Как составить акт ввода в эксплуатацию оборудования

Начало эксплуатации любых основных средств производства связано с проверкой соответствия их заявленным техническим и эксплуатационным характеристикам. Такой контроль проводится специально создаваемыми комиссиями. Документальным подтверждением произведенной проверки становится акт ввода оборудования в эксплуатацию с выводом о готовности к использованию, с указанием выявленных недостатков или несоответствия заявленным характеристикам.

Для чего составляется

Ведение бизнеса неразрывно связано с покупкой, арендой, ремонтом, модернизацией основных средств, в число которых входят здания, сооружения, оборудование. Для каждого случая предусмотрена предварительная проверка исправного состояния, возможности безопасной эксплуатации, способности улучшить производственный процесс.

То есть при получении новых средств или модернизации, капитальном ремонте имеющихся необходимо установить уровень их готовности к применению или степень изменения характеристик, чтобы это могло быть отражено на балансе.

Соответственно, составление акта ввода решает несколько задач:

1. Установить количественное и качественное соответствие заявленным изготовителем характеристикам, определить, насколько принимаемое оборудование готово к эксплуатации и способно изменить производственный процесс.
2. Определить срок полезного использования. Такой срок устанавливается в зависимости от группы, к которой относятся основные средства, и влияет на сумму амортизационных отчислений.
3. Дата составления и подписания акта становится датой постановки оборудования на налоговый учет и начала отчислений на амортизацию.
4. Гарантийный срок на вводимые в эксплуатацию средства также начинает отсчет с даты подписания акта.

Можно сказать, что данный документ подтверждает факт получения в пользование исправного оборудования, способного выдерживать все ожидаемые нагрузки в течение установленного срока. Принятое имущество передается на баланс предприятия, на него производятся амортизационные отчисления, его стоимость учитывается при определении себестоимости продукции.

Комиссия по составлению акта

Процедура проведения проверки и оформления документов начинается с приказа руководства эксплуатирующей стороны о вводе оборудования в строй. Состав комиссии определяется также руководителем предприятия, принимающего в эксплуатацию объекты. Если речь идет о приеме по сделкам купли-продажи, аренды или ремонта, то процедура проводится с представительством обеих сторон договора, а акт оформляется как часть договора.

Председателем назначается представитель эксплуатирующей организации. В состав должны войти специалисты, в ведение которых поступает оборудование, способные произвести всестороннюю проверку его эксплуатационных качеств. При необходимости в состав приглашаются представители надзорных органов, осуществляющих контроль безопасной эксплуатации высокотехнологичного оборудования (пожарная безопасность, установки с высоким давлением, электрооборудование повышенной мощности и др.).

Комиссией проверяется не только готовность принимаемого объекта, но и наличие всей необходимой технической документации, подготовленность персонала. При обнаружении дефектов, угрожающих безопасности работы, составляется дефектный акт. Ввод в эксплуатацию в таких случаях не разрешается. После устранения неисправностей производится повторная проверка. Если кто-либо из членов комиссии найдет значимые, на его взгляд, недостатки, но в целом оборудование будет признано работоспособным, то его собственное мнение отображается в акте.

Что должен содержать

Значение документа обязывает его составителей соблюдать все необходимые правила в оформлении. Требования к акту установлены, как и к другим документам первичного учета, они приводятся в ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». По установленным законом нормативам документ должен содержать:

• Название. Для конкретного случая это будет «Акт ввода в эксплуатацию оборудования».
• Дату и место составления.
• Наименование составляющего документ субъекта с необходимыми реквизитами.
• Оформляемый документом факт деятельности. В этой части акта должно привести следующие сведения:
  • состав комиссии с указанием ФИО, должности;
  • номер приказа о создании комиссии;
  • подробную информацию о вводимом оборудовании, в том числе наименование, производитель, заводской номер, технические характеристики и др.;
  • указываются нормативные документы, на основании которых проводится проверка на соответствие принимаемого объекта эксплуатационным требованиям;
  • сроки проверки;
  • приводятся выводы о состоянии вводимого оборудования, наличии указанных производителем характеристик, возможности его безопасного использования;
  • отмечаются обнаруженные дефекты или несоответствия техническим показателям и устанавливается возможность их исправления либо составляется дефектный акт;
  • отдельно указывается соответствие соблюдению норм противопожарной, промышленной, технологической и экологической безопасности.
• При выполнении всех проверок, испытаний и вывода комиссии о готовности к эксплуатации принимаемого оборудования сведения об этом указываются в акте.
• Ставятся подписи всех членов комиссии.

Образец заполнения

Если содержание акта определено требованиями законодательно, то форма его исполнения не регламентируется и может быть разработана предприятием самостоятельно с учетом особенностей вводимых основных средств. В качестве примера принимаются во внимание типовые формы, приведенные в части 1, ст.9 №402-ФЗ:

• при вводе отдельного объекта (исключая здания и сооружения) ― №ОС-1;
• здания и сооружения ― №ОС-1а;
• несколько объектов, объединенных в группу (исключая здания и сооружения) ― №ОС-1б.

Предлагаемые типовые формы могут быть дополнены графами, содержащими важные для данного документа сведения:

• стоимость вводимого оборудования;
• дата ввода;
• срок полезного использования;
• категория амортизационных отчислений.

Либо на основании требований по содержанию предприятие может использовать другие виды актов. Примерный образец заполнения акта ввода в эксплуатацию приведен на рисунке.

Составляется акт в 3 экземплярах, два из которых получают стороны приема-передачи, а один направляется в органы Росимущества. Дополнительно прикладываются инструкции по эксплуатации объектов, оборудования.