Акт осмотра оборудования: бланк и образец

В отчетной документации существует большое количество самых разнообразных актов, подтверждающих выполнение тех или иных действий. Одним из самых распространенных и является акт осмотра различного оборудования, востребованный как в небольших организациях, так и на крупных предприятиях в самых разных ситуациях.

Общее понятие о документе

Акт осмотра оборудования представляет собой документ, в котором отражается процесс обследования различной техники (от компьютерного оборудования до высокотехнологичных станков и агрегатов) и фиксируется его результат.

Чаще всего данный акт является необходимым приложением к договору, акту приема-передачи оборудования и другим документам. Он необходим для бухгалтерской отчетности, как обоснование для списания оборудования, его ремонта или, наоборот, оплаты работ, связанных с ремонтными или монтажными работами.

Когда необходимо составлять

Ситуации, требующие оформления акта осмотра, могут быть совершенно разными. Чаще всего его составляют при:

• приемке оборудования после любых видов ремонта или сервисного обслуживания;
• поступлении на склад техники, предназначенной для последующей реализации;
• необходимости установить невозможность дальнейшего использования.

Кроме того, законодательство предусматривает регулярный осмотр всех видов оборудования в рамках техники безопасности его использования. Обязательному осмотру должно подвергаться все оборудование, работающее на предприятии/в организации для своевременного выявления возможных неисправностей и их устранения.

Без наличия акта осмотра, подтверждающего исправность той или иной техники, она не может быть допущена к работе. Также данный документ послужит и основанием для списания старого (непригодного для употребления или морально устаревшего) оборудования и снятия его с баланса предприятия/организации.

Для чего составляется акт и что в нем отражается

Проведение осмотра и составление акта преследует собой несколько целей и выполняет целый ряд разнообразных задач. Среди основных чаще всего отмечают:

1. Проверку полноты комплектации оборудования.
2. Фиксирование возможных внешних повреждений и составление дефектного акта (в этом случае в него заносятся и сведения о состоянии упаковки, в которой находилось оборудование).
3. Проверку работы всех узлов и систем с целью выявить возможные внутренние дефекты и недостатки в работе.
4. Сопоставление фактических эксплуатационных данных с теми, что заявлены в паспортной документации, представленной производителем.

В зависимости от вида осматриваемого оборудования и цели проверки (списание либо, наоборот, разрешение на дальнейшую эксплуатацию), акт может выполнять и другие задачи.

Для того чтобы акт стал полноценным документом, основанием для дальнейших действий с оборудованием, при оформлении в него вносят сведения об:

• организации контролирующего процесса;
• проведенных испытаниях, анализах;
• изучении проектно-сметной документации.

Также в нем обязательно отмечают рациональность дальнейшего использования оборудования на основании заключения экспертной комиссии.

Порядок составления

Для того чтобы акт осмотра оборудования приобрел статус официального документа, необходимо соблюсти процедуру его оформления. В первую очередь, это касается лиц, осуществляющих осмотр. Для проведения обследования состояния любого вида оборудования должна быть создана комиссия, в состав которой входят специалисты различных направлений. Как правило, комиссия создается из числа работников предприятия/организации.

В комиссии обязательно должны быть те, кто разбирается в устройстве того оборудования, которое подлежит осмотру. Также в группу при необходимости могут быть включены бухгалтеры, сотрудники юридического отдела и даже эксперты сторонних организаций. Состав комиссии утверждает руководитель предприятия или организации. В том же приказе он назначает главное ответственное лицо – председателя комиссии.

После этого члены комиссии производят всесторонний осмотр оборудования. Привлечение специалистов различных сфер и направлений позволяют сделать этот процесс более разносторонним. Все свои наблюдения члены комиссии актируют, дополняя их замечаниями и рекомендациями, и заверяют собственными подписями.

Что должно быть указано в акте

Учитывая разнообразие ситуаций, в которых требуется составление акта осмотра оборудования, единой формы данного документа не существует. Это позволяет работникам составлять документ в произвольной форме либо оформлять по образцу, утвержденному в организации/на предприятии.

При этом в акте обязательно должны быть указаны:

• полное наименование осматриваемого объекта, его тип, инвентарный номер, артикул и другие сведения об оборудовании;
• адрес предприятия/организации или места проведения мероприятия (если осмотр производится в другом месте);
• сведения обо всех участниках комиссии, выполняющих осмотр оборудования;
• основание проведения осмотра;
• сведения о режимах и условиях эксплуатации обследуемого оборудования;
• паспортные данные осматриваемой техники;
• методы осмотра (испытаний).

После указания всех этих сведений приводится заключение и рекомендации экспертной комиссии. Это заключение зависит от целей осмотра. Если основной задачей мероприятия являлось разрешение на эксплуатацию оборудования, то в выводах должно содержаться разрешение/запрет на его использование.

Если по мнению экспертов техника не подлежит дальнейшей эксплуатации, то здесь же они должны привести рекомендации, содержащие комплекс мер по устранению недостатков, после чего оборудование может быть повторно осмотрено и допущено к работе. Если же основной целью проведения осмотра является списание устаревшей техники, то в заключении также должна быть размещена экспертная оценка с обоснованием необходимости проведения замены или утилизации.

Структура акта осмотра оборудования

Как и большинство документов, акт осмотра состоит из трех частей:

1. «Шапка». В этой части прописываются наименование предприятия, название документа, место и время составления бумаги.
2. Основная часть. В этом разделе, в первую очередь, указывают все сведения о составе комиссии, производящей осмотр оборудования. Прописывать следует не только полностью фамилию, имя и отчество членов комиссии, но и занимаемые ими должности.

Сюда же вносят и всю информацию об обследуемом оборудовании, в том числе, наименование завода-изготовителя, название агрегата, его модель и все идентификационные характеристики. Здесь же отмечают и все те действия, которые выполнялись при осмотре, и результат проведенной работы. К основной части относится и вывод комиссии по итогам обследования, и ее рекомендации.

3. Заключительная часть. Состоит из подписей участников осмотра техники, подтверждающих согласие с фактами, выводами и рекомендациями, указанными в акте.

Примерный образец бланка акта осмотра оборудования:

Особенности оформления документа

Для составления акта допускается использование обычного листа бумаги подходящего формата либо фирменного бланка организации. Писать его можно от руки либо набирать на компьютере. При этом, какой бы вариант написания ни был выбран, после составления акта его в обязательном порядке должны собственноручно подписать все члены комиссии (использование факсимиле не допускается). Подписи проставляют с расшифровкой (ФИО и должность члена комиссии). Они подтверждают согласие всех членов комиссии с процессом и сделанными выводами. Если же кто-то из тех, кто принимал участие в осмотре оборудования, отказывается ставить свою подпись под актом, необходимо сделать пометку об этом с объяснением причины отказа (причины должны быть четко сформулированы и обоснованы).

Что касается заверения документа печатью или штампом организации, то на сегодняшний день это не обязательно. Но если это предусмотрено внутренними правилами предприятия, то печати также проставляются в нижней части бумаги. При написании акта от руки использовать можно исключительно синюю или черную пасту. Категорически запрещается пользоваться простым карандашом.

Важно! Если для пояснения акта необходимы какие-либо дополнительные документы, фото-видео материалы, все они должны быть отражены в тексте акта. Для удобства их выносят в отдельный пункт, где перечисляют все приложения.

Примерный образец составления акта осмотра в организации:

Ошибки или описки в акте осмотра

Наличие описок или ошибок в документе не допускается. Также нельзя вносить в него изменения и дополнения уже после подписания. При наличии любых исправлений документ теряет свою значимость.

Поэтому, прежде чем заверять акт подписями, необходимо, чтобы каждый член комиссии внимательно ознакомился с ним и отметил замеченные неточности. После внесения всех поправок, документ надо будет переписать/перепечатать начисто и только после этого предоставлять на подпись участникам осмотра.

Сколько экземпляров документа должно быть

Акт осмотра оборудования составляется в нескольких экземплярах. Точное количество копий в каждом случае будет индивидуально, так как зависит от количества членов комиссии, задействованных в процессе осмотра оборудования.

Согласно правилам, один экземпляр акта остается в документах предприятия и по одному получают все участники осмотра. При необходимости можно сделать ксерокопию акта и заверить ее.