой день запроса.

И видеть в ежедневном режиме размер своего вознаграждения, который зависит от количества дней присутствия на рабочем месте и результативности в разрезе каждого показателя.

Величина суммы, которую получит сотрудник за свои усилия по влиянию на KPI своей должности, увязана коэффициентами с суммарной результативностью:

Таким образом, система KPI в мотивации:

• ориентирует на заданный результат по всем компонентам;
• убеждает в справедливости распределения возможных рисков;
• прозрачна и понятна каждому участнику: компании и работнику;
• управляема, так как оставляет возможность корректировки усилий на любом этапе без модификации структуры;
• неизменна: меняться может размер показателей в зависимости от сезона, этапа развития компании, сам показатель закрепляется за должностью и меняться не должен весь учетный период.

Управление

Конечно, система KPI сама по себе – не система мотивации персонала, это, прежде всего, инструмент системы управления. Внедрение системы расчета заработной платы как части системы управления с использованием KPI основано на потенциале реализации стратегической цели через выполнение показателей производственной деятельности сотрудниками структурных подразделений. KPI — это считаемые, измеримые, объективные показатели. Они бывают качественными — баллы, очки, рейтинги, количественными — часы, рубли, тонны.

По мнению практиков, успех работы системы управления, основанной на KPI, не зависит от величины бизнеса или числа сотрудников. Для этого нужно, чтобы существовала действующая организационная структура компании — не важно, какого типа — и логичная система учета. Не нужна мощная ERP-система, важное условие — ведение не только «посмертного» бухгалтерского, а и управленческого учета, дающего возможность в оперативном режиме отслеживать движение денежных средств, динамику бюджетов каждого подразделения.

Руководитель, действующий в границах системы KPI, получает возможность видеть одномоментно стороны роста и слабости компании, осмысливать факторы, оказывающие влияние на компанию. Единая для организации система координат, построенная на KPI, предлагает наблюдателю оценивать результативность бизнеса по его ключевым параметрам.

Автор: Елена Титова