Журнал учета путевых листов и как правильно его вести?

На сегодняшний день крупные компании и предприятия, использующие для осуществления своей деятельности различные разновидности транспорта, которые необходимы для грузовых перевозок товара или же транспортировки пассажиров, на законном основании обязаны выдать водителям этих машин путевые листы.

Общее понятие путевого листа

Такой лист, как правило служит в роли первичного документа для того, чтобы осуществлять контроль расхода топлива и фиксирования общего километража проехавшей машины. Выдача должна осуществляться один раз за рабочую смену водителя. Чаще всего она выдается в начале рабочего дня. Также в случае если водитель отправляется в длительную командировку, то она может быть выдана на срок не более одного календарного месяца. О такой справке в обязательном порядке должна быть совершена запись в специальном журнале.

Путевой лист — образец

Отметим, что особенно они важны для крупных организаций, в которых осуществляется довольно много грузовых перевозок или же поездок ее представителей. Здесь отдельно стоит выделить предприятия, занимающиеся транспортными перевозками, у которых на счету числятся маршрутки, трамваи и автобусы. Также такие те предприятия которые специализируются на перевозках товара.

Согласно законодательству Российской Федерации компании, юридические лица и индивидуальные предприниматели которые из-за сферы своей деятельности используют транспортные средства, имеют обязательства о выдаче путевого листа его водителю. Исходя из этого положения можно сделать вывод, что путевой лист — это документ, предоставляющий право водителю использовать транспортное средство компании.

Для большинства автотранспортных компаний законодательно требуется выдавать такие листы каждый день, исключением являются лишь случаи, когда водитель отправляется в длительную командировку. Остальные же компании имеющие транспортные средства, могут выдавать такие листы на срок от одного дня до календарного месяца.

Что это за документ – журнал учета путевых листов?

При заполнении путевого листа в нем обязательно должна быть отражена следующая информация:

• Указаны личные данные сотрудника (водителя);
• Прописать полный регистрационный номер машины;
• В обязательном порядке указать данные владельца или компании, на балансе которой числится этот автомобиль;
• Указать примерные расходы на топливо (подсчет производится по километражу, запланированному на день);
• Прописать начальную точку маршрута, а также его конечное место предназначение;
• Составить данные об общей протяженности маршрута, и примерного километража.

Если водитель, следуя по заданному маршруту совершил правонарушение на дороге или же попал в дорожно-транспортное происшествие, то он обязан предоставить кроме всех прочих документов сотруднику ГИБДД путевой лист. В нем должна быть отображена информация о правонарушении.

Стоит отметить, что запись в путевой лист в таком случае будет произведена в независимости от того факта, кому принадлежит данное транспортное средство (самой организации, либо же это автомобиль, принадлежащий водителю, который используется им на службе).

В случае если с помощью транспортного средства перевозятся материальные ценности, то в путевом листе обязательно должна быть заполнена специальная лицензионная форма, в которой необходимо отразить информацию о товарных накладных отображающих перевозимы груз. После чего в конце рабочего дня он должен быть отдан диспетчеру, который отразить этот факт в журнале учета путевых листов. Также там он сохранит и заполненный бланк путевого листа.

Во время заполнения такого журнала, его в соответствии с предписанием уставного порядка в организации нужно будет передать в отдел бухгалтерии для проведения в нем процесса сверки данных. В самом журнале, как правило, есть даже соответствующая графа, в которой отображены положения о необходимости сдачи его в бухгалтерию и о пройденной проверке.

Если на предприятии в виду болезни или же увольнения нет уполномоченного лица, которое будет вести журнал учета то, заключается компанией заключается договор с иным предприятием. Оно должно будет специализироваться на предоставлении технического обслуживания транспорта, либо же на обеспечении их обустроенной стоянкой. Также при заключении договора с ней, в нем должна быть отражена информация, которая раскроет все возникающие вопросы по отчетности их перед друг другом. Это необходимо в первую очередь для того, чтобы избежать возникновение споров и непонимания.

Как вести журнал целевого инструктажа на предприятии? В нашей статье подробно об этом.

Здесь вы более подробно изучите принцип заполнения журнала регистрации несчастных случаев на производстве.

Чтобы правильно заполнить журнал регистрации приходных и расходных ордеров, прочтите эту статью.

Порядок заполнения – пошаговая инструкция

Законодательством задается официальная унифицированная форма (№8) для ведения журнала учета путевых листов. Она является типичной для всех организаций и предприятий и подразделяется на обложную часть и на таблицы с графами, которые необходимо будет заполнить. В случае возникновения потребности страницы в таком журнале могут быть пронумерованы и подшиты.

На титульном листе такого журнала необходимо отразить полное наименование организации и точную дату начала его использования. Кроме того, в случае возникновения потребности в нем также указываются некоторые реквизиты самой организации.

Журнал учета путевых листов

С обратной стороны он должен быть подписан главным руководителем (генеральным директором) и главным бухгалтером предприятия, также должны стоять мокрые печать. После чего в графах, отражающих информацию за уполномоченных лиц, которые будут вести журнал нужно записать их фамилии с инициалами, а также занимаемые должности. Стоит отметить, что эти лица должны расписаться в нем в знак того, что они ознакомлены с этими положениями.

Сама таблица в журнале состоит из девяти граф:

1. Первой идет графа, в которой указан порядковый номер самого путевого листа;
2. Во второй графе указана дата, когда он был выдан водителю;
3. В третьей прописаны личные данные самого водителя получившего путевой лист;
4. В четвертой отражен табельный номер листа;
5. В пятой прописан номер гаража и сама марка транспортного средства;
6. В шестой должна стоять подпись водителя, говорящая о получении им путевого листа;
7. В седьмой отражается подпись диспетчера и дата с указанным временем приема данного путевого листа;
8. В восьмой должна стоять подпись бухгалтера и указана дата приема этого листа;
9. В девятой графе отражаются все примечания.

В этом журнале в первую очередь нужно указать информацию о всех путевых листах, которые были выданы организацией (необходимо отметить, что при этом их форма не учитывается). Графа содержащая порядковые номера путевых листов должна быть сквозной.

Однако, основные положения все равно должны при этом быть указаны иначе он будет признан со стороны закона недействительным. Так что, данные положения нужно учитывать для того чтобы, соблюдались правила, в соответствии с которыми проводится расчет с организацией заказчиком и самим предприятием. Кроме того, они регулируют работу самого водителя и выполняемую им общую работу в целом, впоследствии чего благодаря журналу ему начисляется соответствующая заработная плата.

Для компании квалифицированность и ответственность уполномоченного лица которое ведет журнал учета является очень важным. Так как, если он заполнялся с допущением грубых ошибок или же в нарушении требований законодательства, то при налоговой проверке он будет признан недействительным, а это автоматически признает, что все расходы на транспортные перевозки были неправомерны. Такую компанию в таком случае ожидает судебное разбирательство и выписка крупных штрафов.

После того как путевой лист и журнал учета были сданы в бухгалтерию то в соответствии с законодательством, они должны быть переведены в архивный отдел и сохранятся там на протяжении пяти лет с момента их сдачи.