Расходный кассовый ордер — назначение и бланк в word

Расчетный кассовый ордер – это первичный документ, который используется для отчетности. Его необходимо выдавать во время распределения денег из кассы предприятия. Этот документ является унифицированным, то есть заполняется по стандарту.

Что такое расходный кассовый ордер?

Нет такого предприятия, которое смогло бы обойтись без операций, которые связаны с оборотом денежных средств. Каждый день огромное количество организаций обмениваются деньгами с физическими или юридическими лицами. Чтобы эти процессы узаконить и неким образом контролировать используются специальные формы документов. Среди них можно выделить РКО – расходный кассовый ордер.

Форма этого документа утверждена законодательством. Процесс соблюдения всех норм регламентирован Госкомстатом РФ, который выдал постановление №98 от 18 августа 1998 года. С того времени порядок заполнения документа не поддавался практическим изменениям.

Форма заполнения кассового ордера имеет кодовое название КО-2. Для ее заполнения существует установленный законом регламент. Это же касается и порядка выдачи средств по ордеру.

Для выдачи средств не всегда требуется заполнение кассового ордера. Если для проведения операции существуют другие документы, которые заполнены в соответствии с требованиями, то заполнение ордера кассиром не требуется. Среди таких документов можно назвать счета, платежные ведомости и другие бумаги по отчетности.

Расходный кассовый ордер подписывают только те лица, которые отвечают за расход средств. Это может быть:

• директор предприятия;
• главный бухгалтер;
• кассир.

Если к бумаге приложены прочие документы, на которые он ранее поставил резолюцию, директору не требуется ставить свою подпись на ордере, так как разрешение на проведение операции дано предыдущим решением.

Личные данные, в том числе и паспортные, записываются в форме КО-2. После этого гражданин, получивший средства, должен написать расписку об их получении. Если она написана не была, то средства, которые кассир выдал, можно считать недостачей и взимать всю их сумму с него.

Форма кассового ордера предусматривает получение денег по доверенности. В документе записывается фамилия, имя и отчество человека, которому их выдали.

Деньги выплачиваются в тот самый день, когда был заполнен ордер. Данный документ нужно оформлять в единственном экземпляре. Перед отправкой его в архив предприятия, документ нужно зарегистрировать в журнале КО-3.

О том, как правильно заполнять табель учета рабочего времени, читайте в нашей статье.

Здесь вы найдете все советы по написанию заявления о приеме на работу.

Чтобы правильно составить командировочное удостоверение, внимательно изучите наш материал.

Оформление расходного кассового ордера

Заполнение кассового ордера требуется при таких обстоятельствах:

• Когда предприятие сдает в банк вырученные за определенный период средства, что обосновывается записью в документе;
• Если руководители организации решили, что данный сотрудник может начать вести предпринимательскую деятельность в рамках этого предприятия. В форме должны быть прописаны сроки, на которые выданы средства и порядок их возвращения.
• Если деньги понадобились сотруднику на расходы по личным обстоятельствам (похорон родных и пр.).
• Если определенная сумма денег понадобилась для самого предприятия. Это может быть ремонт оборудования или же закупка нового. В таком случае в форме нужно сделать запись о конкретной цели.
• Если предпринимателю понадобилось снять деньги на личные цели, а на его предприятии нет никаких работников, кроме него.

Кассовый ордер можно оформлять как на бумаге, так и на электронном носителе. Если он заполняется на компьютере, то после его обязательно нужно распечатать на бумаге.

Не допускается вносить изменения и исправления в кассовый номер после его подписания. Оформлять этот документ рекомендуется в тот день, когда проводится выдача средств.

Обязательно личные данные получателя должны совпадать с ФИО, которые указаны на ордере. Если средства выдаются наличными, то их сумма не должна быть больше 100 тысяч в национальной валюте. Если же эта сумма должна быть выше обозначенной, то перевод должен быть безналичным.

Сумма выданных средств должна быть полностью проверена получателем. Он сам должен записать ее в документе (буквами), поставить свою подпись и дату выдачи средств.

Если проводиться выдача денег по доверенности, то кассир обязан проследить за тем, чтобы все данные совпадали с КО-2. Доверенность (или ее копия) прилагается к ордеру.

Если деньги выдавались для нужд сотрудника, то получить их он сможет только после написания соответствующего заявления. На нем должна быть проставлена виза руководителя, где прописана сумма и период выдачи. Эта надпись должна быть подтверждена подписью руководителя, также нужно проставить дату.

Как заполнять расходный кассовый ордер?

Заполнением расходного кассового ордера имеет право заниматься только сотрудник бухгалтерии или другое лицо, которое ответственное за проведение такого рода операций. Оформлять такой документ нужно очень внимательно, чтобы не допускать ошибок. Если же в нем будут найдены какие-то описки или опечатки (уже не говоря о преднамеренных), документ будет признан недействительным.

Порядок заполнения

Срока «Организация» должна содержать в себе наименование предприятия или организации. Во второй строке нужно указывать название структурного подразделения. Если же такое отсутствует, то там можно оставить прочерк.

В графе «Коды» нужно указать код ОКПО. «Номер документа» должен содержать в себе номер, из журнала регистрации КО-3. Также нужно указывать дату по формату: дата (2 цифры), месяц (2 цифры), год (4 цифры).

Пункты «Дебет» и «Кредит» должен заполнять только бухгалтер. В первом пункте необходимо прописывать код подразделения (если деньги проводятся через него). Второй пункт должен содержать в себе номер счета, с которого будут выделяться средства.

Строка «Сумма…» должна содержать точную сумму, которую необходимо выдать. «Код целевого назначения» заполняется только в случае, если организация имеет свою систему кодирования.

В строке «Выдать» нужно прописывать полностью ФИО работника, которому выдают деньги. Пункт «Основание» должен содержать в себе суть проведенной операции с финансами. Это может быть как назначение средств на командировочные траты, так и выдача под отчет.

Строка «Сумма» должна быть заполнена таким образом, чтобы в ней были указаны все деньги, которые выдаются сотруднику. Копейки нужно записывать в виде цифр.

Пункт «Приложение» должен в себе содержать перечень всех документов, которые прилагаются к ордеру. Если средства нужно выдать стороннему человеку, то к документу нужно обязательно прилагать доверенность.

В строке «Получил» человеку, который получил выданную сумму, нужно указать ее прописью. Дату нужно ставить в соответствии с тем днем, когда были выданы средства.

Пункт «Выдал кассир» должен быть заполнен уже после проведения операции по выдаче наличных. Здесь ответственному лицу (кассиру) нужно поставить свою подпись с указанием инициалов и фамилии. На всех документах, которые прилагаются к ордеру, нужно проставить штамп с пометкой «Оплачено».
Заполнять ордер в электронном виде допустимо, но делать это нужно в соответствии со всеми нормами его оформления.

Пример заполнения РКО

Можно привести пример заполнения кассового ордера для выдачи зарплаты. Если она выдается способом наличного расхода, то такая процедура становится обязательной.

Нужно соблюдать такой порядок при заполнении:

• оформлять РКО нельзя на общую сумму, которая была  указана в ведомости;
• кассовая книга не должна отражать средства, которые планируется выделить и которые уже были выданы;
• в период окончания срока действия ведомость должен подписать кассир и передать его в отделение бухгалтерии;
• сотрудник бухгалтерии доложен проверить все данные и подписать;
• в тот же день можно составлять кассовый ордер, а его номер и дату прописывает в ведомости;
• после этого проводится регистрация документа в книге КО-3;
• если на предприятии работает небольшое количество сотрудников и для всех по отдельности можно
• составить РКО, то заполнять ведомость не обязательно;
• ордер должен быть подписанный директором.

Расходный кассовый ордер необходимо хранить на предприятии не меньше 5 лет после окончания отчетного времени.