Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением

Отпуск — это всегда приятное и волнительное событие в жизни любого человека. Но именно он является тем временем, когда сотрудник может задуматься о смене работодателя или просто подготовить себе удачный вариант на случай увольнения. Если же однозначное решение уже принято и увольнение является решенным вопросом, работнику и работодателю следует точно знать, как правильно и юридически грамотно оформляется отпуск с последующим увольнением.

Основные положения

В любом случае, какая бы ситуация ни спровоцировала работника на увольнение, уход в отпуск с последующим исключением из списков организации должен быть согласован с руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник. Отчасти это продиктовано требованиями действующего законодательства, отчасти существующей в каждой организации внутренней политикой – график отпусков, собственные образцы приказов и т. д.

Последнее слово всегда остается за руководством. Исключение составляют случаи увольнения сотрудников по несоблюдению условий трудового договора, т. е. по статье. Им увольнительный отпуск не положен вовсе. В случае наличия нереализованного времени отдыха в такой ситуации выплачивается денежная компенсация по установленной ставке.

После согласования вопросов увольнения ситуация может развиваться в двух направлениях:

• Работодатель сам настроен на скорейшее прекращение трудового сотрудничества с работником. Инициатива о предоставлении отпуска, последний день которого будет являться датой взаимного прекращения трудовых обязательств, исходит от него. В этом случае сотрудник уведомляется о предложении руководителя официальным письмом. Собственноручная подпись об ознакомлении является юридически значимым согласием с предложением руководства.
• Инициатива об увольнении исходит от сотрудника, и именно он желает отгулять положенные ему дни отдыха, не возвращаясь на прежнее место работы. В таком случае сотрудник готовит два заявления на имя руководителя предприятия:
  • заявление на увольнение – составляется в свободной форме или на бланке предприятия по установленному образцу с указанием причин увольнения;
  • заявление с просьбой о предоставлении неиспользованных суток отпуска. Даже на этом этапе работодатель вполне вправе отказать сотруднику и выплатить ему причитающуюся сумму компенсации, так как она, в отличие от предоставления отпуска, законодательно закреплена 127 статьей Трудового Кодекса Российской Федерации. На практике подобные случаи достаточно редки за исключением ситуаций, когда в организации сильный «кадровый голод» и руководителю просто необходимо удержать сотрудника на рабочем месте как можно дольше.

Отозвать заявление на отпуск сотрудник может в любой момент до его начала и издания приказа по организации об увольнении и расчете работника, если на его место с учетом предоставления отпуска уже не назначен иной специалист. В отдельных случаях допускается заключение с руководством трудового соглашения с прописанными в нем основными позициями, обоюдно устраивающими обе стороны: когда трудовой договор прекращает действие, на каких условиях, обязанности сторон, ответственность за нарушение и т. д.

Нештатные ситуации

В жизни нередки ситуации, когда решение о переменах в существующем жизненном укладе приходит спонтанно или внезапно под воздействием внешних факторов. Одной из таких ситуаций может быть то, что сотрудник, ранее не изъявлявший желания прервать трудовое сотрудничество, внезапно принимает такое решение, уже находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске. Возникает резонный вопрос: можно ли уволиться, находясь в отпуске?

Для ответа обратимся к Трудовому Кодексу Российской Федерации. Работнику необходимо уведомить работодателя о намерении уволиться не менее чем за 2 недели. При этом нахождение в отпуске эту норму никак не меняет.

На полноценный отпуск может рассчитывать любой сотрудник, отработавший по трудовому договору не менее шести месяцев в году. Он предоставляется в полном объеме, а финансовая компенсация – пропорционально отработанному времени. Практическая реализация достаточно проста: сотрудник пишет стандартное заявление об увольнении и передает его руководителю любым приемлемым на данный момент времени способом – лично или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Положительным (с точки зрения увольняющегося сотрудника) моментом в этом случае является то, что при написании заявления об увольнении в период проведения планового отпуска работник вправе отозвать его в любой момент до окончания 2-недельного периода. Связано это с тем, что в данном случае плановый отпуск юридически не будет считаться «отпуском с последующим увольнением».

Если в период проведения пред-увольнительного отпуска сотрудник почувствовал недомогание и установленным образом обратился за медицинской помощью в любое лечебное учреждение, это не является основанием для переноса срока его увольнения, но больничный лист организация будет обязана оплатить.

Документальное сопровождение

Когда условия увольнения с предварительным отпуском согласованы в положительном ключе и заявление на отпуск (увольнение) написаны и зарегистрированы с присвоением входящих номеров делопроизводства организации, в работу включаются сотрудники кадровой службы:

• Как правило, начальником отделения кадров готовится проект приказа руководителя организации об увольнении сотрудника. В зависимости от политики предприятия и принятого документооборота, начальником отделения кадров может быть подготовлено два проекта приказа (на отпуск и на увольнение в отдельности) или же один с разнесенными пунктами, отражающими все нюансы предстоящей кадровой операции.

Приказ согласовывается с должностными лицами, согласно профилю организации (юрисконсульт, главный бухгалтер, представитель профсоюза и т. д.), и подписывается руководителем. Подписанный приказ регистрируется в журнале учета с присвоением номера и доводится увольняемому сотруднику под личную подпись.

Хотя и достаточно редко, но все же на практике есть случаи отказа сотрудников в ознакомлении с приказом об увольнении (мотивация может быть различной). В этом случае сотрудники отделения кадров составляют акт о доведении приказа в устной форме и фиксации факта отказа работника в ознакомлении. Акт подписывается присутствующими при этом лицами, ставится дата и время доведения. При отказе сотрудника расписаться в акте и объяснить причину своего отказа также делается соответствующая запись.

• Расчетная записка – оформляется сразу после утверждения приказа об увольнении сотрудника. Она имеет установленную форму (Т-60) и служит для фиксации правильности расчетов положенного сотруднику времени отдыха и иных дополнительных суток при убытии в отпуск. Записка-расчет также регистрируется в журнале учета и доводится до увольняемого сотрудника.

Когда производить расчет и выплату

Вне зависимости от специфики ухода от работодателя (непосредственно с рабочего места или после отпуска), расчет и выплаты производятся в последний рабочий день сотрудника (в случае с отпуском и последующим увольнением последним рабочим днем считается крайний день проведения отпуска). Финансовый расчет увольняемого часто путают с выплатой отпускных, которые осуществляются непосредственно в период проведения отпуска (не позднее трех рабочих дней со дня его начала, требование продиктовано 136 статьей Трудового Кодекса РФ).

Существует небольшое отступление при оформлении полного расчета. Бывают ситуации, когда работник отгулял большее количество дней отпуска, чем ему положено. В этом случае финансовый эквивалент избытка отпускных дней будет удержан из итоговой суммы, выплачиваемой работнику при увольнении. При этом размер удержания не может превышать 20% от заработной платы, получаемой «на руки», т.е. после вычета НДФЛ.

Оформление трудовой книжки сотрудника

Сама трудовая книжка (уже подготовленная и оформленная согласно требованиям 205-го постановления Правительства от 2003 года) выдается на руки в день, предшествующий увольнению – в данном случае в день, предшествующий дню начала отпуска.

Образец записи в трудовой книжке применительно к увольнению с предоставлением отпуска можно найти на большинстве страниц открытых источников юридической или кадрово-делопроизводственной тематики. Оформление трудовой книжки (при отпуске с последующим увольнением) отличается от стандартной методики двумя нюансами:

1. Несмотря на то, что трудовая книжка выдается работнику перед началом отпуска, датой увольнения, прописанной в уже выданном документе, будет значиться календарная дата последнего дня отдыха (нахождения в отпуске).
2. А вот основанием для увольнения (направления в отпуск) вступает как раз приказ руководителя организации, подписанный в последний задокументированный рабочий день сотрудника.

Получается, что на момент выдачи трудовой книжки в ней уже присутствуют записи, датированные будущим временем. Это и есть основные отличия от наиболее распространенного метода оформления записей в трудовых. На профессиональном сленге кадровиков такой метод документального оформления ТК именуется «нештатным методом».

Замещение вакантной должности

При уходе сотрудника организации в отпуск с последующим увольнением работодателю вовсе не обязательно дожидаться окончания отпуска и наступления календарной даты увольнения работника, чтобы взять на вакантную должность другого специалиста.

Новый сотрудник может быть оформлен на рабочем месте уже на следующий за датой начала отпуска день. В случае если подобное имело место, сотрудник, ранее принявший решение об увольнении, уже не сможет отозвать свое заявление и восстановиться на прежнем рабочем месте (ранее занимаемой должности).