Как правильно заполнить трудовую книжку — аспекты и нюансы

В правильном заполнении трудовой книжки заинтересованы не только ответственные лица, но и сами работники. Именно они должны контролировать каждую запись в своем документе. Своевременное исправление допущенных ошибок и нарушений позволит избежать многих проблем в будущем: при назначении пенсии, начислении льгот и выплат за выслугу лет и т.п.

Кто занимается оформлением трудовых книжек?

В зависимости от структуры и штата предприятия, ведением книжек занимается сотрудник по работе с персоналом (кадровик), бухгалтер либо сам директор. Не важно, государственное это предприятие, ИП или юридическое лицо, правила, и образцы заполнения остаются одинаковыми.

Трудовая книжка

Трудовые книги ведутся на всех сотрудников, работающих по трудовому договору (постоянных, временных, сезонных), если срок их занятости превышает пять дней. Документ не заводится на лиц, привлеченных по договору ГПХ (гражданско-правового характера) и на самих предпринимателей и учредителей, т.к. их трудовой стаж начинает свой отсчет от даты регистрации в налоговой службе. Для совместителей записи в книгу вносятся или не вносятся согласно их пожеланиям.

Основные требования к оформлению трудовой книжки:

• Документ заполняется гелевой либо шариковой ручкой, допустимый цвет чернил: синий, фиолетовый или черный.
• Запись о приеме необходимо сделать не позднее семи дней со дня трудоустройства, об увольнении – в день увольнения.
• В написании цифр используется только арабский шрифт.
• Каждая запись нумеруется в порядке возрастания, нарушать нумерацию запрещено.
• Сокращения, помарки, пропуски букв и грамматические ошибки недопустимы.
• Сведения о взысканиях, наложенных на сотрудника, в трудовую книжку не вносятся, если они не стали причиной увольнения. Время прохождения воинской службы и обучения в целях повышения квалификации зачисляется в трудовой стаж сотрудника и сопровождается записью в трудовой книжке.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Если человек ранее нигде не работал и трудоустраивается впервые, трудовая книжка заводится работодателем. Сотрудники с трудовым стажем, должны иметь документ на руках и предоставить его в отдел кадров. В первом случае ответственное лицо заполняет титульный лист книги, во втором – проверяет правильность заполнения.

Итак, каждая трудовая книга состоит из трех разделов

Титульный лист

Тут содержится информация о владельце: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Все данные заносятся в книжку на основании документов владельца: паспорта, диплома об образовании и должны соответствовать им «буква в букву». Заполненный лист заверяется подписью ответственного лица, самого работника и печатью предприятия. Если в титульном листе действующей трудовой книжки выявлены ошибки, не подлежащие исправлению, либо работник не может предъявить документ по каким-либо причинам (порча, утеря и т.д.), работодатель вправе завести новый бланк.

Сведения о работе

Этот раздел включает в себя все записи о трудовой деятельности владельца книги, относительно приема, перевода и увольнения. Здесь в обязательном порядке указывается дата события, наименование работодателя, должность работника и основание к записи.

Заполнение начинается с порядкового номера записи (1,2,3 и т.д.), во вторую графу заносится дата события: число и месяц в виде двухзначных чисел (по типу 08, 04,12) год в виде четырехзначного числа (2016). В третьей графе указывается, в какую организацию и на какую должность принят работник. Наименование предприятия прописывается полностью. Четвертая графа содержит основание для записи: наименование документа, его номер и дату, именно в таком порядке.

Сведения о награждениях

Данный раздел заполняется аналогично:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата награждения.
3. Вид награды (почетное звание, благодарность и т.д.) и за какие заслуги она присуждена.
4. Реквизиты документа, ставшего основанием для поощрения.
5. Причем регулярные поощрения, например ежемесячные и квартальные премии, в трудовой книжке не отражаются.
6. В случае реорганизации, преобразования или переименования организации, заполняются только графы 3 и 4 (образец №1 и образец №2). Не стоит по старинке увольнять и заново трудоустраивать весь штат, прерывая тем самым трудовой стаж работников.

Что делать, если трудовая закончилась?

Когда заканчивается трудовая книжка, оформляется вкладыш. Бланки, как самой книги, так и вкладыша установлены на законодательном уровне.

Однако средства, затраченные на приобретение бланков, работодатель взыскивает с работника. Исключения составляют следующие случаи:

• Сотрудник сам предоставил бланк.
• Книжка или вкладыш работника были утеряны или испорчены по вине работодателя.

Вкладыш состоит из тех же трех разделов, что и трудовая книжка. Согласно Постановлению Правительства РФ «О трудовых книжках» №225 от 16.04.2003г., оформляются и заполняются эти документы аналогично, однако есть некоторые особенности:

• Вкладыш подшивается в трудовую книгу (не вклеивается и не крепится степлером!)
• При оформлении вкладыша, на внутренней стороне обложки книги либо на титуле проставляется штамп «Выдан вкладыш» с указанием его номера и серии. При отсутствии штампа можно сделать запись от руки.
• Изменения о личных данных работника заносятся и книгу, и во вкладыш.
• Нумерация записей во вкладыше будет продолжать ранее начатую в книжке.
• Титульный лист обоих бланков оформляется аналогично, содержит подписи владельца, лица, ответственного за заполнение и печать предприятия.

Не следует заносить информацию о работе в раздел для награждений, вклеивать чистые листы из других книжек, заводить новую трудовую, при наличии старого, пусть даже и полностью исписанного бланка.

Как заключить срочный трудовой договор правильно? Наша статья расскажет, как оформлять такие документы.

Тут вы найдете советы по заключению трудового договора с главным бухгалтером.

Оформление договора найма сотрудников и примеры документов вы найдете здесь.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Допускать ошибки при оформлении документов крайне нежелательно, и все же подобные казусы иногда случаются. Рассмотрим самые распространенные из них и возможные варианты исправления.

Неверно записаны личные данные о работнике. Чаще всего неправильно написана буква в фамилии, имени или отчестве, либо цифры в дате рождения. Подобные оплошности случаются, когда титульный лист заполняется со слов работника или на основании неразборчивых ксерокопий документов.

Ошибки в трудовой книжке

При первичном трудоустройстве такой бланк считается испорченным, списывается по акту, уничтожается и заменяется новым и правильно оформленным. Если ошибка выявлена при последующем трудоустройстве, исправить ее должен тот работодатель, который ее допустил, либо его правопреемник.

Когда обратиться к бывшему работодателю нет возможности (например, по причине ликвидации предприятия), существует два варианта решения проблемы:

• Завести новую трудовую книжку, на основании письменного заявления работника.
• Зачеркнуть неверную запись тонкой ровной линией, а рядом сделать правильную. На внутренней стороне обложки сделать ссылку на документ, ставший основанием для исправления. Таким же образом исправляются данные, которые изменились по официальным причинам, замужество и т.д..
• Иногда неверно указывается профессия или образование. Ошибки исправляются по вышеуказанной схеме, изменения (получение второго образования и новой профессии) дописываются рядом со старыми данными.

Иногда лица, заполняющие трудовые книжки, забывают проставлять подписи и печати. Поэтому при увольнении, каждому работнику рекомендуется убедиться, что все последние записи содержат верную информацию и необходимые штампы.

К заполнению трудовых книжек следует относиться со всей серьезностью, имея на руках все нужные документы в оригинале: паспорт работника, диплом, свидетельство о браке, трудовой договор и приказ руководства о приеме, переводе, увольнении и т.д. В этом случае избежать ошибок гораздо проще.