Как правильно написать заявление — Правила оформления

Заявление необходимо в различных ситуациях. Например, при приёме на работу или желании уволиться, оформлении положенного отпуска. Поэтому актуальными становятся вопросы, как правильно написать заявление, существует ли типовая структура и какие есть общие правила составления этого документа.

Зачем нужны заявления

Заявления часто пишутся как в обычной жизни, так и в деловой среде. Любой совершеннолетний человек хоть раз подписывал официальный документ, чтобы получить заграничный паспорт, зарегистрировать брак или оформить кредит. Работа в компании начинается с написания заявления, да и заканчивается тоже. Таким образом, заявление является типовым методом для письменного подтверждения своих намерений.

В какой форме подавать

Форма подачи превалирующего числа заявлений является стандартной. Заявление разрешается писать собственноручно либо распечатывать на принтере. Есть случаи, когда документ требуется оформлять на специализированных бланках. В качестве примера можно назвать оформление заявления на регистрацию ИП или загранпаспорт.

Когда заявление набрано на ноутбуке и распечатано, нужно не забыть поставить роспись. При отсутствии подписи документ не будет иметь силы.

Общие правила оформления

Основные требования относительно письменных заявлений закреплены в Федеральном законе от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ». Согласно этим правилам заявление должно иметь пять обязательных частей:

1. Данные о заявителе и адресате заявления (так называемая «шапка» заявления).
2. Название.
3. Сформулированная просьба или предложение в деловой форме.
4. Число и месяц написания.
5. Роспись.

Образец написания заявления показан ниже. 

Что указывать в «шапке»

В верхнем углу справа необходимо написать, для кого данный документ предназначен и кто его подписал:

• Данные об адресате. Поскольку заявление относится к официальному документу, то в обязательном порядке надо указать полную информацию о получателе:
• наименование предприятия;
• название должности;
• фамилия и инициалы.

Причем должность и фамилия адресата должны быть написаны в дательном падеже (задаётся вопрос «кому?»). К примеру, «руководителю предприятия Самсонову К.И.» или «начальнику HR-департамента Волковой Ж.А.».

• Данные о заявителе. Здесь также указывается фамилия с именем. Если заявление пишется внутри компании – то важно указать должность и отдел, в котором работает заявитель. Перечисленные сведения пишутся в родительном падеже (задаётся вопрос «от кого?»).

К примеру, «от менеджера по рекламе Сидоровой М.А.» или «от ведущего специалиста отдела закупок Круглова П.Р.».

Как и где писать слово «заявление»

Здесь часто возникают спорные моменты: где писать термин «заявление» — в начале строки или посередине? Как писать: с большой буквы или с маленькой? Надо ли ставить точку? Чаще всего используются три версии:

• Строчные буквы с абзаца слева с точкой в конце:

Те, кто использует такой формат, считают, что обращение в «шапке» — это начало предложения, а слово «заявление» — его конец.

• Посередине строки с большой буквы и без точки:

В данном случае название документа «Заявление» является заголовком, поэтому здесь применимы типовые требования к ним: точка не нужна и с прописной буквы.

• Посередине строки, все буквы – прописные и без точки:

Подобный вариант используется, в основном, когда документ печатается в компьютерных текстовых редакторах, а не пишется вручную. Аналогично предыдущему подпункту – выравнивание по центру строчки. Точку ставить не надо.

Как формулируется основной текст

В основной части конкретно формулируется просьба, предложение, жалоба или изъявление желания. Данную часть нужно начинать с абзаца. У каждого заявления есть определённая цель, и именно здесь нужно доступно написать, что именно требуется от получателя. Если это просьба, то не мешает добавить аргументы.

Чётких правил по формулированию текста нет, но надо избегать просторечивых фраз и использовать официальный стиль. Предложения должны быть последовательны и связаны друг с другом. При необходимости можно упомянуть важные документы и скрепить их с заявлением.

Где ставить дату и подпись

Чаще всего роспись и число ставят после основного текста по правой стороне, отступив одну строку.  Но допустим и вариант написания даты слева. Подпись на заявлении обязательна, даже если весь текст печатался с помощью компьютерных программ.