Что такое онлайн касса и как она работает – объяснение для чайников

Если ваша предпринимательская деятельность связанна с торговлей, то вам почти наверняка необходим кассовый аппарат. Используется он, как правило, для выдачи чеков и хранения информации. До 2017 года большинству предпринимателей можно было обойтись простой контрольно-кассовой техникой (ККТ), не подключенной к интернету. В настоящее же время законодательство Российской Федерации обязывает практически каждого использовать онлайн кассы.

Подобные нововведения породили множество вопросов среди людей, занимающихся коммерцией или предоставлением услуг на платной основе. Что такое онлайн-кассы, как ими пользоваться и чем они отличаются от обычных кассовых аппаратов? Это, пожалуй, первое, что хочет знать предприниматель, переходя на новую контрольно-кассовую технику.

Что такое онлайн касса и фискальный накопитель

Онлайн касса – это кассовый аппарат, снабженный фискальным накопителем и сетевой картой. Вот, собственно, и все отличия от обычной контрольно-кассовой техники. Однако для полного понимания сути нововведения необходимо разобраться в том, что такое фискальный накопитель и зачем понадобилось снабжать им все кассовые аппараты.

Фискальный накопитель – это оборудование, основной функцией которого является шифрование и сохранение данных о проведенных на кассовом аппарате операциях, а также последующая их передача посредством интернет соединения на облачное хранилище ОФД. Тем самым фискальный накопитель обеспечивает защиту от вмешательства извне и, соответственно, облегчает работу Федеральной налоговой службе.

В общем-то, ничего сложного, все тот же ККТ, но только с возможностью передачи зашифрованных данных в ФСН. Для продавца-кассира и обычных покупателей разница вообще не будет заметна.

Принцип работы

Чтобы понять принцип работы онлайн кассы и то, как ей пользоваться, для начала необходимо знать, какими комплектующими она обладает.

Оборудование, входящее в состав онлайн кассы:

1. Устройство для печати чеков.
2. Фискальный накопитель.
3. Сетевая карта.
4. Устройство для считывания штрих-кодов (вариативно).

О том, что такое фискальный накопитель, было упомянуто выше. Сетевая же карта нужна для соединения ККМ с интернетом. Стоит отметить, что варианты подключения онлайн-кассы к интернету довольно-таки обыденны и знакомы практически каждому современному человеку:

• 2G, 3G, 4G – то есть обычный мобильный интернет;
• Wi-Fi;
• Ethernet — соединение.

При отсутствии соединения с интернетом онлайн касса не блокируется сразу. Все данные о проведенных финансовых операциях хранятся в течение 30 дней. В том же случае, если по истечении этого времени соединения так и не появилось, то ККТ будет заблокирована.

Как работает ККМ – простое объяснение для чайников:

1. Оператор контрольно-кассовой техники вводит с помощью клавиатуры сумму за оказанные услуги и распечатывает для клиента чек.
2. Зашифрованная информация о соответствующей финансовой операции передается в облачное хранилище оператору фискальных данных.
3. ОФД проверяет полученные данные и подтверждает факт их получения.
4. Проверенную информацию ОФД передает в Федеральную налоговую службу.

Благодаря автоматизации, процесс передачи информации занимает считанные секунды.

Преимущества

Обязательное введение онлайн касс вызвало немалое недовольство со стороны предпринимателей. И их позиция, в общем-то, ясна. Во-первых, это траты на новое оборудование. Во-вторых, многие полагали, что придется переобучать своих сотрудников. В-третьих, из-за отсутствия информации не было ясно, как подобные нововведения повлияют на общие показатели бизнеса.

Однако более детально ознакомившись с принципами работы нового оборудования, большая часть предпринимателей все же пришла к выводу, что онлайн-касса – это скорее хорошо, чем плохо:

1. Ожидаемые затраты на оборудование оказались куда ниже, чем предполагали бизнесмены. Замена фискального накопителя, основного комплектующего онлайн ККТ, может производиться продавцом. То есть для этих целей не нужно нанимать дополнительных сотрудников.
2. Регистрация онлайн кассы происходит довольно быстро и без лишней бумажной волокиты. Необходимо всего-навсего создать заявку на сайте Федеральной налоговой службы и пройти несколько простых шагов.
3. Благодаря зашифрованной передаче данных в ФСН о совершенных финансовых операциях, отпала надобность налоговых проверок. Благодаря этому отчасти снизилась возможность коррупционного вмешательства в бизнес со стороны недобросовестных сотрудников налоговой службы.
4. Прием смешанной оплаты – наличные плюс безналичные.
5. Автоматизирование продаж весовых товаров, если онлайн касса подключена к весам.
6. Автоматический расчет скидок или сдачи.
7. Быстрое создание товарных чеков с использованием для этих целей сканера штрих-кодов или специализированного поиска по начальным буквам наименования товара.

Требования, предъявляемые к онлайн кассам

Для того чтобы онлайн касса была допущена к эксплуатации, она должна соответствовать государственным стандартам. Для этих целей ФНС ведет специальный реестр онлайн ККТ, который выложен в общий доступ на официальном сайте налоговой службы.

Там же можно найти и требования, которым должна соответствовать новая контрольно-кассовая техника:

• ККТ должны обладать корпусом, фискальным накопителем, контрольной лентой и устройством, предназначенным для распечатывания кассовых чеков;
• регистрировать информацию без угрозы вмешательства извне и хранить ее на энергонезависимом фискальном накопителе;
• фиксировать информацию одновременно в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте;
• обладать возможностью ввода информации в фискальную память при регистрации и перерегистрации в ФСН;
• обладать возможностью вывода информации из фискальной памяти и контрольной ленты в соответствии с нормами функционирования;
• регистрировать на кассовых чеках и контрольной ленте признаки работы в фискальном режиме для подтверждения некорректируемой передачи данных о совершенных финансовых операциях в ФСН;
• обладать встроенными часами, отображающими реальное время;
• иметь техническую поддержку со стороны производителей, поставщиков или специально предназначенного для этих целей центра технического обслуживания;
• иметь паспорт, эксплуатационную документацию и идентификационный знак;
• обладать пломбами-марками и знаком «Сервисное обслуживание»;
• соответствовать своему образцу, внесенному в Государственный реестр.

Отличия от старых ККМ

Одним из главных отличий онлайн-кассы от офлайн является возможность подключения к сети интернет, хранение и передача данных из фискального накопителя в ФСН. Однако существуют и другие не менее важные особенности, которые наделяют новые ККМ рядом преимуществ по сравнению с контрольно-кассовой техникой старых образцов.

Благодаря своим преимуществам, онлайн кассы не только отправляют данные о финансовых операциях в режиме реального времени, но и предоставляют покупателям больший объем информации на чеках.

Установка и использование онлайн касс

Дабы избежать проблем с налоговой службой, перед покупкой онлайн кассы убедитесь в том, что она занесена в реестр контрольно-кассовой техники. Далее необходимо будет заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать кассу на сайте Федеральной налоговой службы или выбранного вами ОФД. После этого останется только настроить ККМ и подключить ее к интернету.

Работа продавца за такой кассой происходит следующим образом:

1. Подсчет стоимости товара и получение денег от покупателя.
2. Занесение полученной суммы в кассу.
3. Распечатка чека и выдача его покупателю.
4. Формирование электронного чека по просьбе покупателя.

Помимо всего прочего, в обязанности продавца входит открытие и закрытие смены. При этом работник должен распечатывать соответствующие отчеты, в которых фиксируется ФИО работника и дата создания отчета. Отчеты о произведенных финансовых операциях и открытых/закрытых сменах поступают в облачное хранилище оператора фискальных данных, а уже после этого в ФСН. Стоит отметить, что ОФД зачастую передают информацию не сразу. Обычно это происходит раз в стуки.

В том случае, если покупатель захочет получить электронный чек, продавцу необходимо запросить у него номер телефона и адрес электронной почты. После этого ввести полученные данные в онлайн-кассу и сформировать электронный чек. Покупатель же получает только ссылку на него. Чтобы получить данные с электронного чека, нужно просканировать содержащийся в нем QR код. Для этого на смартфон необходимо установить специальное приложение.

Обязанности кассиров

Поскольку вся предпринимательская деятельность строго контролируется ФСН в реальном времени, необходимо минимизировать риски, связанные с некомпетенцией кассовых работников, и доходчиво разъяснить им их обязанности:

1. Правильное открытие и закрытие смены.
2. Точный расчет за оказанные услуги.
3. Скрупулезная работа с финансами.
4. Максимально вежливое общение с клиентами и быстрое урегулирование спорных ситуаций.
5. Контролирование рабочего места.
6. Учет выручки и ее своевременная сдача.

В случае возникновения недостачи, отвечать за нее должен исключительно продавец. За иные ошибки или невыполнение обязательств работодатель может обложить виновного сотрудника штрафами.

Ошибочные чеки

Если по каким-то причинам был создан ошибочный чек, не важно, электронный он или обычный, то отозвать его уже нельзя. Представляется возможным лишь сформировать операцию возврата, информация о которой, к слову, также будет передана в ОФД и ФСН.

Подобные ситуации могут возникать по разным причинам, вот некоторые из них:

• перебои в работе онлайн кассы;
• ошибка кассира, в результате которой может возникнуть недостача;
• при оплате услуг были введены некорректные данные, которые повлекли за собой переплату за товар или услугу.

Обнаружив чек, содержащий ошибку, продавец-кассир должен написать служебную записку с указанием даты и времени обнаружения ошибочного чека или, если известно, даты и времени совершения ошибки. После этого создается коррекционный чек, который необходимо направить в ОФД и уведомить об этом налоговую службу.

Если ошибка была обнаружена уже после ухода покупателя, для правильного учета образовавшегося излишка необходимо выполнить следующие действия:

1. Пробить коррекционный чек.
2. Сохранить его в специально предназначенной для этих целей папке.
3. Написать объяснительную записку, в которой подробно разъяснить то, как была допущенная неточность в ошибочной финансовой операции.

Бюджетные виды онлайн касс

Для владельцев малого бизнеса полезно будет знать, какую онлайн ККМ выбрать, чтобы ее покупка сильно не ударила по карману.

Фискальный регистратор

Представляет собой контрольно-кассовую машину, состоящую из фискального регистратора и телефона. Максимально бюджетная сборка. Вдобавок ко всему прочему, фискальный регистратор исполняет роль устройства, печатающего чеки, а телефон может быть заменен планшетом или ПК. Здесь уже на ваш выбор.

На телефон, выполняющий роль управляющего устройства, можно установить товароучетную систему, что позволит в автоматическом режиме производить закупку, инвентаризацию и вести контроль товаров.

Автономная касса

В том случае, если ваша предпринимательская деятельность охватывает более чем 100 клиентов в день и вы попадаете под условия ФЗ № 54, то есть должны перейти на онлайн кассы, можно воспользоваться еще одним бюджетным вариантом – автономной кассой. Такие ККТ отлично подойдут для маленьких магазинов, не занимающихся продажей алкоголя и не имеющих службы доставки.

Однако у автономных касс есть и свои минусы:

• нет возможности общей автоматизации торговли;
• используется исключительно для печати чеков, то есть в ней напрочь отсутствует какой-либо софт, предоставляющий статистику;
• чтобы ввести наименование товара, нужно подключить автономную кассу к компьютеру;
• нельзя соединить ККМ с весами;
• нет способов управления акциями и скидками;
• низкая скорость работы;
• отсутствует поиск товара по названию.

Данные ККМ сейчас отходят на второй план, а на их место приходят более умные устройства, которые, к слову, не сильно превосходят автономные кассы в цене.

Смарт-терминал

Именуется в народе умной кассой. Отлично подойдет тем предпринимателям, которые хотят всеми способами развить свою компанию. Смарт-терминал представляет собой собранные воедино устройство управления и принтер для распечатывания чеков. Вдобавок к этому, некоторые смарт-терминалы снабжены сканером штрих кодов, механизмом для приема банковских карт и дополнительным экраном, на котором покупатели смогут увидеть всю интересующую их информацию. Добавьте к этому возможность автономной работы, и вы получите идеальный вариант для малого и среднего бизнеса.

Функции, поддерживаемые смарт-терминалами:

• возможность удаленного управление ККМ;
• выставление свободной цены для товаров;
• организация акций, скидок, бонусов и создание подарочных сертификатов;
• добавление популярных товаров в «избранное»;
• синхронизация с весами и продажа товара по весу;
• использование в качестве оплаты банковских карт и наличных;
• интернет-продажи;
• расширенная статистика финансовой деятельности компании;
• создание отложенных чеков;
• интеграция с 1С.

Еще одним весомым плюсом использования смарт-терминалов является возможность пакетной регистрации товаров в базе данных, например, с помощью Excel файла. Более того, товар можно заносить путем сканирования его штрих кода, при этом автоматически создается соответствующая товару карточка, в которой необходимо указать цену и другие параметры.

Программное обеспечение ККМ

В том случае, если вы не сведущи в программном обеспечении или не можете нанять соответствующего специалиста, то выбирать необходимо те онлайн кассы, на которых уже установлено ПО. Это позволит избежать лишних проблем с несовместимостью оборудования и софта, на него устанавливаемого.

Далее, по мере того как вы будете разбираться в интерфейсе, можно настроить ККТ, что называется «под себя», и приступить к сбору статистики. В любом случае, освоить ОС кассы вам необходимо. Другое дело, что сделать это можно уже в процессе работы и не терять время на внедрение нового оборудования.

Ко всему прочему, хорошее программное обеспечение позволит не только вести дела на должном уровне, но и поможет увеличить вашу прибыль за счет дополнительных функций. Например, ПО «LiteBox» автоматически составляет списки самых невостребованных и востребованных товаров. В результате вы наглядно увидите, какую продукцию стоит закупать, а какую нет.

Выбор оператора фискальных данных

ОФД являются посредниками между предпринимателями и ФСН в ходе обмена данными о совершенных финансовых операциях. Поэтому к их выбору стоит относиться с особой ответственностью, несмотря на то, что для выполнения таких функций необходимо пройти аттестацию в Федеральной службе безопасности.

Важно! Любой оператор фискальных данных может прекратить свою деятельность, однако перед этим он обязан уведомить своих клиентов. Предприниматели же обязаны найти себе нового ОФД в течение 20 дней. Накопленная за это время информация переносится на облачное хранилище нового поставщика услуг.

Актуальный список ОФД можно посмотреть на сайте налоговой службы. На данное время он выглядит так:

В обязанности оператора фискальных данных входит непрерывное выполнение следующих услуг:

• получение от контрольно-кассовой машины информации о совершаемых финансовых операциях (открытие и закрытие смены, чеки, БСО и т.д.);
• проверка фискального признака поступивших документов;
• передача в ФНС всех поступивших от ККМ документов;
• защита поступающих данных;
• хранение информации в течение 5 лет с момента поступления;
• возможность проверки подлинности чеков со стороны покупателей;
• e-mail рассылка электронных чеков.

При выборе ОФД, во-первых, следует обратить внимание на то, включен ли он в реестр Федеральной налоговой службы. В остальном необходимо руководствоваться личными соображениями. Стоимость услуг у всех операторов фискальных данных примерно одинаковая. Разниться в основном интерфейс, который предоставляется пользователям для контроля финансовых операций. Соответственно, чем объемнее данные для статистики, тем лучше.

Обратите внимание на то, как работает служба поддержки ОФД. Задайте вопрос и посмотрите, как отреагируют специалисты. Если вас все устраивает, возможно, следует обратить внимание именно на эту организацию. Ко всему прочему, многие из вышеперечисленных ОФД предоставляют дополнительные услуги, которые могут как нельзя кстати подойти именно для вашего бизнеса. Это также необходимо учитывать при выборе ОФД.

Последствия отказа перехода на онлайн кассы

В том случае, если нарушение зафиксировано в первый раз, то размер штрафа составляет:

• ИП – 50% выручки, но не меньше 10 тыс. рублей;
• ООО – 75-100% выручки, но не менее 30 тыс. рублей.

Повторное наказание зависит от выручки. Если она меньше 1 млн. рублей, то снова штраф, если более, то лишение прав заниматься предпринимательской деятельностью на 90 дней.