Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Трудовые книжки на предприятии, а также вкладыши к ним, относят к бланкам строгой отчетности. Их следует правильно заполнять, а также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в специальном журнале. Ведется он по особой форме, и отступать от нее нельзя.

Есть организации, где работодатели эту законную обязанность игнорируют, так как считают это бесполезной тратой времени.

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.

Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.

Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

• для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
• доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.

Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

• выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
• основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
• выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

• сколько книжек находится у него;
• какие суммы получены за трудовые книжки;
• следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.

Правила и порядок заполнения

Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

• подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
• подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

• номер и серию документа;
• по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
• по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Требования к оформлению

Основными требованиями к оформлению этого журнала являются нумерация и прошивка его страниц, а также скрепление сургучной печатью и подписью начальника предприятия.

Что же делать, если в организации нет сургучной печати? Можно использовать обычную печать учреждения. Стоит учесть, что нужна гербовая печать организации, а не бухгалтерский штамп.

Журнал обычно ведется не менее трех лет, а затем передается в архив для еще более продолжительного хранения, поэтому он должен иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся внутри, от порчи.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео.

Как прошить журнал учета трудовых книжек

Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.

Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения.

Как исправлять возможные ошибки

Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?

На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

• в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
• далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

Образец правильного заполнения трудовой книжки можно посмотреть на нашем сайте.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки в статье. Также приведены правила заполнения трудовых книжек.

Узнать, как пишется докладная записка, можно здесь .

Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг

Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

• для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;
• организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

• должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
• частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;
• организации выплатят пятьдесят-семьдесят тысяч рублей штрафа.

Нужно сказать, что ответственный руководитель без угроз и штрафов понимает, насколько важна такая документация.

Но если он не осознает этой важности, то размер штрафов, скорее всего, его вразумит.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек показано в видео.