Отпуск за свой счёт: правила оформления и образец заявления

Календарный оплачиваемый отпуск не всегда предоставляется в удобное работнику время, плюс бывает, что по личным обстоятельствам ему необходимо срочно оставить рабочее место. В этих и подобных случаях он может отпроситься в дополнительный отпуск, который возможен только без сохранения заработной платы. 

Общее понятие

В рамках гарантированного законом ежегодного отпуска сотрудник отдыхает положенное ему время и получает при этом столько же, как и в основной период рабочих будней. Подобная мера позволяет человеку отдыхать без финансовых потерь.

Однако закон в рамках ТК РФ обязал организации выплачивать отпускные лишь на фиксированный срок, обычно ограниченный 28 календарными днями. Согласно ст.128 работник помимо основного отпуска имеет право на дополнительный период отдыха, но уже без выплаты ему за него заработной платы – то есть жить все это время ему придется за счёт собственных средств.

Ещё одной характерной чертой административного отпуска является его реальная необходимость, которую порой требуется доказать начальству.

Кто может оформить

Уход в административный отпуск необходимо согласовать с начальством, что в отдельных ситуациях может сопровождаться сложностями – на этот случай в законе предусмотрены определенные правила.

Отпуск за свой счет может получить практически каждый сотрудник. Причинами для отказа могут послужить следующие факторы:

• административные нарушения;
• выговоры и замечания руководства;
• низкая производительность труда;
• халатное отношение к работе;
• плохая репутация сотрудника.

Трудовое законодательство выделяет особую категорию льготников, которым компания обязана предоставить неоплачиваемый отпуск в любое время. К ним относятся:

• ветераны ВОВ и участники боевых действий;
• родители и вдовы погибших участников военных действий и сотрудников правоохранительных органов;
• подчиненные, продолжающие работать после выхода на пенсию;
• инвалиды I, II и III групп;
• родители ребёнка-инвалида;
• герои труда;
• педагоги с профессиональным стажем от 10 лет;
• служащие государственных органов и муниципальных учреждений;
• ликвидаторы последствий на ЧАЭС.

В каком случае полагается по закону

Существует и перечень обстоятельств, в связи с которыми высшее руководство обязано предоставить административный отпуск:

• рождение ребёнка в семье;
• регистрация брака;
• смерть близкого родственника;
• сдача вступительных экзаменов в ВУЗ, а также защита диплома и подготовка к данному мероприятию;
• совместный отдых с супругом, но лишь в том случае, если он является военным и его отпуск отличается большей продолжительностью.

Жизнь не ограничивается лишь списком событий, зафиксированных в Трудовом Кодексе. Перед работником могут встать задачи иного порядка, например, ремонт, приезд родственников, дальняя поездка и многое другое. Иногда для оформления административного отпуска достаточно прямого разговора с руководством. Если сотрудник аргументирует необходимость отдыха, то, возможно, начальство проявит лояльность.

Максимальная продолжительность

Законом не предусмотрено четких временных границ административного отдыха. Количество таких отпусков в течение одного календарного года также нигде не зафиксировано. Однако постоянное или очень длительное отсутствие на рабочем месте чревато неприятными последствиями. Об этом подробно говорит ст.121 ТК РФ.

Вполне допустимо отдыхать даже полгода, но следует помнить, что каждые 30 дней отсутствия на рабочем месте сокращают ежегодный отпуск на 2-3 дня. «Несгораемым» сроком являются лишь 2 недели. Вторая же часть обычного отпуска может существенно сократиться по причине долгого отсутствия в течение года.

Такие лишения обходят стороной льготников, для которых установлены особые сроки для отдыха:

• для ветеранов ВОВ – 35 рабочих дней в год;
• для работающих пенсионеров – 14 дней;
• для родителей и вдов военных – 14 дней;
• для инвалидов и людей с ограниченными возможностями – 60 дней;
• для родителей детей-инвалидов – 14 дней;
• педагоги с профессиональным стажем от 10 лет – 12 месяцев.

Продолжительность административного отпуска для супругов военнослужащих определяется в индивидуальном порядке.

Временной максимум установлен и в случае следующих событий:

• регистрация брака – 5 рабочих дней;
• рождении ребёнка – 5 дней;
• смерть родственника в семье – 5 дней;
• сдача экзаменов при поступлении в ВУЗ – 15 дней.

Руководство склоняет сотрудников к уходу в отпуск за свой счёт: что делать

Иногда начальство по собственной инициативе предлагает сотрудникам отдохнуть за счёт личных средств. Такая ситуация возможна в двух случаях:

1. Прогулы работника. Отсутствие подчиненного без предупреждения или уважительной причины является поводом для серьезного выговора, штрафа, лишения премии и даже увольнения. Однако некоторые руководители проявляют милосердие и предлагают сотруднику «закрыть» прогулы административным отпуском. В таких случаях подчиненный пишет заявление, указав в нем минувшие сроки неявки на рабочее место. Подобным образом выигрывают все: начальство облегчает себе задачу, упростив документальную волокиту, а сотрудник сохраняет работу. Однако если подчиненный посчитает предложение руководства несправедливым, то может отказаться от написания заявления.
2. Остановка производства. Застой на предприятии вынуждает начальство просить и даже требовать от трудового коллектива написания заявлений на отпуск за свой счёт. Но прежде чем повиноваться руководству, стоит ознакомиться с Трудовым Кодексом РФ. В нем подробно рассказано о правомерности и нарушениях в подобной ситуации. Даже кризис на производстве не даёт права учредителям лишать сотрудников заработной платы.

Поскольку временные трудности на производстве произошли не по вине трудового коллектива, то работодатель обязан выплачивать им часть суммы, даже если люди в это время находятся в административных отпусках. Точный размер ежемесячных выплат регламентируется внутренним Уставом организации. Обычно они составляют 2/3 от общей суммы заработной платы.

Практика показывает, что руководство не всех предприятий поступает честно по отношению к своим сотрудникам. Иногда начальство пытается обойти закон, склоняя подчинённых к написанию заявления об отпуске без сохранения заработной платы. В этом случае учредители сохраняют бюджет организации, в то время как его сотрудники остаются без средств к существованию. Поэтому не стоит поддаваться на уговоры и угрозы. Каждый работник имеет право отказаться от подписания подобных документов.

Прочие особенности

Помимо основных данных, касающихся отдыха без оплаты, существует ещё ряд нюансов, о которых лучше узнать заранее:

1. Болезнь во время административного отпуска. В случае заболевания во время ежегодного оплачиваемого отдыха отпуск продляется на то количество дней, которое работник пролежал в постели. Подобный подсчёт осуществляется на основании данных больничного листа. Кроме того, каждый день болезни будет оплачен. Если же сотрудник заболел, находясь в административном отпуске, то ни о каком продлении отдыха и оплате этих дней речи быть не может. В таком подходе состоит принципиальная разница двух видов отпусков.
2. Влияние админотпуска на общий трудовой стаж. Ежегодный отпуск, оплачиваемый компанией, полностью входит в рабочий стаж сотрудника. Из административного отпуска в стаж идут лишь 14 дней. А льготной категории трудящихся повезло меньше всего – их опыт работы вообще не учитывает сроки пребывания в админотпуске.
3. Суммирование отпусков. Если сотрудник имеет сразу несколько вариантов льготных условий по уходу в административный отпуск, сложить их в месте не получится. Работник должен выбрать вид отпуска на тех условиях, где его срок больше. Однако оформить наиболее длительный отдых человек сможет, только предъявив весомые доказательства его необходимости.
4. Отпуск за свой счёт и выходные дни. Многих сотрудников интересует, входят ли выходные и праздничные дни в общий срок отпуска. Да, входят. Такой подсчёт применим и к отпуску без сохранения зарплаты, и к ежегодному оплачиваемому отдыху.

Правила оформления и образцы заявления

Уход в административный отпуск без согласования с руководством недопустим. Подобное поведение может повлечь за собой строгое наказание вплоть до увольнения. Необходимо обратиться к начальству с заявлением, в котором должны быть указаны желаемые сроки отсутствия на рабочем месте. Только после одобрения работодателя можно отправляться на отдых по требованию. О том, как правильно писать заявление и как себя вести подробно рассказывается ниже.

Сначала подается заявление на уход в отпуск за свой счёт. Допустимо писать его от руки в свободной форме или заполнить готовый шаблон. Образцы подобных документов можно найти в интернете или в отделе кадров на предприятии.

В заявлении обязательно нужно указать:

• уважительную причину, по которой работнику необходимо отлучиться;
• документальное подтверждение причины, например, свидетельство о смерти или рождении;
• желаемую дату первого дня отсутствия;
• общее количество дней отпуска с точным указанием даты выхода на работу.

Зачастую документы, которые могут подтвердить факт случившегося события, изготавливаются позже подачи заявления. В этом случае в прошении следует указать, когда документ будет предоставлен руководству или прикреплён к заявлению в отделе кадров. Иными словами такое прошение об отдыхе еще называют заявлением на отпуск без содержания, составляться оно может и на один день по приведенному выше образцу.

Следующим этапом является составление приказа о предоставлении отпуска. После осведомления начальства о прошении заявление отправляется в кадровый отдел. На его основании составляется приказ формы Т-6 на фирменном бланке организации с указанием всех ее реквизитов.

После этого необходимо ознакомить сотрудника с приказом. После документального оформления готовый приказ предъявляют работнику. Он должен ознакомиться с основным содержанием текста, проверить свои персональные данные и поставить подпись, если все изложено верно. Данный документ впоследствии хранится в архиве 75 лет и более.

Примечание. Поскольку административный отпуск не оплачивается компанией, то отправлять копию приказа в бухгалтерию не нужно.

Далее происходит внесение информации в личную карточку сотрудника. Этот документ открывают при поступлении нового работника. В карточке отражается все данные о сотруднике за все время его трудовой деятельности в данной организации. В карточку со стандартной формой Т-2 помимо указания вида отпуска и его сроков вносятся реквизиты приказа. Работнику для ознакомления этот документ не предъявляется.

Заключительным шагом является внесение информации в табель учета. Он необходим для отслеживания времени нахождения или отсутствия сотрудников на предприятии. Для учета рабочего времени используются стандартные формы Т-12 и Т-13. Новые данные вносятся из первичных документов, в данном случае – на основании приказа об отпуске.

После оформления и подписания всех необходимых документов работник может уходить в административный отдых со дня, указанного в приказе.