Сроки сдачи и образцы формы СЗВ-СТАЖ в 2020 году

Постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 немного изменило внешний вид формы СЗВ-СТАЖ, но сроки её сдачи в 2020 году остались прежними – это необходимо сделать до 1 марта, иначе будут начислены штрафы. В сегодняшнем обзоре мы рассмотрим все нюансы, касающиеся её заполнения и подачи.

Когда сдавать

Форма предназначена для отправки ПФР актуальных сведений о стаже штатных и внештатных работников. В отличие от СЗВ-М, которая подаётся каждый месяц, СЗВ-СТАЖ заполняется за прошедший год и сдавать ее нужно до 1 марта.

Если 1 марта пришлось на выходные, допустимый срок подачи отчёта сдвигается на ближайший будний день. Такая ситуация произойдёт в 2020 году, поскольку 01.03.20 – это воскресенье.

Что изменилось в 2020 году

Следует заметить, что в новой форме СЗВ-СТАЖ, актуальной с 06.12.2018, кардинальных изменений не произошло. Основное «тело» документа заполняется точно так же, как и раньше, а корректировки затронули лишь шапку.

В частности, в новой форме СЗВ-СТАЖ с 2020 года не дублируется информация о самом страхователе. Раньше эти сведения указывались в верхней части бланка дважды, что только увеличивало нагрузку на информационные системы и способствовало появлению ошибок из-за опечаток.

Таким образом, новая форма стала компактнее и аккуратнее, но серьёзных изменений она не претерпела. Это значит, что прежние инструкции, которыми в 2018 году руководствовались бухгалтеры при её заполнении за период с 01.01.17 по 31.12.17, по-прежнему актуальны.

Напомним, кардинальные перемены в «пенсионной» отчётности произошли в 2017 году, когда были приняты обновлённые формы и одновременно с этим отменены старые бланки. С тех пор чиновники стараются не вносить существенных коррективов, чтобы страхователи адаптировались к новым реалиям.

Кто должен сдавать

Как уже отмечалось, данная форма аккумулирует сведения о стаже, поэтому её заполняют и подают все страхователи – организации, ИП и иные лица, выступающие в роли нанимателей. Ниже ответим на самые популярные вопросы.

Если в ООО из работников лишь директор, можно ли не заполнять СЗВ-СТАЖ?

Этот вопрос многие кадровики и бухгалтеры трактуют по-своему, но, если обратиться к официальным документам и рекомендациям ПФР, всё сразу становится на свои места. Ответ – нельзя, т.е. даже неработающее ООО обязано подавать СЗВ-СТАЖ, при этом в самой форме необходимо будет указать данные директора.

Эта норма вытекает из аналогичных требований к ежемесячному отчёту СЗВ-М, в частности, ПФР в своём письме № 08-22/6356 (от 6 июня 2016 года) отметил, что сведения по таким лицам сдаются обязательно. Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина и Роструда (№ 03-11-11/14234 и № 177-6-1 соответственно).

Данные разъяснения не касаются напрямую формы СЗВ-СТАЖ, но Пенсионный Фонд на своём сайте 7 февраля 2018 года опубликовал комментарии по типовым ситуациям, где обозначил следующую позицию:

• форму СЗВ-СТАЖ сдают работодатели обо всех сотрудниках, при этом совершенно не имеет значения, получали ли они за отчётный период зарплату;
• число лиц, занесённых в бланк СЗВ-СТАЖ, должно в точности совпадать с количеством лиц, которые отмечались в СЗВ-М.

В общем, из писем ПФР, Минтруда и Роструда следует, что директора всегда нужно отмечать в ежемесячных отчётах СЗВ-М, а если лицо фиксируется в этом бланке, информация о нём автоматически должна раскрываться в СЗВ-СТАЖ. Однако если с директором не заключено трудового договора, то форму подавать на него не нужно. Получается, что, если он является единственным сотрудником, то отчет можно и вовсе не подавать. Данные разъяснения вступили в силу с 2019 года.

Допустимо ли сдавать нулевую форму СЗВ-СТАЖ?

Здесь нужно сразу определиться, что понимать под «нулевой» формой. Если речь идёт про ситуацию, описанную выше, то да, можно указывать сведения только о директоре, являющемся учредителем, указав соответствующие коды и сделав пометки, из которых следует, что он фактически не работал.

Если же речь идёт вообще про пустой бланк, то это недопустимо. Во-первых, сложившаяся практика показывает, что информационная система ПФР не принимает такие отчёты, и, во-вторых, как уже отмечалось, сведения в СЗВ-СТАЖ должны совпадать с СЗВ-М.

На форумах иногда встречаются вредные советы, например, если ООО «пустое», то не нужно подавать СЗВ-М на директора, тогда и проблем с СЗВ-СТАЖ не будет. Это не так, поскольку при таком подходе организация получит сразу два штрафа (по одному на каждую несданную форму).

Что делать ИП, если у него нет работников?

Здесь всё просто – если индивидуальный предприниматель работает исключительно сам, не привлекая наёмный труд, ему не нужно сдавать СЗВ-СТАЖ. ПФР получает информацию о деятельности ИП напрямую.

Что делать ИП, если у него есть работники?

В случае если индивидуальный предприниматель заключал трудовые договоры и договоры ГПХ с другими лицами, он должен подавать форму СЗВ-СТАЖ, при этом не имеет значения продолжительность таких отношений – работник может проработать всего несколько дней, а обязанность ИП по отчёту перед ПФР всё равно возникает.

СЗВ-СТАЖ и лица, занятые частной практикой

Адвокаты, нотариусы и прочие лица, занятые частной практикой, взаимодействуют с ПФР как и ИП, т.е. если они привлекают наёмный труд, то подают сведения по работникам. В случае, когда человек выполняет все обязанности сам, он освобождается от подачи форм СЗВ.

Описание новой формы с 2020 года

Подробные инструкции по её заполнению изложены в приложении №5 к ПП ПФР от 06 декабря 2018 №507п., поэтому мы обратим внимание только на ключевые аспекты.

Основные «технические» требования:

• в случае опечатки применять корректор нельзя;
• данные в поля вносятся печатными большими буквами (например, ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ);
• небольшим фирмам документ СЗВ-СТАЖ можно заполнять в бумажном виде, но использовать ручки красного и зелёного цветов запрещено (желательно делать это чёрными или синими чернилами).

Сам бланк состоит из нескольких разделов. В первом блоке работодатель указывает собственные данные и выбирает тип документа, ставя напротив соответствующего пункта «Х»:

• исходная – стандартная форма, она подаётся за прошлый год;
• дополняющая – этот бланк подаётся в том случае, если ранее сданные сведения не были учтены на ИЛС (лицевых счетах) из-за ошибок/неточностей/пропусков в личных данных перечисленных лиц;
• назначение пенсии – форма этого типа подаётся при одном условии — если отчётный год ещё не завершился, а некоторым людям для оформления пенсии уже сейчас нужно учесть отработанное время.

Во втором блоке отмечается год, за который подаётся отчёт, а третий раздел — самый важный, поскольку здесь указывается подробная информация о персонале. Пристальное внимание следует уделить периодам, на протяжении которых с сотрудником действовал договор, а также специальным кодам.

При работе с графой «Период» нужно помнить следующее:

1. Данный интервал охватывает только отчётный год, например, если работник продолжает исполнять свои обязанности и в новом году, в колонке 7 необходимо указать 31.12.18. Когда придёт время формировать отчёт за 2019 год, в графе 6 по этому лицу нужно будет сделать запись 01.01.19.
2. Если в течение года с работником несколько раз перезаключались договоры, менялись условия труда или сотрудник находился в простое, соответствующие сведения должны указываться в отдельных расположенных ниже строках, при этом ФИО дублировать не нужно.

В графах 8 и 9 специальной кодировкой указываются особые условия и специфика деятельности. Коды перечислены в приложении к порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ, содержащем более 130 страниц и описывающем буквально все возможные варианты.

Коды особых условий труда приведены в таблице ниже.

Пристальное внимание следует обратить на колонку «исчисление страхового стажа», где кодами даются характеристики для того или иного периода работы сотрудника. К примеру, если в 11 графе сделать пометку «ДЕТИ», такая запись будет говорить ПФР о том, что человек находился в отпуске по уходу за ребёнком.

Важное изменение в заполнении с 2020 года – если в графе 11 указан код «ДЕТИПРЛ», то графу 8 можно не заполнять.

Блоки СЗВ-СТАЖ под №4 и №5 заполняются лишь тогда, когда она сдаётся с пометкой «Назначение пенсии». При подаче стандартного (исходного) отчёта эти поля остаются пустыми. Что же касается их заполнения, то в блоке №4 напротив пунктов «да» или «нет» бухгалтер должен крестиком сделать пометку, поясняющую, были ли уплачены взносы за интервалы, расшифрованные в таблице.  В блоке №5 по аналогичной схеме делается пометка о том, перечислялись взносы по договорам негосударственного страхования или нет.

Образцы заполнения

Пример №1. Предположим, бухгалтер организации работает в Брянске, детей не имеет, весь год трудился непрерывно. При таких исходных данных бланк будет выглядеть следующим образом.

Пример №2. Сотрудник организации работает менеджером оптовой базы в условиях крайнего севера. В этом случае потребуется код РКС, который заносится в 11 графу таблицы.

Пример №3. Усложним задачу – пусть работник работал на крайнем севере шахтёром до 15 июня, после чего был отстранён от работы до 15 июля по своей вине. С 16.07 сотрудник снова приступил к выполнению обязанностей.

В данном случае потребовалось задействовать сразу 4 специальных кода, характеризующих специфику работ и местности, а в самой таблице было сделано 3 последовательных записи.

Разумеется, во всех представленных выше примерах мы привели по одному работнику просто для упрощения образцов заполнения, но на практике эти таблицы должны содержать сведения обо всех лицах, которые официально отработали в организации день и более.

Кроме этого, следует помнить о том, что вместе с СЗВ-СТАЖ сдаётся заполненная форма ОДВ-1.

Частные случаи и ситуации

Отдельного внимания заслуживает порядок заполнения и обработки СЗВ-СТАЖ в случаях увольнения сотрудника и ликвидации фирмы. На самом деле если речь идёт про сокращение штата или расторжение трудового договора, в алгоритме формирования рассмотренной сегодня формы ничего не меняется.

Единственное, что нужно учитывать, так это специфику 14 графы таблицы, поскольку дата в ней ставится лишь при увольнении человека 31 декабря. В остальных случаях она остаётся незаполненной.

Гораздо интереснее ситуация складывается непосредственно с документооборотом, а именно в день увольнения сотрудника работодатель обязан сразу же выдать ему копию сведений о стаже. Нарушение этого требования влечёт за собой штрафные санкции.

Сотрудник также имеет право в любой момент запросить у страхователя информацию о стаже. В данном случае работодатель должен в 5-дневный срок предоставить ему соответствующую выписку, исключив из неё личные данные других работников.

При ликвидации организации (или принятии предпринимателем решения прекратить деятельность) порядок сдачи отчёта кардинально меняется, а именно, форму необходимо передать в ПФР в течение месяца после подписания ликвидационного баланса (подачи заявления на закрытие ИП). Просрочка даже на один день карается стандартным штрафом — 500 руб. за каждое застрахованное лицо (1000 руб., если отчётность подаётся в электронном виде).