Главная Бухучет

Табель учета рабочего времени 2020: бланк и образец заполнения

В 2020 году предприятиям, так же, как и во всех предыдущих годах, нужно оформлять первичные документы бухгалтерского учета, отражая повседневную хозяйственную деятельность организации с фиксацией данных. Одним из таких документов первичного бухгалтерского учета, созданным для сосредоточения данных по рабочему времени в разрезе видов -дневное/ночное время, командировки, отпуск и продолжительности 3-5-8 часов — является табель учета рабочего времени (ТУРВ).

Специалисту бухгалтерской или кадровой службы или табельщику, в чьем ведении на основании Приказа директора предприятия находится составление табеля учета рабочего времени, необходимо руководствоваться базовыми установками, о которых подробно изложено в настоящей статье:

порядок ведения ТУРВ в 2020 году;
использование условных обозначений и сокращений в табеле учета рабочего времени;
заполнение ТУРВ при совмещении должностей работником;
внесение в ТУРВ данных об отпуске;
отметка о предоставленном сотруднику отгуле;
отражение больничного листа в ТУРВ;
инструкция по заполнению ТУРВ;
типичные ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени.

Порядок ведения: общие правила

Табель учета рабочего времени зачастую ошибочно считают отображением трудовой дисциплины на предприятии, однако этот документ скорее является актом о проделанной работе, составленным силами работодателя на основании трудового договора, заключенного с работником. Нарушения в оформлении табеля сопряжены с налоговыми последствиями. Например, его отсутствие будет трактоваться как необоснованное начисление денежных средств посредством заработной платы и умышленное сокращение налогооблагаемой базы.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести контроль отработанного рабочего времени с отражением факта в часах и условных обозначениях.Для реализации такой установки Постановлением Государственного комитета статистики Российской Федерации от 05. 01. 2004 г. определена спецформа – «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». Также существует упрощенная форма Т-13, именуемая «Табель учета рабочего времени».

В форме Т-12 присутствует 17 граф, а в Т-13 – 13. Также в последней нет выделенного в отдельный лист блока по расчету заработной платы. Упрощенную форму чаще используют при автоматическом учете рабочего времени, например, если на предприятии присутствует пропускная система, фиксирующая время прихода и ухода с работы. Расчет оплаты труда также в таком случае выполняется автоматически. В то же время законодательство и вовсе не требует заполнения блока по оплате труда в рассматриваемых формах.

За каждым сотрудником закрепляется табельный номер, посредством которого работник включается в табель учета рабочего времени на основании приказа о приеме на работу, титулованным своим порядковым номером.

ТУРВ выполняет функции первичного бухгалтерского документа для начисления заработной платы за фактически отработанное время и для обоснования отчетности, предоставляемой в надзорные органы:

федеральную налоговую службу для проверки налоговых начислений;
фонд социального страхования для последующего формирования начислений по социальным выплатам;
государственную инспекцию по трудовым отношениям для контроля соблюдения ТК РФ;
федеральную службу государственной статистики для формирования сводной базы данных о работающих гражданах.

Предприятие может разработать и пользоваться собственной формой ТУРВ, предварительно оформив такое решение в локальном нормативном акте.

Срок архивного хранения ТУРВ составляет 5 лет, а для предприятий, ведущих свою деятельность в условиях Крайнего Севера или тяжелых, опасных для здоровья и жизни работников – 75 лет.

Предприятия, основанные на базе государственного бюджета, для фиксации рабочего времени используют специальную форму, определенную Министерством финансов РФ в Приказе № 52 н от 30 марта 2015 года.

Учет рабочего времени производится по методу сплошной регистрации или фиксацией отклонений от штатных условий: опоздания, невыход. Неявки, учитываемые в днях и занимающие продолжительное время, такие как, отпуск, командировка, отображаются кодами в верхней строке, в нижней же строке ячейки остаются пустыми.

ТУРВ заполняется по факту ежедневно в течение рабочего дня в месячном периоде. В последний день текущего месяца сводится итог количества фактически отработанных часов, отпускных, больничных, командировочных, отгулов и неявок каждого работника предприятия.

Документ необходимо заполнять корректно, помарки не допускаются. Все графы должны нести достоверные сведения:

о реквизитах предприятия;
о названии организации, сокращения в котором запрещены;
о фамилии, инициалах и должности работников;
должна присутствовать дата, месяц и год оформления ТУРВ.

Документ составляется на базе Производственного календаря 2020 года, установленных норм рабочего времени, ведется в одном экземпляре и передается в бухгалтерию дважды: для начисления авансовой выплаты и заработной платы за отработанный месяц.

Использование условных обозначений и сокращений в табеле учета рабочего времени

На первом листе специальной формы табеля учета рабочего времени упорядочены цифровые коды видов рабочего времени или их буквенные аналоги. Каждая отметка о специализации времени делается на основании локального документа организации, заверенного подписью руководителя и печатью организации:

Виды рабочего времени	код		Документ – основание для отметки в ТУРВ
	буквенный	цифровой
Продолжительность работы в дневное время	Я	01	Трудовой договор или Договор Гражданско-правового характера
Продолжительность работы в ночное время	Н	02	График сменности, приказ о привлечении к работе в ночное время
Работа в выходные и праздничные дни	РВ	03	Приказ директора о привлечении к работе в выходные и праздничные дни
Сверхурочная работа	С	04	Приказ директора о привлечении к работе
Служебная командировка	К	06	Приказ о командировании сотрудника, командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполнении задания
Продолжительность работы по вахтовому методу	ВМ	05	График работы вахтовым методом
Повышение квалификации с отрывом от производства	ПК	07	Приказ руководителя о направлении на учебу с подписью сотрудника
Повышение квалификации с поездкой в другой город	ПМ	08	Приказ о направлении на учебу в другой город для повышения квалификации с подписью работника
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09	График отпусков, приказ об отпуске с подписью работника
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10	Приказ об отпуске с подписью работника
Учебный отпуск с сохранением заработной платы	У	11	Приказ об отпуске с подписью работника
Сокращенная продолжительность рабочего дня для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичной оплатой	УВ	12	Трудовой договор, приказ о направлении на учебу
Учебный отпуск без сохранения заработной платы	УД	13	Приказ о предоставлении отпуска с подписью работника
Отпуск по беременности и родам; отпуск, связанный с усыновление/удочерением новорожденного	Р	13	Больничный лист
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15	Приказ о предоставлении отпуска с подписью работника
Отпуск без сохранения зарплаты	ДО	16	Приказ об отпуске с подписью работника
Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законом	ОЗ	17	Приказ об отпуске с подписью работника
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты	ДБ	18	Приказ об отпуске с подписью работника
Временная нетрудоспособность, кроме бытовых травм и уходу за больными и по карантину	Б	19	Больничный лист
Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину	Т	20	Справка медицинского учреждения
Сокращенная продолжительность рабочего времени	ЛЧ	21	Трудовой договор, приказ
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу, отстранения от работы незаконными методами с последующим восстановлением	ПВ	22	Судебное постановление или решение комиссии по трудовым спорам, предписание государственного инспектора по труду, приказ о восстановлении на работе
Невыход на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностей	Г	23	Приказ
Прогул	ПР	24	Докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о невыходе на работу, составленный комиссией, объяснительная записка сотрудника, приказ о дисциплинарном взыскании
Продолжительность неполного рабочего времени по инициативе работодателя	НС	25	Трудовой договор, приказ
Выходные и праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные оплачиваемые дни	ОВ	27	Приказ о предоставлении выходных дней с оплатой
Дополнительные выходные дни без оплаты	НВ	28	Приказ о выходных днях без оплаты
Забастовка	ЗБ	29	Решение о проведении забастовки, принятое представительским органом забастовочного комитета
Неявка на работу по невыясненным причинам	НН	30	Докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о невыходе
Время простоя по вине работодателя	РП	31	Заявление работника по факту простоя
Время простоя, не зависящее от работника и работодателя	НП	32	Заявление работника по факту простоя
Время простоя по вине работника	ВП	33	Акт о совершении работником неправомерных действий, приведших к простою, объяснительная записка работника
Отстранение от работы с оплатой	НО	34	Приказ об отстранении
Отстранение от работы без оплаты	НБ	35	Приказ об отстранении от работы
Время приостановки работы при задержке зарплаты	НЗ	36	Заявление работника по факту приостановления работы

В случае производственной ситуации, не предусмотренной штатными формами кодирования, организация может создать собственный код и вид рабочего времени на основании приказа по предприятию. Такой принцип укладывается в положение, принятое постановлением Госкомстата РФ за № 20 от 24 марта 1999 года.

Заполнение при совмещении должностей работником

Время, отработанное совместителем, отмечается обычным образом. Отметка об отработанных часах проставляется в ячейках с соответствующими дням отработки датами. Виды рабочего времени проставляются в соответствии с номенклатурой кодов. Следует отметить, что совместителю запрещается работать на полную ставку. При пятидневной рабочей неделе, принятой на предприятии, совместитель может работать ежедневно не более 4-х часов. В случае сменного графика такой сотрудник может работать с нагрузкой, не превышающей стандартную.

Кроме того, совместитель может в разные дни отрабатывать разное количество часов в зависимости от его загруженности по основному месту работы. Совместители могут быть внутренними и внешними. Для внешнего совместителя предусмотрен отдельный табель учета рабочего времени. Для внутреннего существует общий порядок включения в ТУРВ отработанного им времени, главное, чтобы количество отработанного времени не превышало предусмотренные трудовым договором нормы по нагрузке и фиксировалось раздельно, так как суммировать часы, отработанные по совместительству, не рекомендуется. В ТУРВ имеются специальные колонки с кодировкой – СВ, образец заполнения для работника при внутреннем совмещении на демонстрации ниже:

Внесение данных об отпуске

Как только работник в соответствии с графиком отпусков по своему заявлению и на основании приказа, заверенного руководителем, отправляется в ежегодный оплачиваемый отпуск, в ТУРВ ежедневно вносятся отметки по соответствующему коду. Работник, имеющий право на дополнительный отпуск с датой выхода по своему выбору, может присовокупить его к основному отпуску. В ТУРВ доп. отпуск вносится отдельно от основного с соответствующим кодом.

Женщины, уходящие в отпуск по беременности и родам, имеют право покинуть рабочее место за 70 дней до запланированной даты родов и за 84 дня при многоплодной беременности. В сумме дней отпуска может быть 140 или 194, установленных ТК РФ ст. 255. Равные условия по использованию такого вида отпуска определены для усыновителей. По окончанию отпуска матери любой из родителей или ближайший родственник, а также опекун могут воспользоваться своим правом на отпуск по дальнейшему уходу за ребенком до 3-х лет с сохранением за таким сотрудником его рабочего места.

Отметка о предоставленном сотруднику отгуле

На основании ФЗ за № 402 от 6 декабря 2011 года компании могут использовать собственную форму ТУРВ, но все-таки обязаны проставлять отметки в соответствии со стандартной кодировкой. Коммерческие предприятия имеют право привлекать к сверхурочной работе своих сотрудников, оформив должным образом соответствующие случаю документы. Компенсация за работу в выходные дни может быть произведена в денежном выражении или в форме предоставления отгула.

Особенности труда в выходные дни и оплаты за него регламентированы ТК РФ. Работник может самостоятельно выбрать форму оплаты: по двойному тарифу или однократному плюс дополнительный выходной день. Такое изменение условий работы трудового договора должно быть оформлено изданием локальных актов и внесением соответствующих отметок в ТУРВ. Образец заполнения табеля с учетом пометок об отгуле представлен ниже:

Отражение больничного листа

Дни неявки сотрудника на работу по причине болезни фиксируются в ТУРВ на основании больничного листа, выданного медицинским учреждением. Отметки поставляются в соответствии с принятым кодом с дальнейшим подсчетом дней и часов, фактически отработанных работником. Из расчетов исключаются дни больничных и выходные. Нередки ситуации, когда сотрудник заболевает во время отпуска. В этом случае отметка об отпуске производится до начала даты, отмеченной в больничном листе. Далее проставляется отметка «Б» на количество дней болезни. После закрытия больничного листа, если он не вышел за рамки отпуска, дни отпуска проставляются, как обычно. На основании ст. 124 Трудового Кодекса РФ отпуск, совпавший с больничным, должен быть продлен на количество дней, равное дням по больничному листу, либо перенесен на следующий период. Перенос отпуска возможен на основании заявления работника.

Образец заполнения ТУРВ по факту предоставления больничного листа:

Инструкция по заполнению

Резюме оформления табеля учета рабочего времени предоставляется в виде краткой инструкции:

Место размещения данных	Данные
Шапка документа	Название организации в соответствии с учредительными документами, наименование структурного подразделения.
Номер документа	Порядковый номер ТУРВ.
Дата документа	Последний день отчетного месяца.
Отчетный период	Период с 1-го по последнее число отчетного месяца.
1 столбец 1 раздел	Порядковый номер сотрудника.
2, 3 столбец	Сведения из ЛК формы Т-2.
4, 6 столбец	Код вида рабочего времени в соответствии с принятыми стандартами, количество отработанных часов в каждом дне отчетного периода.
5,7 столбец	Промежуточные итоги первой половины месяца для начисления авансовых платежей.
8 – 17 столбцы	Заполняются в конце отчетного месяца с учетом выходных, больничных, прогулов. Столбец 8 – данные суммируются из верхних значений столбцов 5+7, 9= из нижних значений 5+7
14, 16 столбцы	Количество всего отработанных дней и часов.
17 столбец	Общее количество праздничных и выходных дней на каждого работника в отчетном месяце.

Типичные ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени

К числу распространенных ошибок, допускаемых в процессе оформления табеля учета рабочего времени, можно отнести:

отсутствие данных о должности сотрудника;
отсутствие данных табельного номера сотрудника;
некорректное внесение данных о количестве отработанных часов в предпраздничный день: количество часов должно быть равно 7;
отметка о явке сотрудника в праздничный день, не оформленная локальными документами: все данные о выходных и праздничных днях должны соответствовать производственному календарю, принятому на 2020 год;
наличие заштрихованных помарок: неверные данные должны быть перечеркнуты тонкой линией, верные данные внесены сверху и завизированы подписью ответственного лица с датой произведенных изменений.