Личная карточка работника по форме Т2: бланк и образец заполнения

При приёме нового сотрудника на вакантное место в компании составляется личная карточка работника. Заполняет её специалист кадровой службы. Далее рассмотрено предназначение данного документа, структура, форма и особенности заполнения, а также показан его образец.

Для чего нужна

Личная карточка – один из элементов учёта кадров, который ведётся отделом по управлению персоналом. Она содержит полную и подробную информацию о каждом сотруднике со дня его вступления в должность до увольнения. Специалист кадрового отдела заполняет данный документ самостоятельно, опираясь на предоставленные новым сотрудником документы. Не разрешается, чтобы работник сам заполнял данную карточку.

Как только был подписан трудовой договор с новым наёмным работником, на него заводится личная карточка. Она ведётся на протяжение всего процесса работы и может пополняться новыми сведениями. Собираемые данные должны быть в рамках рабочего процесса и не нарушать право на неприкосновенность частной жизни.

Форма

Разработана Форма Т2 для ведения личных карточек сотрудников в едином формате, которая утверждена Госкомстатом. Однако с 2013 года разрешено применять самостоятельно разработанный документ подобного назначения (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Внутреннюю форму личной карточки должен утвердить руководитель предприятия.

Образец по Форме 2 показан ниже.

Документы, необходимые для заполнения

Специалист отдела кадров не может заполнять учётную карточку только со слов нового сотрудника. Желательно, чтобы вся вносимая в карточку информация подтверждалась оригиналами документов или справками. Здесь могут понадобиться:

• внутренний паспорт;
• диплом об образовании, наличии степени (магистр, бакалавр, специалист и др.);
• документы, подтверждающие дополнительные знания (например, сертификаты квалификации для бухгалтеров, сертификаты, подтверждающие знания языков и др.), если они необходимы в должности;
• документы воинского учёта (для мужчин);
• приказ о приёме на работу с номером и датой;
• свидетельство обязательного пенсионного страхования;
• трудовая книжка или документальное подтверждение стажа.

Структура личной карточки

Карточка работника по Форме 2 имеет строгую структуру и состоит из 11 разделов. Форма 2 состоит из четырёх страниц. В них отражаются:

1. Общие сведения.
2. Воинский учёт.
3. Приём на работу, переводы на другую работу.
4. Аттестация.
5. Повышение квалификации в организации.
6. Профессиональная переподготовка.
7. Награды, почётные звания.
8. Отпуск.
9. Социальные льготы.
10. Дополнительные сведения.
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Если в компании используется своя форма личной карточки, то какие-то разделы могут опускаться или добавляться. Но, в любом случае, стандартная общая информация о каждом сотруднике должна присутствовать:

• ФИО, адрес, данные о рождении, профессиональном уровне, стаже;
• состав семьи;
• воинский учёт;
• учёт событий, происходивших с сотрудником в период работы: перевод, повышение в должности, выход в отпуск, повышение квалификации, прохождение обучения и др.

Рассмотрим более подробно, что вносится в каждый раздел.

«Шапка»

Карточка начинается с длинной таблицы, где указываются важные идентификационные данные.

На самом верху вносится полное название предприятия.

После этого в таблице указываются:

• дата открытия карточки сотрудника;
• табельный номер, который отдел кадров присваивает каждому работающему;
• налоговые и пенсионные данные.

В строке «Алфавит» ставят первую букву или первые две буквы фамилии человека. Это нужно для ведения картотеки.

Следующая строка «Характер работы» может содержать один из двух вариантов:

• «постоянно», если с сотрудником подписан бессрочный трудовой контракт;
• «временно», если контракт срочный.

Далее уточняется вид работы и пол.

Общие сведения

Один из самых объёмных разделов карточки. В правом углу проставляется номер и дата трудового договора согласно приказа. После заполняется информация о вновь нанятом гражданине:

• ФИО, дата и место рождения;
• гражданство – страна прописывается полностью, например, Российская Федерация (не «РФ»), Республика Казахстан (не «РК»);
• владение иностранном языком (три варианта по ОКИН – читает и переводит со словарём, может объясняться, свободное владение);
• образование и сведения о дипломе (номер, дата, название специальности);
• стаж работы – чаще всего указывается общий стаж, но есть ещё графы для указания непрерывного стажа и дающего право на льготы;
• сведения о браке – если в паспорте есть запись, то достаточно написать «состоит в зарегистрированном браке», если записи нет, то настойчиво заставлять работника рассказывать о своём семейном положении не нужно. Информацию работник должен предоставить по собственному желанию.
• состав семьи – уточняется ФИО и год рождения отца, матери, жены и детей;
• информация о паспорте;
• адрес, постоянный и временный;
• контакты — номер мобильного, e-mail.

Воинский учёт

Следующий раздел касается воинского учёта. Он заполняется чаще всего для работников – представителей мужского пола. Бланк показан ниже.

Информация вбивается с двух документов: военный билет и удостоверение призывника. Если воинских званий несколько, то заносится  последнее.

Данный раздел имеет повышенную значимость, поэтому достоверность заполненной информации удостоверяется подписями как специалиста по кадрам, так и самим сотрудником.

Приём на работу и переводы

Здесь необходимо заполнить таблицу с данными о том, когда рабочий приступил к своим обязанностям. Если сотрудник был переведён на другую должность или в другой департамент, то об этом также вносится соответствующая запись:

• текущее число;
• структурное подразделение;
• должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации;
• оклад или надбавка при переводе;
• основание (приказ).

Каждая строка заполняется на основании изданного приказа с номером и датой. Как только запись сделана, сотруднику необходимо ознакомиться с ней, проверить правильность данных и поставить подпись в последнюю графу таблицы.

Аттестация

Специалисту по кадрам необходимо заполнить таблицу по проводимой аттестации, состоящую из пяти граф, показанных ниже.

Чаще всего крупные компании периодически проводят аттестацию сотрудников  в соответствии с внутренними нормативными актами. В мелких же организациях такая процедура может отсутствовать, тогда данную таблицу можно оставить пустой.

Повышение квалификации и переподготовка

За время работы  специалист может повышать свой квалификационный уровень, посещать различные тренинги, образовательные программы при вузах и других организациях. Об этом надо внести запись: когда был начат и закончен процесс, как называется образовательное учреждение, какой документ получил сотрудник (сертификат, свидетельство, удостоверение), внести его полные реквизиты (серию, дату, номер).

Сотрудник может также получить переподготовку по другой специальности. Здесь подтверждением и основанием может быть свидетельство или диплом.  Если работник не обучался за период работы в компании, то данные разделы оставляют пустыми.

Награды

Если гражданин имеет почётные звания и поощрения, то об этом есть отметка в трудовой книжке. Их необходимо перенести в его личную карточку. Сюда относятся:

• почётные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы, выпускаемые на предприятиях;
• государственные награды, в частности, о присвоении государственных почётных званий (обязательно наличие указа или иного решения);
• поощрения и награждения, которые предусмотрены законами России или внутренним коллективным договором, уставом или другими подобными документами.

Отпуск

Кадровик делает подробную запись  обо всех отпусках, которые предоставлялись сотруднику, и заполняет таблицу из 7-ми граф. Это может быть:

• основной ежегодный отпуск, который оплачивается и, согласно главе 19 ТК РФ, должен быть не меньше 28 дней,
• дополнительный отпуск (на вредных производствах, при особенных условиях работы, ненормированном графике и др.);
• без сохранения оклада (без содержания).

В таблице надо уточнить не только вид отпуска, но и его длительность, конкретно указав даты начала и окончания, число дней. Также необходимо внести данные приказа (дату, номер) на отпуск, который обязательно издаётся в компании.

Социальные льготы

Льготы предоставляются отдельным категориям населения:

• инвалидам;
• студентам;
• несовершеннолетним работникам;
• пенсионерам;
• донорам.

Сотруднику необходимо предоставить документ, подтверждающий возможность получать льготы.

Если данный факт подтверждён, то работодатель может в соответствии со своей социальной политикой и коллективным договором предоставлять льготы, которые могут иметь следующие формы:

• оплачиваемый учебный отпуск (для студентов);
• отпуск в удобное время (1 месяц);
• отпуск без сохранения зарплаты (2 месяца) и др.

Дополнительные сведения

Сюда вносится любая дополнительная информация, которая важна для трудового процесса и не была отражена в предыдущих пунктах либо для неё не хватило места. Это могут быть:

• данные об обучении сотрудника в текущий момент (название учреждения, дата поступления, планируемый выпуск);
• данные о повышении квалификации сотрудника ранее, до подписания с ним трудового договора;
• информация о наличии дополнительных профессий, если было недостаточно места в первом разделе;
• информация о работнике-инвалиде: подтверждающий документ, заключение медицинской организации о возможностях гражданина и рекомендуемых условиях труда;
• наличие водительских прав, загранпаспорта;
• возможность ездить в командировки (с какой периодичностью) и др.

Основание прекращения трудового договора

Если сотрудник увольняется, то делается запись в данный заключительный раздел. Необходимо сделать ссылку на статью ТК РФ, к примеру:

Ст. 79 — истечение срока договора.

Ст. 80 — увольнение по собственному желанию.

Также надо внести информацию об изданном приказе или распоряжении. После этой записи специалист по кадрам и сотрудник ставят свои подписи.

Электронный или бумажный вариант

Законодательно не закреплено, в каком именно виде необходимо вести формы Т2 —  электронной или бумажной.  Важно помнить, что новому сотруднику необходимо проверить достоверность внесённых данных и поставить подпись. Кроме того, позже по мере внесения записей в трудовую книжку их надо продублировать в карточке. Сотрудник должен ознакомиться с ними и поставить роспись.

Личная карточка – это постоянно изменяющийся документ, который пополняется новыми данными о работнике. По этой причине её нельзя вести только в электронном формате. Заполнив карту на компьютере, её надо распечатать и отнести на подпись работнику. В дальнейшем новые данные можно вносить вручную.