Личная карточка работника по форме Т2: бланк и образец заполнения

При приёме нового сотрудника на вакантное место в компании составляется личная карточка работника. Заполняет её специалист кадровой службы. Далее рассмотрено предназначение данного документа, структура, форма и особенности заполнения, а также показан его образец.

Личная карточка работника

Для чего нужна

Личная карточка – один из элементов учёта кадров, который ведётся отделом по управлению персоналом. Она содержит полную и подробную информацию о каждом сотруднике со дня его вступления в должность до увольнения. Специалист кадрового отдела заполняет данный документ самостоятельно, опираясь на предоставленные новым сотрудником документы. Не разрешается, чтобы работник сам заполнял данную карточку.

Как только был подписан трудовой договор с новым наёмным работником, на него заводится личная карточка. Она ведётся на протяжение всего процесса работы и может пополняться новыми сведениями. Собираемые данные должны быть в рамках рабочего процесса и не нарушать право на неприкосновенность частной жизни.

Форма

Разработана Форма Т2 для ведения личных карточек сотрудников в едином формате, которая утверждена Госкомстатом. Однако с 2013 года разрешено применять самостоятельно разработанный документ подобного назначения (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Внутреннюю форму личной карточки должен утвердить руководитель предприятия.

Образец по Форме 2 показан ниже.

Личная карточка Форма Т2

Документы, необходимые для заполнения

Специалист отдела кадров не может заполнять учётную карточку только со слов нового сотрудника. Желательно, чтобы вся вносимая в карточку информация подтверждалась оригиналами документов или справками. Здесь могут понадобиться:

  • внутренний паспорт;
  • диплом об образовании, наличии степени (магистр, бакалавр, специалист и др.);
  • документы, подтверждающие дополнительные знания (например, сертификаты квалификации для бухгалтеров, сертификаты, подтверждающие знания языков и др.), если они необходимы в должности;
  • документы воинского учёта (для мужчин);
  • приказ о приёме на работу с номером и датой;
  • свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • трудовая книжка или документальное подтверждение стажа.

Структура личной карточки

Карточка работника по Форме 2 имеет строгую структуру и состоит из 11 разделов. Форма 2 состоит из четырёх страниц. В них отражаются:

  1. Общие сведения.
  2. Воинский учёт.
  3. Приём на работу, переводы на другую работу.
  4. Аттестация.
  5. Повышение квалификации в организации.
  6. Профессиональная переподготовка.
  7. Награды, почётные звания.
  8. Отпуск.
  9. Социальные льготы.
  10. Дополнительные сведения.
  11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Если в компании используется своя форма личной карточки, то какие-то разделы могут опускаться или добавляться. Но, в любом случае, стандартная общая информация о каждом сотруднике должна присутствовать:

  • ФИО, адрес, данные о рождении, профессиональном уровне, стаже;
  • состав семьи;
  • воинский учёт;
  • учёт событий, происходивших с сотрудником в период работы: перевод, повышение в должности, выход в отпуск, повышение квалификации, прохождение обучения и др.

Рассмотрим более подробно, что вносится в каждый раздел.

«Шапка»

Карточка начинается с длинной таблицы, где указываются важные идентификационные данные.

Шапка

На самом верху вносится полное название предприятия.

После этого в таблице указываются:

  • дата открытия карточки сотрудника;
  • табельный номер, который отдел кадров присваивает каждому работающему;
  • налоговые и пенсионные данные.

В строке «Алфавит» ставят первую букву или первые две буквы фамилии человека. Это нужно для ведения картотеки.

Следующая строка «Характер работы» может содержать один из двух вариантов:

  • «постоянно», если с сотрудником подписан бессрочный трудовой контракт;
  • «временно», если контракт срочный.
Читайте также!  Как составить приказ о создании комиссии

Далее уточняется вид работы и пол.

Общие сведения

Один из самых объёмных разделов карточки. В правом углу проставляется номер и дата трудового договора согласно приказа. После заполняется информация о вновь нанятом гражданине:

  • ФИО, дата и место рождения;
  • гражданство – страна прописывается полностью, например, Российская Федерация (не «РФ»), Республика Казахстан (не «РК»);
  • владение иностранном языком (три варианта по ОКИН – читает и переводит со словарём, может объясняться, свободное владение);
  • образование и сведения о дипломе (номер, дата, название специальности);
  • стаж работы – чаще всего указывается общий стаж, но есть ещё графы для указания непрерывного стажа и дающего право на льготы;
  • сведения о браке – если в паспорте есть запись, то достаточно написать «состоит в зарегистрированном браке», если записи нет, то настойчиво заставлять работника рассказывать о своём семейном положении не нужно. Информацию работник должен предоставить по собственному желанию.
  • состав семьи – уточняется ФИО и год рождения отца, матери, жены и детей;
  • информация о паспорте;
  • адрес, постоянный и временный;
  • контакты — номер мобильного, e-mail.

Воинский учёт

Следующий раздел касается воинского учёта. Он заполняется чаще всего для работников – представителей мужского пола. Бланк показан ниже.

Воинский учёт

Информация вбивается с двух документов: военный билет и удостоверение призывника. Если воинских званий несколько, то заносится  последнее.

Данный раздел имеет повышенную значимость, поэтому достоверность заполненной информации удостоверяется подписями как специалиста по кадрам, так и самим сотрудником.

Приём на работу и переводы

Здесь необходимо заполнить таблицу с данными о том, когда рабочий приступил к своим обязанностям. Если сотрудник был переведён на другую должность или в другой департамент, то об этом также вносится соответствующая запись:

  • текущее число;
  • структурное подразделение;
  • должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации;
  • оклад или надбавка при переводе;
  • основание (приказ).

Каждая строка заполняется на основании изданного приказа с номером и датой. Как только запись сделана, сотруднику необходимо ознакомиться с ней, проверить правильность данных и поставить подпись в последнюю графу таблицы.

Аттестация

Специалисту по кадрам необходимо заполнить таблицу по проводимой аттестации, состоящую из пяти граф, показанных ниже.

Аттестация

Чаще всего крупные компании периодически проводят аттестацию сотрудников  в соответствии с внутренними нормативными актами. В мелких же организациях такая процедура может отсутствовать, тогда данную таблицу можно оставить пустой.

Повышение квалификации и переподготовка

За время работы  специалист может повышать свой квалификационный уровень, посещать различные тренинги, образовательные программы при вузах и других организациях. Об этом надо внести запись: когда был начат и закончен процесс, как называется образовательное учреждение, какой документ получил сотрудник (сертификат, свидетельство, удостоверение), внести его полные реквизиты (серию, дату, номер).

Сотрудник может также получить переподготовку по другой специальности. Здесь подтверждением и основанием может быть свидетельство или диплом.  Если работник не обучался за период работы в компании, то данные разделы оставляют пустыми.

Награды

Если гражданин имеет почётные звания и поощрения, то об этом есть отметка в трудовой книжке. Их необходимо перенести в его личную карточку. Сюда относятся:

  • почётные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы, выпускаемые на предприятиях;
  • государственные награды, в частности, о присвоении государственных почётных званий (обязательно наличие указа или иного решения);
  • поощрения и награждения, которые предусмотрены законами России или внутренним коллективным договором, уставом или другими подобными документами.
Читайте также!  Как рассчитать среднесписочную численность работников

Отпуск

Кадровик делает подробную запись  обо всех отпусках, которые предоставлялись сотруднику, и заполняет таблицу из 7-ми граф. Это может быть:

  • основной ежегодный отпуск, который оплачивается и, согласно главе 19 ТК РФ, должен быть не меньше 28 дней,
  • дополнительный отпуск (на вредных производствах, при особенных условиях работы, ненормированном графике и др.);
  • без сохранения оклада (без содержания).

В таблице надо уточнить не только вид отпуска, но и его длительность, конкретно указав даты начала и окончания, число дней. Также необходимо внести данные приказа (дату, номер) на отпуск, который обязательно издаётся в компании.

Социальные льготы

Льготы предоставляются отдельным категориям населения:

  • инвалидам;
  • студентам;
  • несовершеннолетним работникам;
  • пенсионерам;
  • донорам.

Сотруднику необходимо предоставить документ, подтверждающий возможность получать льготы.

Если данный факт подтверждён, то работодатель может в соответствии со своей социальной политикой и коллективным договором предоставлять льготы, которые могут иметь следующие формы:

  • оплачиваемый учебный отпуск (для студентов);
  • отпуск в удобное время (1 месяц);
  • отпуск без сохранения зарплаты (2 месяца) и др.

Дополнительные сведения

Сюда вносится любая дополнительная информация, которая важна для трудового процесса и не была отражена в предыдущих пунктах либо для неё не хватило места. Это могут быть:

  • данные об обучении сотрудника в текущий момент (название учреждения, дата поступления, планируемый выпуск);
  • данные о повышении квалификации сотрудника ранее, до подписания с ним трудового договора;
  • информация о наличии дополнительных профессий, если было недостаточно места в первом разделе;
  • информация о работнике-инвалиде: подтверждающий документ, заключение медицинской организации о возможностях гражданина и рекомендуемых условиях труда;
  • наличие водительских прав, загранпаспорта;
  • возможность ездить в командировки (с какой периодичностью) и др.

Основание прекращения трудового договора

Если сотрудник увольняется, то делается запись в данный заключительный раздел. Необходимо сделать ссылку на статью ТК РФ, к примеру:

Ст. 79 — истечение срока договора.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 350-84-13 доб 680
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Ст. 80 — увольнение по собственному желанию.

Также надо внести информацию об изданном приказе или распоряжении. После этой записи специалист по кадрам и сотрудник ставят свои подписи.

Скачать чистый бланк личной карточки и образец её заполнения

Электронный или бумажный вариант

Законодательно не закреплено, в каком именно виде необходимо вести формы Т2 —  электронной или бумажной.  Важно помнить, что новому сотруднику необходимо проверить достоверность внесённых данных и поставить подпись. Кроме того, позже по мере внесения записей в трудовую книжку их надо продублировать в карточке. Сотрудник должен ознакомиться с ними и поставить роспись.

Личная карточка – это постоянно изменяющийся документ, который пополняется новыми данными о работнике. По этой причине её нельзя вести только в электронном формате. Заполнив карту на компьютере, её надо распечатать и отнести на подпись работнику. В дальнейшем новые данные можно вносить вручную.

Автор: Сергей Ильин

Профессор права и юриспруденции, Экономист МЭО

Статьи по теме
Оставить комментарий