Оформление приказа о выплате материальной помощи

Для правильного оформления приказа о материальной помощи необходимо учесть нормы действующего в России законодательства в сфере налогообложения и трудового права. В данной статье пойдет речь об особенностях разработки приказа на выплату денежной поддержки работнику организации. Для того чтобы упростить процесс составления документа, мы приведем пример грамотного оформления приказа и бланк-шаблон.

Общее представление о приказе

Материальная помощь – это форма поддержки сотрудников компании, которые попали в определенную жизненную ситуацию. Она имеет социальный характер и не является обязательной.

Обычно наниматель принимает решение о начислении сотруднику организации денежной помощи, если:

• он находится в трудной жизненной ситуации (к примеру, произошел пожар, умер родственник, нужны средства на лечение/лекарства);
• произошло радостное событие (к примеру, свадьба, рождение ребенка, юбилей).

Основания для выдачи материальной поддержки могут быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в коллективном контракте). Однако если у работника возникла ситуация, не прописанная в данных документах, то руководство сможет принять решение о денежной помощи сотруднику в индивидуальном порядке на основании поданного им обращения. Распоряжение о предоставлении финансовой поддержки должно быть оформлено в виде приказа руководителя фирмы.

Приказ на выплату денежной поддержки работнику организации должен быть оформлен в соответствии с действующими правилами делопроизводства и содержать ключевую информацию. Если данный документ не будет грамотно оформлен, то он не сможет выступить основанием для того, чтобы начислить и выдать материальную помощь сотруднику компании. Важно, чтобы выпущенный приказ не противоречил нормам отечественного права.

Материальная помощь может быть предоставлена:

• в форме денежной суммы;
• в виде вещей;
• в форме услуг (например, юриста, специалистов по ремонту домов и пр.).

Если материальная помощь представлена в форме фиксированной надбавки к оплате труда, которая выплачивается ежемесячно, то выплата осуществляется автоматически и нет необходимости в регулярном издании приказа. В таком случае достаточно выпустить одно распоряжение, в котором будет расписано, когда и в каком размере предусмотрены выплаты. При начислении однократной социальной выплаты выпуск соответствующего приказа является обязательным условием ее назначения.

Приказ необходим для обоснования:

• типа выплаты;
• процедуры начисления мат. помощи для бухгалтера;
• вычисления НДФЛ и прочих налогов/сборов/отчислений.

Правовое регулирование

Законодательная база для формирования приказа о предоставлении финансовой помощи:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• внутриведомственные правовые акты по отношению к разным категориям работников (например, к учителям/преподавателям, медикам, работникам в сфере культуры и пр.);
• внутрифирменные правовые акты (например, коллективное соглашение, положение о предоставлении мат. поддержки сотрудникам);
• инструкции по вопросам делопроизводства.

Согласно положениям отечественного Трудового кодекса, каждый предприниматель имеет право на издание локальных правовых актов по вопросам трудовых взаимоотношений с наемными работниками. В данном документе также прописаны нормы формирования оплаты труда и принципы фиксации дополнительных гарантий сотрудникам и различных надбавок. Помимо этого, в Трудовом кодексе написано, что коллективный контракт – это акт, который регулирует социальные и трудовые взаимоотношения. Он позволяет установить правила предоставления финансовой помощи сотрудникам организации (в качестве социальной поддержки, а не надбавки к оплате труда).

В Налоговом кодексе (статьи 217, 422) и Федеральном законе «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (статье 20, пункте 2) говорится о последствиях предоставления денежной помощи сотрудникам в целях правильного вычисления НДФЛ и отчислений в Фонд соц. страхования.

Наличие внутрифирменных нормативных актов дает следующие преимущества:

• на локальные документы можно ссылаться при подготовке бумаг, связанных с предоставлением финансовой помощи;
• и работники, и наниматель понимают, в каких ситуациях и как именно производится начисление денежной помощи.

Особенности разработки приказа

Приказ о выплате материальной помощи оформляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать следующие сведения:

• официальное название физического/юридического лица (того, кто выпускает приказ);
• номер издаваемого приказа;
• день постановки руководителем на документе своей подписи;
• наименование населенного пункта, где производится подготовка приказа;
• наименование документа;
• ссылка на основание для выпуска приказа (это документы, на базе которых было решено выдать мат. помощь);
• описание обстоятельства, которое послужило основанием для начисления денежной помощи (к примеру, свадьба, смерть родственника и пр.);
• должность работника, которому оказывается материальная поддержка, место исполнения его трудовых обязанностей (наименование филиала или структурного подразделения), полное имя;
• форма и величина мат. помощи (денежное значение указывается в российских рублях);
• сведения для отдела бухгалтерии (время выплаты, порядок и пр.);
• перечисление документов, которые прилагаются к приказу (к примеру, справки и свидетельства);
• день вступления приказа в силу;
• расшифровка должности лица, которое уполномочено подписывать приказ, его подпись, печать фирмы.

Если денежная поддержка будет оказана в несколько этапов, то в тексте приказа должно быть прописано то, когда и в каком размере должны быть произведены выплаты. Также указывается общая сумма мат. помощи. Если помощь будет предоставлена в виде вещей/услуг, то в документе должен быть представлен их реестр и дана стоимостная оценка. Это необходимо для исчисления налогов и взносов.

Так же вы можете ознакомиться с бланками приказа при рождении ребёнка и приказа о выплате материальной помощи в связи со смертью родственника.

Основания для выпуска приказа

В качестве непосредственного основания для предоставления финансовой поддержки сотруднику фирмы служит заявление, полученное от него. Законодательно не запрещено назначение денежной помощи работнику по инициативе нанимателя. В каждом конкретном случае возможно свое документальное основание.

Наиболее популярные основания:

• бумаги, удостоверяющие расходы на прохождение лечения в больнице, покупку лекарств;
• документ, подтверждающий регистрацию брака работником фирмы;
• удостоверение о рождении ребенка у сотрудника организации;
• документы, свидетельствующие о факте чрезвычайного происшествия (к примеру, может произойти пожар, ураган, наводнение, землетрясение и пр.);
• удостоверение о смерти близкого родственника сотрудника организации и пр.

Процесс выпуска приказа значительно проще, если присутствуют следующие документы:

• внутрифирменный нормативный акт о финансовой помощи сотрудникам;
• заявка работника на мат. помощь;
• бумажное подтверждение причины обращения к нанимателю за денежной помощью;
• резолюция директора по вопросу предоставления мат. помощи.