Должностная инструкция и обязанности бухгалтера

Должностная инструкция бухгалтера – это документ, регламентирующий права, обязанности и ответственность всех сотрудников, работающих в данной фирме на должности бухгалтера. Документ крайне важен не только с точки зрения процесса организации труда, но и для разрешения спорных моментов, особенно если дело доходит до суда. Далее в статье рассмотрим разделы данного документа, а также то, кто должен его составлять и утверждать.

Значение документа

Почему важно составить хорошую должностную инструкцию:

1. Это инструмент организации труда и распределения обязанностей. Если вы хотите, чтобы в вашей организации кто-то составлял годовой отчёт, вы должны указать это в должностной инструкции для соответствующего сотрудника. Тогда вы будете знать, что требовать и с кого.
2. Это помогает избежать дублирования функций и распределить их между сотрудниками наилучшим образом. По должностным инструкциям сразу видно, на кого ложится больше работы, на кого – меньше. Вполне возможно, что после составления грамотных должностных инструкций вы сократите свой штат и перераспределите функции между оставшимися сотрудниками.
3. Это позволяет дисциплинировать персонал и установить предельно ясные отношения с первого дня работы. Вы видите, чего вы ждёте от человека на данной должности, и можете подобрать соответствующего специалиста. А сотрудник сразу видит, чем ему нужно заниматься, какие задачи возложены на его плечи.
4. Должностные инструкции позволяют разобраться с нерадивыми сотрудниками, так как прописывают не только круг обязанностей, но и ответственность за их невыполнение или ненадлежащее исполнение.

Кто составляет и утверждает

Действующее законодательство Российской Федерации не устанавливает конкретных лиц, которые должны заниматься составлением должностных инструкций. Поэтому на практике эта обязанность может быть возложена на любого сотрудника.  Например, эту функцию часто поручают:

• сотрудникам кадровых служб;
• руководителям структурных подразделений;
• юристам.

С точки зрения эффективности оптимальным будет совместить перечисленные варианты. Например, кадровик обладает теоретическими знаниями для составления инструкции, зато он не всегда знаком с тонкостями процесса производства. Поэтому лучше пообщаться с непосредственным начальником подразделения и уточнить, какие обязанности нужно прописать данному сотруднику. Также не лишним будет проконсультироваться с юристом относительно правомерности отдельных требований и дисциплинарных взысканий.

После составления должностную инструкцию утверждает руководитель организации. Затем ее предоставляют сотруднику для ознакомления. В копию документа вписывается:

• ФИО сотрудника;
• паспортные данные;
• дата ознакомления и подпись.

Шаблон должностной инструкции для бухгалтера

Сразу скажем, что унифицированной и установленной законом формы для должностных инструкций не существует. Каждое предприятие вправе составлять данный документ в произвольном виде, добавлять отдельные пункты и так далее.

Однако на практике основные должностные обязанности бухгалтера примерно одинаковы, где бы он ни работал. Поэтому можно выделить общие разделы, от которых стоит отталкиваться, и составить инструкцию с учётом нужд конкретного предприятия.

Можно обойтись пятью разделами:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Условия работы.

Рассмотрим содержание каждого из них подробнее.

Общие положения

Здесь нужно указать:

• категорию работника (бухгалтеров обычно относят к специалистам);
• документ, на основании которого работник назначается на должность (распоряжение);
• кому подчиняется работник;
• кто будет замещать его на время отсутствия – отпусков, больничных и пр.;
• квалификационные требования (например, профессиональное образование, стаж работы от года, обязательное прохождение дополнительных курсов квалификации и пр.);
• нормативные акты, законы, правила, формы, стандарты, которыми должен руководствоваться сотрудник в повседневной трудовой деятельности.

В этом разделе (да и во всей остальной инструкции) не рекомендуется указывать конкретные имена и фамилии. В противном случае, если указанный сотрудник уйдёт, придётся переделывать должностную инструкцию. Лучше писать просто должность.

Должностные инструкции

Набор функций, перечисленных в данном разделе, может существенно разниться от организации к организации. Все зависит от того, как организован бухгалтерский учёт, сколько сотрудников в штате и как между ними распределяются обязанности.

У кого-то в штате один бухгалтер «на все-про все», а у крупных корпораций имеются отдельные специалисты для каждой отрасли бухгалтерского учёта. Более того, может иметься несколько бухгалтеров по расчёту заработной платы, но подчиняться они будут все равно одной и той же инструкции бухгалтера по расчёту заработной платы. Но эта инструкция должна отличаться от должностной инструкции бухгалтера по материалам или по расчётам с поставщиками.

При составлении данного раздела важно руководствоваться следующими принципами:

• перечислить все функции, возлагаемые на сотрудника;
• расписать данные функции максимально подробно и понятно, чтобы не возникало разночтений в том, что именно относится к обязанностям данного сотрудника;
• следить, чтобы одни и те же полномочия не дублировались в должностных инструкциях для разных должностей – такая организация труда неэффективна и может привести к бесконечному перекладыванию с одного работника на другого. Если две должности участвуют в одном процессе на разных этапах, нужно детально прописывать, в чем именно заключается их роль, какую обязанность они должны выполнить.

Права

Права также нужно прописывать максимально чётко. Обязательно нужно указать:

• право на взаимодействие с руководством (например, бухгалтеру разрешается вносить свои предложения по оптимизации и улучшению работы);
• право на доступ к конфиденциальной информации в тех пределах, которые необходимы для успешного выполнения возложенных на него задач;
• право на взаимодействие с другими сотрудниками/отделами (например, запрашивать информацию, документы);
• право на взаимодействие с другими структурами при необходимости.

Здесь также можно отметить право на повышение квалификации, прохождение дополнительных курсов и др. В целом сохраняется тот же принцип – соблюдать предельную понятность и точность формулировок, чтобы потом не столкнуться с разночтениями и неприятными сюрпризами.

Ответственность

В данном разделе перечисляются нарушения и проступки, за которые бухгалтер несёт ответственность. Список может иметь такой вид:

• неисполнение/несвоевременное исполнение должностных обязанностей, халатность;
• разглашение коммерческой тайны и конфиденциальной информации;
• нарушение трудовой дисциплины, ПТБ, противопожарной безопасности;
• причинение материального ущерба;
• правонарушения, прописанные действующим законодательством Российской Федерации.

Само собой, раздел можно и нужно корректировать под себя. Главное, чтобы все пункты и предусмотренные за них наказания не противоречили трудовому и гражданскому законодательству.

Условия работы

Данный раздел приобретает особенную актуальность в последнее время. Если речь идёт о стандартной офисной работе, то достаточно указать ответственность за несоблюдение трудовой дисциплины в предыдущем разделе. Однако в наши дни предприятия малого и среднего бизнеса позволяют бухгалтерам работать на удалённой и полу-удалённой основе. Такой режим работы нужно прописывать отдельно – быть на связи в такое-то время, наносить визит в офис не реже N раз в месяц и т.д.

Словом, в этом разделе прописываются все специфические условия работы, которые необходимо соблюдать бухгалтеру именно в этой организации. Здесь же может быть указана возможность командировок.

Образцы документов

Далее приведены образцы самых распространенных видов бухгалтерских должностных инструкций, актуальных на 2019 год: