Как составить акт приема-передачи товара

Работа с материальными ценностями всегда сопряжена с заботой об их сохранности как количественной, так и качественной, поэтому никогда не бывает лишним проводить учет и контроль. Особенно важно осуществлять проверку наличия и целостности товара при его приеме-передаче. В этом процессе заинтересованы и передающая, и принимающая стороны. А документальным подтверждением проведения процедуры перехода товара от продавца к покупателю становится акт приема-передачи. Такой документ является подтверждением получения товара в полном объеме и основанием для произведения оплаты.

Когда применяется

Момент передачи товара от продавца покупателю предполагает переход вместе с правом собственности и рисков, связанных с передаваемым товаром. Акт приема-передачи, составляемый в таких случаях, выступает в качестве подтверждающего документа, что покупатель получает ожидаемый товар в полном количестве и с соответствующими характеристиками, принимает на себя и возможные риски его утери. Продавец или поставщик при наличии подписанного акта обеспечивает себе возможность избежать претензий от покупателя в дальнейшем.

Вариантов, когда такой документ станет гарантом взаимовыгодной состоявшейся сделки достаточно много. Наиболее часто они становятся приложениями к таким договорам, как:

1. Оптовой поставки товаров. Для таких договоров чаще всего применяется проверка количественного соответствия и частично качественных показателей, если поставки производятся регулярно.
2. Продажа недвижимости. Высокая стоимость недвижимости требует более тщательного подхода и изучения выбранного товара заявленным характеристикам.
3. Поставка материалов и оборудования. Для этого вида поставок весьма важно получать продукцию с требуемыми качествами и техническими характеристиками.
4. Купля-продажа автотранспорта. Данные сделки связаны с повышенным риском, соответственно, проверка необходима профессиональная и многосторонняя.
5. Передача и прием выполненных по договору работ с оценкой их качества и выполненного объема. Документальное оформление акта приема-передачи в заключаемом договоре позволяет повысить ответственность исполнителя.
6. Передача недвижимости в аренду. Аренда предполагает не только получение квартиры или другой недвижимости в комплекте с мебелью или оборудованием, но и возврат всего полученного. Акт в таком случае становится подтверждением того, что получено и в каком состоянии, и доказательством, что возвращается все перечисленное без ущерба.
7. Передача товара на хранение. Как в случае аренды, договор передачи на хранение предполагает возврат товара в объеме и состоянии, которые были указаны в акте.
8. Аренда оборудования. Указание технических характеристик передаваемого оборудования в акте позволят избежать конфликтов при возврате.

Понятно, что во всех перечисленных случаях составление акта дает уверенность продавцу и покупателю в законности совершаемой сделки, возможности отстоять свои права при конфликтных ситуациях. Часто при возникновении взаимных притязаний, судебных разбирательств наличие этого документа может стать решающим аргументом для одной из сторон.

Порядок составления

С учетом важности документа, требуется соблюдение определенного порядка по его составлению. Процедура может быть оговорена в договоре поставки, а при отсутствии специально разработанных требований проводиться по установленным законодательством правилам:

1. Производить прием-передачу могут только уполномоченные на это лица. Это могут быть представители, действующие на основе устава предприятия или лица, на которых оформлена доверенность для выполнения требуемых действий и подписи акта.
2. Стороны предварительно договариваются о месте и процедуре проведения осмотра принимаемого товара. Чаще всего составление акта производится в присутствии представителей от всех участников сделки, но допускается участие только принимающей стороны.
3. Осмотр получаемого товара производится в оговоренный сторонами срок. ГК РФ в ст.513 предусмотрено, что осмотр товара осуществляется в определенные сроки, но не установлено конкретно, в какие именно, поэтому время осмотра оговаривается в договоре.
4. Необходимо в условиях договора указать действия покупателя при обнаружении недостатков поставляемой продукции, как количественных, так и качественных. Стороны заранее договариваются о порядке фиксации недочетов, уведомления передающей стороны, проведения совместной экспертизы и составления документов о выявленных нарушениях.
5. Устанавливается срок приема претензий по полученному товару, форма составления акта о выявленных недостатках. Если такой срок не указан, то Гражданский кодекс определяет право покупателя сообщать об обнаруженных недостатках и несоответствиях незамедлительно (п.2, ст.513).

По сути, процедура порядка приема-передачи будет основана на предварительной договоренности участников сделки. Законодательство регламентирует только основные ее позиции, все детали проведения могут вводиться сторонами по мере необходимости.

Требования к заполнению

Форма и порядок заполнения акта не имеют установленного законом образца. Предусмотрены рекомендательные примеры о том, как его составить и что включить:

• форма Торг-1 в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132;
• форма МХ-1 (акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение), приведена в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016, определяющий порядок оформления реквизитов, их состав и правила составления актов.

Принимая за основу указанные документы, в акт приема-передачи необходимо включать следующие сведения:

1. Наименование документа.
2. Дата и место составления.
3. Наименование сторон-участников. Для юридических лиц приводится полное название организации и все реквизиты. Физические лица указывают фамилию, имя, отчество, ИНН.
4. В случаях составления акта юридическими лицами приводятся данные их представителей (ФИО, должность) и указываются основания для их полномочий. Если они действуют по доверенности, то необходима ссылка на номер документа.
5. Приводятся сведения о предмете составляемого акта, где указывается, что передается, основания производимой сделки со ссылкой на имеющийся договор (номер и дата).
6. Если производится передача нескольких наименований товаров, то приводится таблица с перечислением всех наименований, количеством и стоимостью, техническими характеристиками, указанием выявленных дефектов. Таблица должна содержать итоговую сумму, указанную в цифрах и прописью.
7. Если к товару нет нареканий, то это указывается отдельным пунктом.
8. В случае обнаружения недостатков приводятся возникшие к продавцу претензии по качеству или количеству.
9. Указывается количество равнозначных экземпляров по числу участников сделки.
10. Ставятся подписи лиц, составивших акт.

Подписанный документ хранится вместе с первичными документами для налогового учета не менее 4 лет, а если по проведенной сделке образовался убыток, то срок хранения увеличивается до 10 лет. На рис.1 приведен примерный образец бланка акта приема-передачи, а на рис.2 пример заполненного акта.

Если подвести кратко итоги, то получается:

• акт приема-передачи применяется для оформления фактического перехода материальных ценностей от продавца к покупателю и служит для проверки их качественных и количественных характеристик, основанием для произведения оплаты за полученный товар и оказанные услуги, а также может быть весомым аргументом при решении спорных ситуаций в суде;
• составление данного документа не имеет жестко регламентированных законом образцов, поэтому используются рекомендации, приведенные в некоторых законодательных актах, и может меняться в соответствии с конкретными условиями сделки;
• порядок проверки и приема товара целесообразно оговаривать в заключаемом договоре, а акт приема-передачи сделать его неотъемлемым приложением.