Как составить отчёт о проделанной работе

Практика анализа рабочего потенциала сотрудников с целью наиболее эффективного распределения производственной нагрузки существует более двух веков. Отчёт о проделанной работе помогает руководителям наиболее полно и объемно оценить продуктивность работы отдельного сотрудника или целого отдела (направления) за установленный отчетный период.

Отчет может быть затребован внезапно, или установлен порядок его представления с определенной периодичностью. На самом деле ничего особо сложного в составлении отчета нет. Как правило, опытные сотрудники имеют в запасе заранее заготовленные шаблоны документа. Для тех, кто столкнулся с этой проблемой впервые, будет полезна настоящая статья.

Законодательные основы отчетности

Пользуясь своим исключительным правом начальника, руководители всех уровней требуют от подчиненного персонала предоставления письменных отчетов о результатах выполнения тех или иных мероприятий.

Несмотря на то, что в понятии практически каждого гражданина плотно заложен стереотип «недельных, месячных, квартальных, годовых и т. д.» отчетов, законодательной базы они, как правило, не имеют. Ни в одном законодательном акте Российской Федерации не найти жесткой формы документа или упоминания о необходимости его составления отдельными категориями сотрудников.

Зная об этом, руководитель может прописать обязанность регулярной отчетности во внутренней инструкции работника. Составить грамотный отчет гораздо проще, чем доказывать руководителю безосновательность его требований, в особенности если должностные обязанности выполняются безукоризненно и письменный отчет может это лишь подчеркнуть.

В любом случае, составление отчета требует знания элементарной структуры документа и основной включаемой в его состав информации.

Польза для руководителя

Единожды составив подробный и грамотный отчет, впоследствии можно пользоваться им, как шаблоном, для минимизации затрачиваемого на его составление служебного времени. Если в подчинении есть сотрудники, руководящие подотделами или структурными подразделениями основного направления, гораздо проще будет составить документ на основании обобщенного отчета каждого из них.

С точки зрения стратегического планирования и управления производством регулярная отчетность всех сфер организации обладает следующими плюсами:

• помогает в организации постоянного контроля за исполнением должностных обязанностей сотрудниками предприятия;
• путем сравнения отчетов разного периода времени позволяет беспристрастно анализировать достижения и недоработки как отдела целиком, так и отдельного сотрудника в частности;
• позволяет всесторонне оценить полноту принятия мер для достижения конкретного результата или степень стремления каждого сотрудника в выполнении поставленных задач;
• ведет к естественному поддержанию уровня трудовой дисциплины в рабочем коллективе и повышает обязательность отдельных категорий сотрудников;
• является хорошим показателем обоснованности или безосновательности оплаты труда всех категорий сотрудников, отделов, руководителей на местах;
• хорошо подходит для подготовки расчет-обоснования истребования финансовых средств на предстоящий календарный (финансовый, отчетный) период;
• для сотрудника составление грамотного отчета с отображением основной сути выполненных мероприятий без лишних подробностей может стать показателем способности грамотно и доступно излагать ход своих мыслей.

Плюсы регулярной отчетности для сотрудника

Помимо положительных моментов, извлекаемых из отчетов руководителями всех уровней, рядовой исполнитель, добросовестно относящийся к исполнению своих обязанностей, также имеет несколько преимуществ в составлении отчетности.

К основным преимуществам можно отнести:

• более «тесная» работа непосредственно с руководителем, совместное обсуждение нюансов и тонкостей производственных процессов, как следствие, более глубокие знания о своем направлении деятельности и регулярная их демонстрация непосредственному начальнику;
• быстро развивающаяся самодисциплина и привычка работать профессионально и быстро. Подобные качества трудно приобретаются, но ценятся в любой отрасли;
• возможность к самостоятельной и критической оценке своей деятельности, собственный анализ и повышение эффективности трудового дня;
• более предсказуемый и справедливый карьерный рост тех сотрудников, которые действительно приносят пользу организации.

Виды отчетов

По своим характеристикам, содержанию, форме отображения информации и периодике предоставления отчеты различаются на:

1. Периодические – еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, годовые и прочие отчеты, направляемые руководству со строго определенной периодичностью.
2. Внезапные – отчеты, затребованные руководством по результатам служебного разбирательства, привязанные к выполнению отдельных поручений или инициированные в результате информирования начальства о недобросовестном выполнении должностных обязанностей отдельным сотрудником или отделом.
3. Финансовые – предоставляются всеми сотрудниками по возвращении из служебных командировок или как обоснование трат финансовых средств в интересах организации (к примеру, отчет о расходовании денежных средств на покупку канцелярских принадлежностей или хозяйственного инвентаря).
4. Текстовые – отчеты, предполагающие рассказ на требуемую тему в свободной форме. Как правило, применяется в организациях, не связанных с точными данными, например, отчет о результатах презентации новой книги известного автора, о результатах проведения собрания и т. д.
5. Отчеты статистические – как правило, применяются для визуализации приходно-расходных операций или динамики производственного процесса, выраженной в цифрах или графическом изображении. Могут выглядеть, как цифровая таблица с отражением статистических данных или как диаграмма роста/падения уровня определенного продукта или актива.

Типовая структура отчета

Единого подхода к написанию отчета не существует. Как и личная автобиография сотрудника, отчет о проделанной работе будет зависеть от множества факторов.

Как показывает практика, наиболее применимой формой обобщенного шаблона служит структура, содержащая следующие данные:

• Вводная часть. Как правило, в ней перечисляются исходные данные – какая задача и в каком объеме была поставлена, обстановка на момент получения задачи, выводы из оценки обстановки, принятое решение на выполнение задач, имеющиеся силы и средства, методы воздействия и возникавшие проблемные вопросы, достигнутый результат.
• Основная часть. В основной части детализируется весь ход выполнения мероприятия:
  • подготовительные мероприятия, направленные на гарантированное достижение положительного результата;
  • последовательность этапов в реализации поставленных задач – проведенные встречи, командировки, изученный материал, привлечение сторонних специалистов и прочее;
  • конкретизация возникших проблем, по чьей вине они возникли, задействованные административные ресурсы, принятые меры по локализации проблематики;
  • развернутое описание достигнутого результата с отражением наличия/отсутствия проблем.
• Заключительная часть – описание приоритетности первоочередных мероприятий для недопущения подобных проблем впредь, отражение личных заслуг каждого принявшего участие в решении проблемы сотрудника.

К общим правилам оформления документов можно отнести:

• нежелательно писать длинные предложения со множеством сложных оборотов речи;
• разбивать текстуальную часть отчета на смысловые абзацы по три – пять небольших предложений в каждом;
• если в тексте есть таблицы, графики, рисунки, их необходимо разместить на странице так, чтобы она не обрывалась и исключить «висячие» строки;
• рядом с графиками и диаграммами принято оставлять место для пометок и уточнений руководителя.

Не лишим будет указать собственное видение сложившейся ситуации и рекомендации руководству по наиболее приоритетному направлению деятельности.

Если отчет является не первым и подобные документы уже составлялись по данному направлению ранее, хорошим тоном будет дополнение отчета наглядным графиком, визуализирующим динамику изменений подотчетного вопроса с течением времени.

В случае наличия документов, подтверждающих изложенные факты (письма, благодарственные листы, зарегистрированные документы, счет-фактуры, публикации в прессе и прочее), их копии прилагаются к отчету отдельным разделом. При возникновении проблем с самостоятельным составлением образец стандартного (типового) отчета, подходящего под большинство решаемых задач, можно скачать с интернет ресурсов профильной тематики.

Порядок представления

Отчет формируется по разделам в порядке логического выполнения задачи и печатается на стандартных листах формата А4. Листы сшиваются в папку и нумеруются, начиная с листа, следующего за титульным.

Когда полный набор документов для отчета сформирован, его, в зависимости от принятого в организации порядка, передают на регистрацию в делопроизводство или несут непосредственно руководителю.

Если есть основания полагать, что подготовленный материал понадобится руководителю для собственного составления отчета за организацию, к бумажному варианту прикладывается носитель информации с электронной копией отчетных документов.

Особого отношения требует отчет, предоставляемый в виде презентации. Она рассчитана, прежде всего, на графическое исполнение материала. Готовить ее можно в любом удобном программном обеспечении.

При отработке слайдов главный упор необходимо делать, прежде всего, на доступность отображения информации в визуальном режиме, текстовые блоки включаются в слайд лишь для пояснения и в максимально сжатой форме. В остальном структура презентации практически не отличается от стандартного отчета.

Ошибки при составлении

Человеческой натуре присуще свойство преувеличения личных заслуг или излишняя их детализация. Напротив, отдельные категории людей могут посчитать, что подробное описание хода решения проблемы или выполнения плановых задач – лишнее, достаточно краткого отображения достигнутого результата.

Наиболее частыми ошибками, встречающимися при написании отчетов, являются:

1. Отсутствие в отчете упоминания о предмете отчета – поставленной задачи, решаемом вопросе, вообще отображения первопричины составления документа.
2. Отсутствие предложений по решению аналогичных задач в предстоящем отчетном периоде и рекомендаций по недопущению выявленных проблем на будущее.
3. Изложение материала в свободной, излишне расплывчатой форме, из которой невозможно однозначно установить виновных и отличившихся лиц, отсутствие конкретики в принятых решениях, применяемых мерах и произведенных действиях.
4. Отсутствие анализа динамики изменений – в случае, если отчет является периодическим и типовым, например, о количестве реализованной продукции за прошедший месяц.
5. Отсутствие отражения собственного видения проблемы (если была проблема) или предложений по повышению эффективности производства. Даже если сотруднику кажется, что его предложения мало кого заинтересуют или будут не к месту, отразить их все же следует. Отсутствие предложений может быть воспринято руководством, как безынициативность сотрудника с последующими нелицеприятными для карьеры выводами.