Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии расчетов с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и авансовые суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все расчеты должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Расчеты с подотчетными лицами

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

1. произвести расчет за какую-то определенную услугу;
2. купить канцтовары и конверты;
3. бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
4. купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
5. закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности. Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д. Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:

1. Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
2. Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
3. Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
4. Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
5. Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
6. Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
7. Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
• Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
• План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
• Положения, приказы и регламенты самого предприятия

ФЗ о «Бухучете»

Несмотря на широкие возможности в расходовании своих средств, компании могут расходовать средства из выручки только на определенные цели (Указание № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ). В том числе и на выдачу наличных денег в подотчет.

Указанием № 3210-У ЦБ РФ определены принципы работы кассы предприятия. Обязательное утверждение и соблюдение лимита кассы. В документообороте кассы используются приходные и расходные кассовые ордера, утвержденные Государственным комитетом статистики РФ (Постановление №88 от 18.08.1998)

Сам учет, как уже упоминалось выше, ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицам», здесь аккумулируются все данные об операциях.

Остаток на счете отражает – это либо задолженность, либо сумма перерасхода, которая подлежит возврату подотчетному лицу. Денежные средства выдаются на основании приказа руководства компании, заверенного главным бухгалтером. Сумма определяется из соображений целесообразности, в пределах заранее произведенного расчета. Порядок выдачи денег на совершение операционных, командировочных или хозяйственных расходов регламентирует учетная политика компании.

Операционные и хозяйственные расходы – это расходы на канцтовары, расходы на оплату коммунальных услуг, покупку основных средству, материальных ценностей, оплата почтовых расходов, выплата зарплаты. Сумма командировочных расходов определяется, исходя из учетной политики компании. Представительские расходы могут быть не предусмотрены правилами организации.

Учет операций подотчетных лиц

Выдачу подотчетных сумм и возмещение перерасхода проводят по дебету 71 счета, операции оформляются расходным кассовым ордером.

В таблице представлены возможные проводки по счету 71 «Учет подотчетных сумм»

Сотрудники, получившие аванс денежных средств на определенные приказом руководства цели обязаны отчитаться, об использовании полученной суммы, представив в бухгалтерию авансовый отчет с приложением все платежных квитанций и чеков об оплате товаров и услуг. Если срок задания, на которое выдавалось финансирование, закончен, работник отчитывается на следующий рабочий день. На обороте отчета перечисляются все прилагаемые оправдательные документы (чеки, счета-фактуры), даты и суммы операций.

Для этого также составляется авансовый отчет с приложением билетов за проезд, счет об оплате жилого помещения, докладная о проделанной работе, и командировочное удостоверение.

Целесообразность совершенных расходов утверждается непосредственным начальником подотчетного лица, в зависимости от подтверждения, или не подтверждения целевого использования суммы.

Бухгалтерия проверяет, правильно ли оформлен авансовый отчет, подлинные ли приложены чеки и документы, и отдает его на утверждение руководителю компании. На купленные, на основании товарных чеков основные средства оформляется накладная по приходу, и все закупленные товарно-материальные ценности сдаются на склад.

Давайте рассмотрим правила заполнения учетной форму 001 ГС У и для чего она используется.

Здесь мы изучим, как снять с учет ККМ и какие документы для этого нужны.

Более подробно о том, как вести журнал учета и содержания средств защиты, вы узнаете тут.

Неизрасходованные средства сдаются в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру одновременно с авансовым отчетом. Работник не может передавать другому работнику, выданную ему сумму. Если работник помимо аванса израсходовало собственные денежные средства для оплаты товара, ему возмещаются расходы в сумме перерасхода.

Если оправдательные документы не будут признаны подлинными, или к чекам не прилагается товар, купленный подотчетным сотрудником, то сумма, полученная работником, будет считаться его доходом и подлежать налогообложению.

Заключение

Для предприятий система учета расходования подотчетных денежных средств имеет огромное значение. Правильное и четкое оформление всех документов, четкое следование инструкциям и нормативным документам, прозрачность совершаемых операций – это принципы, соблюдение которых поставят уровень учета на должный уровень.