Главная Документы Акты

Акт приема-передачи документации — требования и содержание

С повсеместным развитием деятельности бизнес-структур, ростом взаимодействия частных организаций и государственных органов неизбежно увеличение взаимного документооборота. Как правило, документооборот между должностными лицами, представителями организаций и даже частными корреспондентами предусматривает прием/передачу физических носителей информации (в данном случае документов) по акту приема-передачи документов.

Передача документов, оформленных в виде бумажных носителей графической информации (в отличие от приобретающего популярность электронного документооборота), в особенности несущих данные юридической или финансовой значимости, требует подтверждения совершения операции приема-передачи. Юридическая практика насчитывает огромное количество процессуальных разбирательств, когда факт отсутствия документального подтверждения передачи информации или неправильно (юридически неграмотно) составленный акт приема-передачи документов послужил поводом для проведения долгих процессов, влекущих за собой потерю времени и финансовых средств на судебные издержки.

Акт приема-передачи документов составляется не только при отправке документов за пределы административного круга производства, но и внутри самой организации. Примером тому может быть процесс передачи папок с документами, дел, рабочей и служебной документации, осуществляемый при смене должностного лица, в чьи обязанности входит хранение и обработка определенного рода документов (работники кадровых отделов, финансисты, бухгалтера, инженеры и др.).

Основные требования к акту

Несмотря на то, что акт приема-передачи документов имеет полновесную юридическую силу (при условии правильного оформления) и зачастую является единственным документом, подтверждающим финансовую (юридическую) чистоту сделки, жестких установленных требований по его разработке и оформлению нет. Бланк отрабатывается в свободной форме письменно или с использованием компьютерной печати в нескольких (не менее двух) экземплярах, которые заверяются подписью и печатью руководителей и выдаются каждому из полномочных представителей сторон. При необходимости контрольный экземпляр акта подшивается в дело.

Основная суть акта сводится к обоюдному удостоверению взаимодействующими в рамках проведения сделки или иных отношений сторонами передачи пакета конкретно указанных документов требуемому корреспонденту. Корреспондентами взаимодействия могут выступать как рядовые граждане страны, так и представители фирм, организаций, предприятий, частных структур и государственных органов исполнительной власти (в этом случае передача документов считается осуществляемой между юридическими лицами и требует некоторых дополнений в акте).

Вне зависимости от конкретного случая передачи документов, их структуры, адресатов и иных внешних данных, в целях поддержания юридической грамотности документа акт-приема передачи должен отвечать следующим требованиям:

Должен быть оформлен на бумажном носителе. Допускается оформление как на стандартном листе офисного формата А4, так и на специально разработанном фирменном бланке организации, предприятия (при взаимодействии юридических лиц).
Должен содержать минимум информации, требуемой для выполнения основной функции. Чрезмерное изобилие не относящихся к делу данных затрудняет понимание общей сути и в дальнейшем может служить точкой опоры взаимного непонимания.
Изложение акта должно соответствовать служебно-деловому стилю, избегая разговорных оборотов речи.
Акт должен иметь название, отражающее его основное предназначение, например, «Акт приема-передачи документации финансовой службы ОАО Инжиниринг».
Если одной или обеими взаимодействующими сторонами является юридическое лицо, полномочия представителя отправителя (получателя) документов подтверждаются печатью организации, проставляемой на подписи представителя, или методом приложения к акту заверенной копии доверенности руководителя предприятия.

Содержание документа

Особые требования предъявляются к внутреннему содержанию акта приема-передачи документов. Помимо информации, отражающей реквизиты сторон, полномочия представителей и прочие служебные данные, акт предусматривает детализацию предмета передачи.

В целях безусловно-верного определения принадлежности конкретного документа к информации, отраженной в акте, он содержит:

название акта и адресные данные его оформления, для организаций – фактический и юридические адреса;
дату составления акта (она же дата подписания) и дату регистрации его в соответствующем делопроизводстве (для юридических лиц);
почтовые реквизиты отправителя и получателя. При оформлении акта внутри структурной организации допускается указание фамилии, имени и отчества, должности принимающего и передающего лица;
названия документов, передаваемых адресату (корреспонденту), так, как они указаны в служебных заголовках самих документов;
количество экземпляров каждого документа из состава общего пакета и расчет рассылки на них;
адресную принадлежность каждого документа (как правило, для каждого территориально разнесенного корреспондента формируют свой пакет документов), но общие требования по указанию адресности это не отменяет;
данные об ограничениях в ознакомлении с вложенными документами (касается, в основном, государственных учреждений и представителей силовых структур). Гриф ограничения в ознакомлении (в том числе и при передаче документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну) помимо всего прочего накладывает ограничение на требования к перевозке (пересылке) пакета документов;
количество листов каждого документа в отдельности и содержание пакета в целом;
сведения о том, оригиналами или копиями (заверенными копиями) являются передаваемые документы;
при наличии приложений к документам (карты, схемы, слайды, магнитные носители информации – как пример, сопроводительное письмо с приложением государственного контракта «О закупке технологического оборудования» на носителе CD-R) данные о приложениях (вложениях в документы) указываются отдельным пунктом, если такая информация не содержится в теле самого передаваемого с приложениями документа;
при необходимости для повышения достоверности передаваемых вложений указывается краткое содержание документов. Требование не обязательное, выполняется при одновременной передаче множества однотипной документации;
в случае, если передается несколько идентичных по типу, но различных по содержанию документов (например, накладные на передачу материальных средств и т.д.), дополнительно указывается информация, безусловно идентифицирующая каждый конкретный документ – порядковые номера, номера входящей корреспонденции, серийные номера или инвентарные номера документов по данным бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи проектной документации

Если простой акт приема-передачи документов составляется в свободной форме, его структура, да и вообще наличие определяется лишь обоюдным желанием сторон (или, как правило, одной — передающей стороны), то проектная документация передается по акту, форма и обязательность составления которого жестко регламентировано действующим законодательством.

Под проектной документацией подразумевается установленный соглашением набор документов, включающий в себя текстовые и графические решения, пояснительные записки, карты, планы участков, поэтажные планы зданий, ландшафтные фотографии, схематические карты электро-, газо-, водоснабжения и иные документы, разрабатываемые по договору с представителем заказчика. К проектной документации также относятся исходные коды и визуализированные варианты интерфейсов приложений, программ, WEB-страниц, сайтов и ядер операционных систем, распространяемых по условиям открытой лицензии.

Передачей проектной документации считается процесс выполнения одним лицом (преимущественно исполнителем, инженером, дизайнером или проектировщиком) ряда обязанностей по разработке и дальнейшей выдаче результата своей работы лицу, финансировавшему (инициировавшему) проектные изыскания (заказчику, клиенту).

Процесс передачи

После разработки всего пакета установленной договором проектной документации представители компании-разработчика передают пакет документов заказчику или высылают его почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Нюансом работы именно с проектной документацией является возможность ее неоднократной пересылки. По условиям заключенного договора компания-заказчик рассматривает полученный пакет документов (включая акт приема/передачи, справки по формам КС2,3 и др.) в течение пяти рабочих дней (если действующим соглашением не предусмотрено иное) с момента официального вручения документации.

Если по итогам рассмотрения входящей документации у представителей компании заказчика не возникло вопросов, разногласий и требующих переработки документов замечаний, то акт приема-передачи подписывается руководителем учреждения, и обязательства исполнителя (разработчика) считаются выполненными в полном объеме, а вторые экземпляры подписанных актов приема проектной документации и акта формы КС2 направляются в адрес руководителя компании-разработчика.

Счет на оплату произведенных работ направляется заказчику по истечении двух дней с момента получения проектирующей организацией подтверждения о принятии клиентом проектной документации (датой приемки является день подписания клиентом актов приема-передачи и акта по форме КС2). При наличии у представителей заказчика замечаний, критически влияющих на переработку всей документации, весь пакет документов возвращается в адрес исполнителей с приложением перечня замечаний и обязательных к устранению недостатков. Недостатки устраняются компанией-разработчиком на безвозмездной основе, и стоимость переработки в общую цену услуг не входит.

Документальное оформление

Подготовка проектной документации к передаче заказчику не является творческим процессом, выполняемым на усмотрение разработчиков. Правила формирования пакета бумажных (а в отдельных случаях и электронных) носителей жестко обозначены рамками восьмого пункта ГОСТа Р 21.1101.2013.

Вся документация (в том числе и формата, большего, чем распространенный формат А4 – схемы, карты и т.д.) подгоняется под размер А4, формируется в тематические разделы согласно ГОСТа и подшивается в папки с жестким переплетом. Дополнительно к бумажным документам заказчику может передаваться магнитный носитель, содержащий электронные копии передаваемых документов.

Файлы электронных копий также формируются в папки, согласно установленным разделам, с обязательным приложением сканированных копий листов документации, содержащих подписи руководителей разработки проекта. Сам сканированный (в отдельно оговариваемых случаях редактируемый) проект заверяется электронной подписью организации.

Акт приема-передачи проектной документации — намного более детализированный бланк, чем аналогичный документ на передачу иных пакетов. Помимо основных разделов, содержащих, в основном, идентифицирующие предмет акта реквизиты документов, такой акт содержит данные о полноте и качестве отработки проекта, цене единицы объема работ и права владения проектом.

Особенности передачи

Главная особенность, разительно отличающая процесс приема-передачи проектной документации от других операций с документами, заключается в передаче заказчику помимо бумажных оригиналов и их цифровых копий еще и права на собственность проекта. Интеллектуальная собственность ценится аналогично материальным ценностям и не менее жестко охраняется от неправомерного использования.

Заказчик проекта, получив результаты работ исполнителя, не сможет практически реализовать проект в своих интересах, не приобретя исключительные права на использование интеллектуальной собственности разработчиков. Любое внесение изменений в проект со стороны клиента, равно как и практическое отражение его в своей деятельности, будет расцениваться как нарушение авторских прав обладателя. Именно поэтому пункт об исключительном владении правами на интеллектуальную собственность проекта включается в акт о передаче проектной документации.

Передача исполнительной документации

Исполнительная документация – специальный пакет документов, отражающий все нюансы, аспекты и технологические требования к объекту эксплуатации. В большинстве случаев термин «исполнительная документация» употребляется в контексте с информационными блоками строительной тематики.

Акт приема-передачи исполнительной документации – глубоко детализированный документ, являющийся защитой от юридических проблем в результате нарушения правил пользования объектом эксплуатации, утери основных документов, характеризующих эксплуатационные или административно-правовые нормы соглашения.

Исполнитель – подрядчик, застройщик или иной представитель, исполняющий обязательства по ранее заключенному в обоюдном порядке договору, обязан передать инвестору (заказчику) весь перечень исполнительной документации, если такое условие оговорено соглашением сторон или эксплуатация объекта без передачи документов невозможна.

Акт приема-передачи исполнительной документации, помимо общих для всех актов передачи разделов, предусматривает отражение информации об условиях передачи пакета документов, сроках и их полноте. Весь перечень передаваемой исполнительной документации в обязательном порядке отражается в акте. При рассмотрении строительного процесса главными документами перечня являются:

акты геодезического исследования участка местности, предназначенной под строительство объекта;
лицензии или иные документы, подтверждающие качество (огнестойкость, химическую безопасность и т.д.) используемых при строительстве материалов;
редактируемые схемы объекта с привязкой к сторонам света, поэтажные планы зданий и сооружений и прочее;
акты технических испытаний оборудования, сантехнических изделий, вакуумного оборудования, электропроводки;
иные документы, подтверждающие верность инженерных расчетов, безопасность эксплуатации и соблюдение всех требований заказчика объекта.

Судебная практика насчитывает множество примеров, когда отсутствие акта приема-передачи исполнительной документации (или его халатное составление без скрупулезного перечисления всех приложений к акту) влекло за собой утерю важных документов, отказ от ответственности со стороны исполнителя и невозможность ввода объекта в эксплуатацию, сопровождаемые крупными финансовыми убытками стороны, допустившей халатность в заполнении (проверке перед подписанием) акта-приема передачи исполнительной документации.

Заключение

Акт приема-передачи документов во всех его разновидностях – серьезный документ, гарантирующий защиту прав отправителя (получателя) и обеспечивающий чистоту сделки или законность приема должности (если документы передаются в рамках смены руководителя, должностного лица организации). Даже акт, оформленный на типовом бланке, скачанном из открытых источников сети интернет, повышает достоверность документооборота и стимулирует взаимодействующие стороны к соблюдению требований действующего законодательства.

Помимо обмена документацией в рамках трудовой деятельности, разновидностью акта передачи документов является также и опись (по-другому «реестр»), на документы, отсылаемые как ответ на запросы государственных инстанций (Федеральная Налоговая Служба, Служба Судебных Приставов и другие).

Скачать образцы акта передачи документов вы можете на нашем сайте: