Оформление приказа о выплате материальной помощи

Для правильного оформления приказа о материальной помощи необходимо учесть нормы действующего в России законодательства в сфере налогообложения и трудового права. В данной статье пойдет речь об особенностях разработки приказа на выплату денежной поддержки работнику организации. Для того чтобы упростить процесс составления документа, мы приведем пример грамотного оформления приказа и бланк-шаблон.

Материальная помощь

Общее представление о приказе

Материальная помощь – это форма поддержки сотрудников компании, которые попали в определенную жизненную ситуацию. Она имеет социальный характер и не является обязательной.

Обычно наниматель принимает решение о начислении сотруднику организации денежной помощи, если:

  • он находится в трудной жизненной ситуации (к примеру, произошел пожар, умер родственник, нужны средства на лечение/лекарства);
  • произошло радостное событие (к примеру, свадьба, рождение ребенка, юбилей).

Основания для выдачи материальной поддержки могут быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в коллективном контракте). Однако если у работника возникла ситуация, не прописанная в данных документах, то руководство сможет принять решение о денежной помощи сотруднику в индивидуальном порядке на основании поданного им обращения. Распоряжение о предоставлении финансовой поддержки должно быть оформлено в виде приказа руководителя фирмы.

Приказ на выплату денежной поддержки работнику организации должен быть оформлен в соответствии с действующими правилами делопроизводства и содержать ключевую информацию. Если данный документ не будет грамотно оформлен, то он не сможет выступить основанием для того, чтобы начислить и выдать материальную помощь сотруднику компании. Важно, чтобы выпущенный приказ не противоречил нормам отечественного права.

Материальная помощь может быть предоставлена:

  • в форме денежной суммы;
  • в виде вещей;
  • в форме услуг (например, юриста, специалистов по ремонту домов и пр.).

Если материальная помощь представлена в форме фиксированной надбавки к оплате труда, которая выплачивается ежемесячно, то выплата осуществляется автоматически и нет необходимости в регулярном издании приказа. В таком случае достаточно выпустить одно распоряжение, в котором будет расписано, когда и в каком размере предусмотрены выплаты. При начислении однократной социальной выплаты выпуск соответствующего приказа является обязательным условием ее назначения.

Приказ необходим для обоснования:

  • типа выплаты;
  • процедуры начисления мат. помощи для бухгалтера;
  • вычисления НДФЛ и прочих налогов/сборов/отчислений.
Читайте также!  Какая ответственность есть у директора и учредителя по долгам ООО

Правовое регулирование

Законодательная база для формирования приказа о предоставлении финансовой помощи:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации;
  • Налоговый кодекс Российской Федерации;
  • внутриведомственные правовые акты по отношению к разным категориям работников (например, к учителям/преподавателям, медикам, работникам в сфере культуры и пр.);
  • внутрифирменные правовые акты (например, коллективное соглашение, положение о предоставлении мат. поддержки сотрудникам);
  • инструкции по вопросам делопроизводства.

Согласно положениям отечественного Трудового кодекса, каждый предприниматель имеет право на издание локальных правовых актов по вопросам трудовых взаимоотношений с наемными работниками. В данном документе также прописаны нормы формирования оплаты труда и принципы фиксации дополнительных гарантий сотрудникам и различных надбавок. Помимо этого, в Трудовом кодексе написано, что коллективный контракт – это акт, который регулирует социальные и трудовые взаимоотношения. Он позволяет установить правила предоставления финансовой помощи сотрудникам организации (в качестве социальной поддержки, а не надбавки к оплате труда).

В Налоговом кодексе (статьи 217, 422) и Федеральном законе «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (статье 20, пункте 2) говорится о последствиях предоставления денежной помощи сотрудникам в целях правильного вычисления НДФЛ и отчислений в Фонд соц. страхования.

Важно понимать, что в российских законах не прописано то, когда и в каких случаях наниматель должен назначать своим сотрудникам финансовую помощь. Данный вопрос всегда решается администрацией компании самостоятельно.

Наличие внутрифирменных нормативных актов дает следующие преимущества:

  • на локальные документы можно ссылаться при подготовке бумаг, связанных с предоставлением финансовой помощи;
  • и работники, и наниматель понимают, в каких ситуациях и как именно производится начисление денежной помощи.

Особенности разработки приказа

Приказ о выплате материальной помощи оформляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать следующие сведения:

  • официальное название физического/юридического лица (того, кто выпускает приказ);
  • номер издаваемого приказа;
  • день постановки руководителем на документе своей подписи;
  • наименование населенного пункта, где производится подготовка приказа;
  • наименование документа;
  • ссылка на основание для выпуска приказа (это документы, на базе которых было решено выдать мат. помощь);
  • описание обстоятельства, которое послужило основанием для начисления денежной помощи (к примеру, свадьба, смерть родственника и пр.);
  • должность работника, которому оказывается материальная поддержка, место исполнения его трудовых обязанностей (наименование филиала или структурного подразделения), полное имя;
  • форма и величина мат. помощи (денежное значение указывается в российских рублях);
  • сведения для отдела бухгалтерии (время выплаты, порядок и пр.);
  • перечисление документов, которые прилагаются к приказу (к примеру, справки и свидетельства);
  • день вступления приказа в силу;
  • расшифровка должности лица, которое уполномочено подписывать приказ, его подпись, печать фирмы.
Читайте также!  Критерии обязательного аудита для ООО в 2019 году

Если денежная поддержка будет оказана в несколько этапов, то в тексте приказа должно быть прописано то, когда и в каком размере должны быть произведены выплаты. Также указывается общая сумма мат. помощи. Если помощь будет предоставлена в виде вещей/услуг, то в документе должен быть представлен их реестр и дана стоимостная оценка. Это необходимо для исчисления налогов и взносов.

Приказ о выплате материальной помощи

Скачать образец приказа о выплате материальной помощи и чистый бланк.

Так же вы можете ознакомиться с бланками приказа при рождении ребёнка и приказа о выплате материальной помощи в связи со смертью родственника.

Основания для выпуска приказа

В качестве непосредственного основания для предоставления финансовой поддержки сотруднику фирмы служит заявление, полученное от него. Законодательно не запрещено назначение денежной помощи работнику по инициативе нанимателя. В каждом конкретном случае возможно свое документальное основание.

Наиболее популярные основания:

  • бумаги, удостоверяющие расходы на прохождение лечения в больнице, покупку лекарств;
  • документ, подтверждающий регистрацию брака работником фирмы;
  • удостоверение о рождении ребенка у сотрудника организации;
  • документы, свидетельствующие о факте чрезвычайного происшествия (к примеру, может произойти пожар, ураган, наводнение, землетрясение и пр.);
  • удостоверение о смерти близкого родственника сотрудника организации и пр.

Процесс выпуска приказа значительно проще, если присутствуют следующие документы:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 350-23-69 доб 680
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

  • внутрифирменный нормативный акт о финансовой помощи сотрудникам;
  • заявка работника на мат. помощь;
  • бумажное подтверждение причины обращения к нанимателю за денежной помощью;
  • резолюция директора по вопросу предоставления мат. помощи.

Статьи по теме
Оставить комментарий