Главная Документы Акты

Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году: таблица

Бухгалтерские документы нужно хранить на протяжении длительного времени, а уничтожать разрешается только в соответствии со строгой процедурой. Сегодня разберемся со сроком хранения бухгалтерских документов в организации и составим таблицу сроков, актуальную для 2020 года.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Основная причина заключается в том, что документы могут понадобиться (и понадобятся) организации после того, как они выполнили своё непосредственное предназначение. Например, накладная на поставку какого-то сырья. Предприятие приняло это сырьё по накладной, оприходовало и уже пустило в производство. Однако после этого ему ещё составлять бухгалтерскую отчётность за год, где первичка послужит основанием, подтверждающим достоверность данных в отчётности.

Если организация подлежит обязательному аудиту, то при нём будет проверяться не только годовая отчётность, но и все первичные документы. Их также будут запрашивать при любых других проверках, плановых и внеплановых. Не говоря уж о том, что эти документы могут понадобиться самой организации при возникновении спорных ситуаций с поставщиками, недостачах и т.д.

Законы, регламентирующие хранение

Сроки хранения бухгалтерских документов диктуют два основных закона:

ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте»;
Перечень, утверждённый Приказом Минкультуры №558.

Часто в них прописаны разные сроки хранения для одного и того же типа документа. Это вызывает недоумение у сотрудников – какое же предписание тогда соблюдать?

Все очень просто – соблюдайте больший срок. Например, ФЗ-402 устанавливает, что всю первичную бухгалтерскую документацию надо хранить минимум 5 лет, а приказ может устанавливать меньшие сроки для отдельных документов. Тогда все равно храним 5 лет, чтобы не противоречить федеральному закону «О бухгалтерском учёте». И наоборот, если в перечне значится более продолжительный срок, тогда храним документ столько, сколько предписывает перечень.

К слову, хранить документы можно и в электронном виде – в специальных электронных архивах, облачных системах хранения, системах типа «клиент-банк» и др. Главное, чтобы, когда у вас запросят этот документ, вы сумели предоставить его в сохранном и читаемом виде.

Что касается бумажного вида, то тут можно пойти двумя путями:

Хранить в своих зданиях, выделив помещение под архив.
Заключить договор со специальной архивной организацией и передавать документы на хранение туда.

Законом это разрешается, и компании не будет грозить наказание, если она передаст документы на хранение другой фирме, которая на этом специализируется.

Сроки хранения различных документов

Ниже приведена таблица с перечнем типовых архивных документов с указанием сроков хранения на 2020 год. Важно понимать один момент – срок отсчитывается не с даты составления/подписания документа, а с даты его последнего использования. Например, накладная была составлена в августе и, казалось бы, больше не применялась. Однако факт поставки учитывался при составлении бухгалтерской отчётности, и формально там задействована эта накладная. Поэтому срок её хранения начнёт отсчитываться с 1 января года, следующего за отчётным.

Кроме того, указанные ниже сроки могут продлеваться, если они не прошли полагающейся проверки. Возьмём, к примеру, авансовые отчёты. После пяти лет их, по идее, можно уничтожить. Но если за пятилетний срок их не проверила налоговая, то их предписывается хранить и дальше.

Наименование документа	Срок хранения согласно перечню, утверждённому приказу №558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключён договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия, если иное не указано в других статьях перечня
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет. Если нет лицевых счетов – не менее 75 лет
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учёта рабочего времени	Не менее 5 лет. Если речь идёт о опасных, тяжёлых, вредных условиях труда – не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская отчётность	Постоянно, т.е. на протяжении всего существования организации
Учётная политика, план счётов, формы первичных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счётов	Не менее 5 лет
Карточки учёта основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчётность в ФСС годовая	Постоянно
Отчётность в ФСС квартальная	В течение 5 лет
Отчётность в ПФР	Не менее 5 лет. Если нет лицевых счётов и ведомостей начисления заработной платы, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчётность в статистику: — годовая; -полугодовая и квартальная; — единовременная; — месячная	— постоянно — 5 лет или постоянно, если нет годовых; — постоянно, если нет годовых; — год, либо постоянно, если нет другой отчётности.
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

В конце статьи также приложен полный детальный перечень сроков хранения с учётом всех нюансов. Если вы сомневаетесь, сколько хранить тот или иной документ, или подозреваете, что есть условия, продлевающие его хранение, лучше сверьтесь с документом ниже.

Чтобы не запутаться с таким обширным перечнем, можно вести номенклатуру дел – это специальный документ, который фиксирует все дела, заводимые в организации, собирает их в однотипные группы, а также устанавливает сроки хранения. Скачать бланк номенклатуры и образец её заполнения можно в конце статьи.

Нужно отметить, что ведение подобного документа не является обязательным – лишь бы организация соблюдала те сроки хранения, которые установлены по закону. В остальном же номенклатура нужна только большим предприятиям со сложной и разветвлённой структурой документооборота. Небольшие организации обходятся и без неё.

Как уничтожать документы

Уничтожение документов, само собой, тоже должно документироваться и состоит из нескольких этапов:

Экспертная оценка документов организации и выделение тех, которые уже не подлежат хранению.
Составление типового акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Непосредственное уничтожение или передача на повторную переработку.

Экспертную оценку проводит комиссия, постоянно действующая в организации. В её состав могут входить представители разных структурных подразделений – главное, чтобы они могли адекватно определить ценность документа и знали, сколько он должен храниться по закону. Если в штате компании предусмотрены должности архивистов, эта работа ложится на их плечи.

После проведения оценки комиссия составляет акт. Данный документ не имеет строго установленной законом формы, отсюда и некоторые разночтения. Где-то его называют «акт о выделении документов к уничтожению», где-то – «акт об уничтожении документов». Образец можно скачать в конце статьи, но это лишь примерный вариант, который можно изменять.

Разница вот в чём. Если компания сама занимается уничтожением своих архивных документов, то уместнее будет после перечня документов, подлежащих уничтожению, добавить надпись типа «Документы уничтожены путём пропуска через шредер» и назвать документ «Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению».

А если компания сама этим не занимается, то правильнее будет назвать «Акт о выделении документов, не подлежащих хранению», а в конце писать что-то наподобие «Документы сданы на переработку по такой-то накладной». Но формально это один и тот же документ, поэтому не надо составлять и тот, и другой – выберите, который подходит вашей организации и принципам работы с документами. В конце статьи приложены бланки и образцы для обоих вариантов.

Ответственность за нарушение правил хранения

Наказание за несоблюдение упомянутых выше правил устанавливается статьями нескольких законов и кодексов. Первое – это 120 статья Налогового кодекса РФ, которая устанавливает понятие грубого нарушения правил учёта расходов и доходов объектов налогообложения, а именно:

«Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета (…)»

Если такое случится однократно, взыщут 10 000 рублей. Если нарушение повторялось в течение нескольких налоговых периодов, штраф вырастет до 30 тыс. рублей. Если в результате нарушения была занижена база для исчисления страховых взносов и/или налогов, то штраф будет взыскиваться в размере 20% от суммы недоплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб.

Ответственные лица отвечают по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях. При первичном нарушении полагается штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а при повторном– штраф 10-20 тыс. рублей и дисквалификация на 1-2 года.

Также предусмотрена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение или сокрытие документов, подлежащих хранению. То есть если будет доказано, что компания нарочно уничтожила документы, руководствуясь корыстной заинтересованностью. Ответственность может быть следующей:

штраф 200 тысяч рублей;
штраф до 18 заработных плат осуждённого;
до 480 часов обязательных работ;
до 2 лет исправительных работ;
до 1 года принудительных работ;
арест на срок до 4 месяцев;
лишение свободы на срок до года.

Исключительные случаи освобождения от ответственности

Иногда организация не виновна в том, что документы оказались утрачены или повреждены. Однако это нужно ещё доказать. Рассмотрим несколько типовых случаев:

Пожар. В таком случае нужно, чтобы пожарный инспектор провёл расследование и подтвердил, что не было поджога или нарушений правил пожарной безопасности. Едва ли удастся избежать штрафа, если выяснится, что в здании проводка давно требовала замены и не было пожарной сигнализации.
Потоп, наводнение, другие стихийные бедствия. Нужно взять справку от МЧС или Гидрометеоцентра, подтверждающую, что в регионе действительно были экстремальные погодные условия. И никто не отменял вопроса о том, сделала ли организация все возможное для предотвращения такого ЧП. То есть если здание, отведённое под архив, находилось в ветхом состоянии, то ему могло нанести урон даже несерьёзное погодное ненастье. В таком случае организацию с высокой вероятностью оштрафуют.
Кража третьими лицами. Здесь тоже обстоятельства решают все. Если организация заявляет о факте кражи только тогда, когда к ней нагрянула проверка и обнаружилась нехватка документов, то это выглядит как минимум подозрительно. А вот если компания при проведении проверки может заранее предоставить документы, подтверждающие, что энное время назад был обнаружен факт кражи и проведено соответствующее расследование, то наверняка к ней не будут применять наказание.