Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии

Сейчас довольно часто можно встретить в объявлениях о поиске секретаря-делопроизводителя. Данный факт отражает нынешнюю востребованность этой профессии. Этот работник является незаменимым на предприятии, так как его прямой обязанностью является обработка большого количества документации. Чем еще входит в его компетенцию? И почему в последнее время он стал таким востребованным? Необходимо разобраться в этом подробнее.

Основы профессии секретаря делопроизводителя

Как правило, у каждого среднего и крупного предприятия имеется в штате сотрудников делопроизводитель. В основном этот работник занимается только бумажной работой, что собственно и является его прямой обязанностью. Такая профессия может ошибочно восприниматься как довольно скучная и неинтересная. На самом деле масштабы созданного на предприятии документооборота поражают, и с ним разбирается данный сотрудник.

Секретарь делопроизводитель

Секретарь делопроизводитель

Именно для структурирования и обработки документооборота на предприятии и необходим делопроизводитель. Выделяют пять основных обязанностей и функций, ложащихся на плечи этого работника:

  • Обработка и ведение всего документооборота в организации;
  • Постоянные звонки и разговоры с клиентами;
  • Учет и использование приходящей корреспонденции;
  • Постоянный контроль документации, которой занимаются другие работники;
  • Отправление документов в архив.

Как уже стало понятно, секретарь-делопроизводитель должен обладать соответствующими навыками, и быть знакомым с нормами и правилами делопроизводства.

Конечно, можно обучится всему необходимому на предприятии, но лучше до этого потратить время на хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности профессии

Каким является идеальный делопроизводитель на предприятии? Ведь возложенные обязанности и условия в которых он находится не проходят бесследно. И таких факторов довольно много. Но, отдельно выделить личные качества, которые наиболее подойдут для такой работы. Что именно будет требоваться от работника:

  • Аналитический склад ума. Это необходимо для того, чтобы максимально быстро разбираться с большим объемом документов и при этом принимать правильные решения;
  • Возможность концентрироваться на протяжении долгого времени на одной проблеме;
  • Возможность выполнять несколько поручений в одно время. К примеру, это могут быть звонки клиентам и обработка документации;
  • Развитая память, так как постоянно будет необходимо что-нибудь запоминать;
  • Ответственность;
  • Коммуникабельность и доброжелательность;
  • Спокойствие стрессоустойчивость. Поскольку работа иногда может идти в очень быстром темпе;
  • Быть восприимчивым к возможной критике в свою сторону;
  • Поставленная правильная и четкая речь.

Если сотрудник обладает вышеперечисленными качествами, то в таком случае он будет легко справляться с работой. Однако, у данной специальности существуют медицинские противопоказания, в случае если претендент будет иметь следующие проблемы:

  • Проблемы с органами дыхания. Астматикам категорически запрещается такая пыльная работа;
  • В случае если у работника есть болезни или пороки сердца. Сюда же входит аритмия и гипертония;
  • Всевозможные нервные расстройства.
Читайте также!  Центр занятости: как встать на учёт на биржу труда

Если их у работника нет, то в таком случае для его работы в качестве делопроизводителя не существует никаких преград.

Круг обязанностей секретаря делопроизводителя

На сегодняшний день фактически в каждом населенном пункте на предприятии работает делопроизводитель. Он имеет ряд своих должностных обязанностей, которые необходимо четко и правильно выполнять. Рассмотрим их:

  • Принимать и обрабатывать всю поступающую корреспонденцию. Так делопроизводитель должен провести регистрацию письма, после чего направить его адресату. Если в нем указаны предписания, то необходимо будет проконтролировать их исполнение. После чего подобного рода информация записывается в журналы и карточки из которых в последствии будет составлен банк данных;
  • Должен сопровождать документ на всех стадиях оформления. А именно подготовить его, после чего оформить в соответствии с правилами и стандартами. В последствие принять и обработать его и отправить на хранение в архив. Кроме того, делопроизводитель в случае востребования какого-то документа должен быть готовым быстро предоставить его;
  • Проведение учета отправленных и принятых бумаг и документов. Прежде всего необходимо для того, чтобы ничего не потерять;
  • Проведение архивации документации. Здесь важно отметить, что этот процесс должен быть максимально четким, так как в случае востребования документа он должен быть быстро найден;
  • Правильный подход при создании справочной базы и ее последующем ведении. Очень важно, чтобы в последствии можно было быстро найти необходимый документ;
  • Проведения контроля за оформлением и подписанием документа. Ведь в случае если документ быть неверно составлен его действие может быть аннулировано либо же создаст проблемы предприятию;
  • Принятие ответственности за всю документацию на предприятии.

С перечнем возложенных предприятием обязанностей может справиться только делопроизводитель, имеющий специальную подготовку. Стоит отметить, что все обязанности, возложенные на него, максимально оптимизируют его работу и делают ее эффективной и быстрой.

Должностная инструкция главного инженераЧто написано в должностной инструкции главного инженера? Об этом вы узнаете в нашей статье.

Здесь указаны права и обязанности кладовщика, его должностная инструкция.

Что должен уметь и знать электрик? Об этом вы узнаетет тут максимально подробно.

Специфика работы

Как правило, работа предприятия или организации зависит от потока ее внутренних и внешних документов. А вот как раз их систематизацией и последующим переформатирование в отлаженный бюрократический магазин занимается делопроизводитель. Интересно, что даже в государственных учреждениях таких как детский сад или школа, объем документации также находится на большом уровне.

Читайте также!  Прогул на работе из-за плохой погоды теперь считается уважительной причиной

Садики стоит даже выделить в связи с тем, что они в соответствии с относительно недавно принятым законопроектом «об образовании» были наделены большей автономией и расширили свой спектр прав.

Работа секретаря-делопроизводителя

Работа секретаря-делопроизводителя

Также это может касаться и других видов деятельности, в том числе научной и кадровой. Непосредственно руководство таких организаций ведет свою деятельность по направления изначально установленным в уставе предприятия. При этом для фирмы жизненно важным является проведение переговоров, деловой переписки и подписание договоров. Все эти факторы прежде всего влияют на документооборот внутри самого предприятия. И весь этот объем нужно систематизировать и обработать. В связи с этим у секретаря делопроизводителя возникает обязанность изучать и распределять документы по их классификации:

  • Относящиеся к распорядительным;
  • Относящиеся к информационным и справочным;
  • Относящиеся к организационным;
  • Относящиеся к кадровым;
  • Относящиеся к финансовым и техническим.

После классификации документы нужно систематизировать, только после чего отправлять их для выполнения.

Важные функции секретаря делопроизводителя

При составлении должностной инструкции, нужно тщательно изучить и учесть функциональные обязанности секретаря делопроизводителя.

При этом важно не путать их с должностными, так как между этими определениями существует серьезная разница.

Функциональные обязанности подразумевают в первую очередь те основные действия, которые должен взять на себя секретарь делопроизводитель:

  • Это обработка все приходящий документов, после чего следует занесение их в регистр и отправка согласно классификации, в подразделение;
  • Проведение учета и контроля при документообороте, а также слежение за исполнением;
  • После обработки документации отправка ее к указанному адресату;
  • Проведение организации для максимально лучшего хранения документации.

Здесь были перечислены основные положения, согласно которым организовывается работа делопроизводителя. Стоит отметить, когда указывается или отмечается о должностных обязанностях, то подразумевается функции, которые будет выполнять сотрудник в организации. Поэтому вышеперечисленные действия были изначально рассчитаны на определенную структуру, созданную внутри компании.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя – права и обязанности

Отметим также и важность того, что на секретаря накладываются не только обязанности, но и определенные права. К ним относится непосредственно возможность ознакомится с рабочим проектом.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 350-84-13 доб 680
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

В случае если секретарь обнаружил в силу своей компетенции недостатки или ошибки в нем, то он обладает правом обратить внимание руководства на них.

Статьи по теме
Оставить комментарий