Оборотно-сальдовая ведомость — как составляется и что содержит

Ведение бухгалтерии даже в небольшой организации требует повышенной внимательности. Ведь одна неверно занесенная цифра может свести на нет кропотливый труд,  и потребуется время для поиска  ошибочной записи. Даже сейчас, когда большая часть рутинной работы выполняется умными программами, полной гарантии отсутствия ошибок нет. Поэтому в процессе развития бухгалтерского учета были созданы варианты ведения записей, не только отображающих в виде цифр деятельность предприятия, но и быстро выявляющие допущенные ошибки. Один из таких важных реестров  ― это оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ).

Терминология

Чтобы было проще разобраться, что из себя представляет ОСВ и как ее составить, стоит узнать значения используемых в бухгалтерии терминов.

Сальдо обозначает остаток на счете при бухгалтерском учете после проведенных операций. Бывает начальным и конечным, учет ведется по дебету и кредиту.

Счет (синтетический счет) ―используется для учета проведения различных операций с материальными ценностями, имуществом, обязательствами. Все осуществляемые организацией хозяйственные операции по ним отображаются  только в денежном измерении. Счета могут быть активными и пассивными.

Активный ― показывает имеющиеся у предприятия материальные и денежные средства (имущество, оборудование, счета в банках, расходные материалы, сырье и т.д.), которые могут быть использованы в процессе деятельности. Дебет по такому счету показывает прибавление одного из активов, а кредит их уменьшение. В эту категорию попадают:

• 01 (Основные средства);
• 10 (Материалы);
• 20 (Основное производство);
• 50 (Касса);
• 51 (Расчетные счета) и др.

Пассивный ― здесь отображаются операции по исполнению предприятием обязательств перед сотрудниками, партнерами, государством, кредиторами. На таких счетах проводится учет источников появления и пополнения капитала организации, а также имеющихся обязательств, то есть уменьшения активов на суммы налогов, заработной платы, покупки материалов и оборудования и т.п. Сальдо на них может быть только по кредиту. Сюда входят:

• 02 (Амортизация основных средств);
• 66, 67 (Расчеты по краткосрочным и долгосрочным кредитам);
• 70 (Расчеты с персоналом) и т.д.

Дебет (Дб) и кредит (Кт) ― эти термины предназначены для определения положения проводимой операции в левой или правой колонках бухгалтерского счета соответственно. При этом в активных счетах Дб показывает наличие средств и их увеличение, а в пассивных ―наоборот, прибыль пойдет в Кт. Например: поступление денег на счет 51 отображается как Дб, а  полученная прибыль по сч. 84 будет занесена в колонку Кт.

Для чего нужна

Основной задачей ОСВ принято считать представление наглядной информации об имеющихся остатках и движении средств от производимых операций за определенный период времени. Можно представить ее как своеобразный «путеводитель», показывающий, что было сделано, откуда были взяты средства, куда они ушли и что осталось в итоге.

Не менее важно то обстоятельство, что оборотка способна выявлять ошибки при ведении бухгалтерского учета. Отсутствие неправильных записей  будет подтверждено, если при составлении ведомости в итоге выполняются следующие правила:

1. Дебет и кредит счетов должны быть равны. То есть сальдо по имеющимся активам соответствует источникам их поступлений.
2. Любая сумма, отраженная по Дб, имеет запись в колонке Кт соответствующего счета. Это так называемое правило двойной записи.
3. Обязательное равенство активов и пассивов организации.

Дополнительно использовать оборотно-сальдовую ведомость можно при проведении анализа по отдельным счетам, чтобы получить информацию о рациональности применяемой экономической стратегии.

Виды

Для проведения анализа, в зависимости от категории необходимой информации и специфики объектов, применяются следующие виды ОСВ:

1. Для синтетических счетов. Здесь формируется общая картина деятельности организации в виде производимых хозяйственных операций, выраженных в денежном эквиваленте. Для этого вида обязательны вышеуказанные правила корректно составленной оборотки, то есть равенство дебетовых и кредитовых значений. Она становится основой для составления бухгалтерского баланса.
2. Для аналитического счета. Такой вариант используется при решении задачи анализа конкретных характеристик и проводится по определенным счетам. Анализировать с ее помощью можно количество, категории, номенклатуру. Особенностью таких отчетов будет несовпадение оборотов, поскольку анализ идет по одному счету. Итоговое сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым.
3. Так называемая шахматная оборотная ведомость или «шахматка». Это разновидность ОСВ в виде таблицы, у которой в вертикальном столбце расположены счета по дебету, а в горизонтальной ― по кредиту. Количество горизонталей и вертикалей равно числу счетов с имеющимся начальным сальдо. Заполнение производится на основе журнала операций. Итоги разнесенных по счетам сальдо суммируются по дебету и кредиту на угол, они должны быть равны между собой. Производимые хозяйственные операции отображаются на пересечении участвующих в них счетов. Все обороты подсчитываются на угол. Если полученные суммы Дб и Кт совпадают, то «шахматка» составлена верно.

Что входит в ОСВ

Сейчас составление оборотно-сальдовой ведомости выполняют компьютеры, но ее содержание сохранило свою основу со времен, когда заполнялась вручную. Поскольку это отчет финансовый, то необходимо привести информацию о том, кто составил документ и берет на себя ответственность за достоверность данных. Поэтому при выполнении ОСВ, согласно Закону «О бухгалтерском учете», предусмотрены следующие необходимые разделы:

1. Наименование организации-составителя.
2. Рассматриваемый период.
3. Непосредственно сама ведомость
4. Подписи составивших лиц с указанием имен и должностей.

Выполняться такой отчет может на бумажном бланке или в электронном виде, для которого требуется соответствующая цифровая подпись составителя, позволяющая идентифицировать его личность.

Сама ведомость выполнена в виде нескольких (7-8) столбцов, разделенных по парам:

1, 2 ― Номер счета или субсчета.  Столбец с их названием, может не использоваться.

3, 4 ― Два столбца (Дб и Кт) с сальдо на начало рассматриваемого периода.

5, 6 ― Столбцы с проводимыми оборотами, также по дебету и кредиту.

7, 8 ― Показания сальдо на окончание периода ведомости, дебетовое и кредитовое.

Примерный вид бланка оборотно-сальдовой ведомости приведен на рисунке.

Примеры заполнения

Рассмотрим небольшой пример заполнения ОСВ, чтобы стал понятнее принцип и последовательность действий. В примере ООО, имеющее уставной капитал в 100 000 руб., приобретает оборудование на сумму 77 000 руб., оплачивает с расчетного счета и ставит его на учет как основное средство.

Имеется начальное сальдо:

100 000 Дб 51

100 000 Кт 80

При этом выполняются следующие обороты:

1. Получено оборудование ― 77 000 Дб 08 Кт 60.
2. Оплачено ― 77 000 Дб 60 Кт 51
3. Поставлено на учет 77 000 Дб 01 Кт 08

В итоге дебетовое сальдо 77 000 появляется на счете 01, а на счете 51 остается 23 000.  По кредиту сохраняется сальдо по счету 80. Равенство дебетовых и кредитовых итоговых колонок показывают правильность заполнения.