Книга учета БСО и как ее заполнять?

Продавая товары и предоставляя услуги, предприниматели осуществляют расчетные операции с помощью кассового аппарата. Закон допускает его отсутствие у субъектов предпринимательской деятельности, предоставляющих услуги населению. В таком случае обязательно во время расчета с физическими лицами выдают бланки строгой отчетности (БСО). Такого рода документ свободно можно приобрести в типографии, или собственноручно разработать его форму, соблюдая требования к внешнему виду.

Значение БСО для предпринимателя и механизм их учета?

Учет оборота бланков на предприятии является обязательной мерой. Для этого существует книга учета БСО, содержащая сведенья о поступлении, использовании и списание каждого отдельно взятого документа. Что же она представляет собой и как правильно ее заполнить? К группе БСО принадлежат документы, которые подтверждают оплату стоимости предоставленных услуг.

Книга учета БСО

Например, путевка, талон за проезд или любой другой, абонемент и т.п. Предприятия используют такого рода бланки, если:

• принадлежат к группе предприятий-плательщиков ЕНВД (единого налога на временный доход);
• осуществляют деятельность согласно патентной системе налогообложения;
• имеют удаленное территориальное расположение.

Такие субъекты предпринимательской деятельности ведут журналы учета. БСО приравнивается по значению к кассовым чекам, потому как имеет обязательную реквизитную часть и нумерацию. Необходимо уделять должное внимание ведению учета бланков и соблюдать все правила их хранения. Помните, БСО нельзя использовать для расчетных операций с другими предприятиями, они предназначены для взаимодействия с физическими лицами.

Книга учета БСО предназначена для документирования поступлений и использования бланков, подлежащих строгой отчетности. Номерные коды закупленных типографские бланков, которые поступают в распоряжение предприятий, должны быть отмечены с левой стороны книги, а справой – ведется их списание (в том числе из-за порчи БСО с соответствующей пометкой). Так, во время проверки книги контролирующей службой существует возможность отследить движение любого отдельно взятого документа.

На усмотрение субъекта предпринимательской деятельности могут использоваться типографские или собственноручной разработки БСО. Используя первый вид бланков, книга подлежит ведению в обязательном порядке. В случае со вторым видом, ведется автоматический учет, к которому не выдвигаются особые требования. Если обязанности, которые касаются ведения книги, не выполняются, на компанию налагается штраф либо применяются другие меры наказания. Кто же отвечает за надлежащее оформление журнала учета БСО?

Назначение ответственного за ведение книги учета

Как правило, в обязанности руководителя входит назначение ответственного за оформление журнала учета БСО предприятия работника. Это в обязательном порядке утверждено приказом и закреплено в учетной политике компании, как и особенности заполнения самой книги. С момента выхода приказа назначенный работник становится подотчетным лицом. Обычно руководитель поручает эту функцию одному из сотрудников бухгалтерского отдела. В любом случае с работником заключают договор материальной ответственности, включающий функции:

• оприходования;
• хранения документов;
• выдачи БСО взамен принятых наличных денежных средствах;
• контроля за документооборотом, включая оформление книги учета.

Если используются нетипографские бланки, схема та же. Назначается конкретный сотрудник, а все остальные отстраняются от этого документооборота. Индивидуальные предприниматели, которые не прибегают к наемному труду, обязаны заполнять книгу учета БСО собственноручно.

Особенности заполнения журнала учета БСО

Данные книги учета БСО могут быть систематизированы по нескольким критериям, таким как:

• наименование;
• номер;
• серия БСО.

Нумерация и серийность бланка устанавливается предприятием, если БСО разработан им самостоятельно. При приобретении бланков в типографии им уже присвоены такие данные.

Если книга заполняет вручную, не допускается наличие исправлений, помарок или подчисток. В журнал вносится информация о поступлении бланков строгой отчетности и выдаче ответственному лицу. Так как книга ведется для учета документооборота, то записей о поступлении денежных средств в нее вносить не нужно.

Заполненная книга учета БСО

Поступление бланков требует внесения в журнал наименования, номера, серии и количества бланков. Под записью обязательно подписывается ответственный за ведение книги сотрудник. При выбытии документа производится аналогичная запись в правой стороне журнала. Если бланк необходимо списать, обязательно нужно указывать причину списания и сведенья о документе, сопровождающем осуществленную операцию.

Чаще всего списания требуют изначально бракованные бланки или испорченные в ходе ошибочного заполнения. Они должны прилагаться к журналу, поэтому не могут быть просто выброшены. Также форма может быть списана, если она не используется в предпринимательской деятельности субъекта. Ксерокопии бланков, у которых истек срок архивации, должны быть списаны.

Как только закончится срок хранения, документы с браком могут быть уничтожены на основании составленного акта. Для этого назначается комиссия с утвержденным приказом по предприятию составом.

Штрафные санкции

В случае утери незаполненного БСО никакого наказания не предусмотрено, но руководитель имеет право произвести взыскание стоимости утраты с ответственного сотрудника. Если это обнаружил не руководитель, а инспектор ИФНС (Инспекции федеральной налоговой службы), подотчетное лицо будет оштрафовано в связи с нарушением правил хранения документации.

Размер штрафа за нарушение правил хранения БСО варьируется в пределах от 2 тыс. руб. до 3 тыс. руб.

Сроки хранения БСО

Что касается хранения бланков, законодательство предусматривает ряд требований к предпринимателю. Во-первых, в обязанности субъекта предпринимательской деятельности входит создание условий хранения бланков строгой отчетности в полной безопасности. По окончанию рабочего дня бланки проходят процедуру опечатывания, после чего их помещают в сейф, металлический ящик или спецпомещение (например, кабинет бухгалтера).

Хранение документации

БСО, их ксерокопии либо отрывные части хранятся на предприятии в течение 5 лет. В конце месяца после проведенной инвентаризации существует возможность проведения утилизации документации. Как упоминалось, для этого необходим акт о ликвидации, составленный комиссией. Неиспользованные БСО не имеют ограничений в сроках хранения.

Что такое бланки строгой отчетности и как их вести? Читайте об этом в нашей статье.

Здесь вы узнаете, как правильно вести журнал учета путевых листов.

Чтобы правильно заполнить журнал инструктажа по технике безопасности, прочтите эту статью.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

Процедуру инвентаризации БСО на предприятиях, как правило, проводят в одно время с кассовой инвентаризацией. Ее основным предназначением является контроль за надлежащим исполнением правил хранения и использования бланков, а также выявление остатков либо недостачи. Для этого составляется комиссия, утверждается ее состав. По результатам проверки заполняется форма ИВН-16 в двух экземплярах.

Если выявлено недостачу бланков, комиссия обязательно указывает ее причины и мероприятия, которые смогу предотвратить ее повторение. Как упоминалось ранее, наказания за утерю БСО законодательством не предусмотрены, но работодатель может на свое усмотрение прибегнуть к дисциплинарному взысканию с материально ответственного лица.

Несмотря на простоту оформления бланков строгой отчетности, субъект предпринимательской деятельности должен выполнять ряд требований, касающихся их учета и хранения. Наличие книги учета БСО на предприятии, которое выдает такие бланки физическим лицам за предоставленные услуги, обязательно. Очень важно, вести ее правильно и регулярно сверять точность сведений с результатами инвентаризации. Так как в противном случае законодательством предусмотрена административная и налоговая ответственность.