Доверенность на получение документов: образец и бланки

Интересы как физических, так и юридических лиц простираются на все сферы деятельности, установленной в государстве, вне зависимости от их местонахождения. На практике нередки случаи, когда должностное лицо передоверяет свои права законному представителю для совершения сделок или выполнения определенных поручений личного или служебного характера. Получение документов, адресованных корреспонденту, возможно организовать через представителя с оформлением соответствующей доверенности. К таким методам прибегают, в основном, при наступлении обстоятельств, когда лицо, которому изначально адресован пакет, по различным причинам не может самостоятельно его получить.

Право на выдачу доверенности

В соответствии с правовыми нормами Российской Федерации, любое лицо (физическое, юридическое, частный предприниматель и т.д.) вправе выдать своему представителю доверенность на представление интересов в инстанциях и совершение сделок по своему усмотрению. Доверенность на получение документов может быть выдана любым лицом, удовлетворяющим требованиям, изложенным в статьях 21, 27, 185 Гражданского кодекса Российской Федерации. К таковым относятся:

1. Для физических лиц, достигших совершеннолетия (возраста 18 лет), — полная дееспособность доверителя (или отсутствие медицинских уведомлений о недееспособности) на момент оформления и выдачи доверенности. Считается, что полной дееспособности гражданин достигает при наступлении совершеннолетия, но в отдельных случаях тому требуется медицинское подтверждение (например, в юридической практике работы с пожилыми людьми). Предупреждением возможных недоразумений, вызванных сомнениями в дееспособности человека, служит нотариальное заверение документа. По своим функциональным обязанностям нотариус обязан проверить и в последующем являться гарантом законности выдачи доверительного письма.
2. Для лиц, не достигших совершеннолетия на момент оформления доверенности:

• лица, не достигшие 18 лет на момент передачи полномочий, но попадающие под перечень полностью дееспособных лиц, установленный статьями 21, 27 Гражданского кодекса, — заключившие брак и в последующем оформившие развод до наступления 18 летнего возраста, лица, в установленном судом порядке либо по решению органа опеки признанные полностью дееспособными в возрасте от 14 до 18 лет;
• лица, не достигшие совершеннолетия и в силу этого (но не по медицинским показателям) не считающиеся дееспособными гражданами, также обладают правом выдачи доверенностей, но исключительно в узких рамках своих прав (к примеру, получение и передача документов при разделе имущества, часть которого по решению суда принадлежит несовершеннолетнему). Письменное подтверждение согласия родителей требуется в порядке, регламентированном статьей 26 ГК РФ. Интересы малолетних граждан в порядке, установленном статьей 28 Гражданского кодекса, представляются их родителями, попечителями, опекунами.

Юридический статус

Документальное оформление получения документов включает в себя ряд обязательных к выполнению мероприятий, основными из которых являются выбор необходимой формы документа, заполнение бланка и оформление иных условий.

Выбор формы документа предусматривает определение необходимости заверения доверенности нотариально или оформления ее в одностороннем порядке. Доверенность на получение документов, не заверенная нотариусом, называется простой доверенностью. Ее применение целесообразно в случаях, когда получение документов является конечной целью ее оформления. Если доверенное лицо не рассматривается, как представитель, потенциально совершающий сделки имущественного характера или выступающий в судебных инстанциях, то для юридической значимости доверенности ее достаточно подписать доверителем.

Доверенность на совершение простой операции по получению документов не требует также заверения руководителем организации, за исключением случаев, когда она оформляется от имени юридического лица (организации) или на организацию, как на доверенное лицо. При получении документов по доверенности, где одной из сторон является юридическое лицо, она дополнительно заверяется собственноручной подписью руководителя организации и скрепляется ее печатью. Наличие печати на бланке обусловлено уставными документами компании. Если печать отсутствует по факту, но при изучении правоустанавливающих документов организации ее наличие прослеживается, доверенность автоматически утрачивает юридический вес.

Нотариальное заверение и его аналоги

Нередки случаи, когда по условиям будущего поручения – получение документов в отделениях связи, судебных инстанциях, налоговой службе и иных представительств государственных структур, — доверенность, выданная одной из сторон, требует заверения сотрудником нотариальной конторы. Проблема состоит в том, что в местности совершения сделки отсутствуют нотариусы или у доверителя нет возможности к ним обратиться. Ситуация достаточно распространенная и легко решаемая на практике.

Второй пункт 163 статьи Гражданского кодекса определяет порядок действий и перечень должностных лиц, чья подпись в определенных случаях приравнивается к юридическому статусу нотариуса:

1. Начальнику медицинского (военно-медицинского), лечебного или санаторно-курортного учреждения предоставлено право заверения доверенностей находящихся на излечении в подчиненном учреждении военнослужащих, членов их семей и иных лиц, направленных на стационарное лечение установленным порядком.
2. Право заверения доверенностей военнослужащих вооруженных сил и членов их семей, находящихся в пунктах постоянной дислокации, закрытых военных городках и административно-территориальных образованиях, предоставлено командиру воинской части (полка, бригады или соединения) при условии наличия в штабе воинской части гербовой печати и отсутствия в доступном отдалении штатных сотрудников нотариальных контор.
3. Доверенности лиц, находящихся в заключении или под следствием, заверяются начальниками (командирами) соответствующих мест лишения свободы.

Структура и заполнение бланка

Структура бланка доверенности представляет собой стандартную форму, установленную статьей 186 Гражданского кодекса Российской Федерации. Общий образец доступен к скачиванию практически на любых веб-ресурсах юридическо-правовой тематики. Вне зависимости от конечной цели оформления доверенности (в том числе и получение документов), бланк должен отвечать ряду требований:

• Не требуется обязательной отработки на фирменном бланке организации или бланке установленного образца, он может быть написан от руки или исполнен с помощью средств компьютерной визуализации. Основным требованием, касающимся внешней формы, является оформление доверенности на бумажном носителе. Доверенность, отработанная при помощи системы электронного документооборота или сканированная копия бумажного документа, заверенная цифровой подписью, в настоящее время может носить исключительно информационно-ознакомительный характер.
• Нормы гражданского права, в частности Гражданский кодекс Российской Федерации, не устанавливают конкретного ограничения по сроку действия доверенности. Исходя из требований закона, теоретически она может быть оформлена на любой устраивающий доверителя срок, однако нотариальные конторы настоятельно советуют не применять доверительные меры на период более трех календарных лет.

Включение в текстуальную форму доверенности на получение документов информации о сроке ее действительности также не является обязательным. В случае отсутствия даты окончания прав доверенного лица, доверенность автоматически утрачивает законную силу спустя год после дня выдачи. Именно дата выдачи документа является основной календарной составляющей структуры — доверенность с отсутствующей информацией о дате оформления не имеет законных оснований для представления интересов доверителя.

• Доверенность не должна быть обезличена, обязательным условием является указание в теле полных данных о физических лицах (как доверителя, так и представителя), со стопроцентной безошибочностью идентифицирующих конкретную личность. Это паспортная информация с развернутыми данными о фамилии, имени и отчестве, номер самого паспорта (иного удостоверения личности), его дата и место выдачи (код подразделения), адрес по прописке.

Если одной из сторон является юридическое лицо, дополнительно указывается полное и сокращенное наименование организации, ее реквизиты, контактные данные, данные руководителя, адрес фактического и юридического местонахождения, наличие печати. В случае ее наличия присутствие оттиска на бланке доверенности является непременным условием.

• Одним из пунктов доверенности указывается перечень предоставляемых доверенному лицу полномочий. Применительно к доверенности на получение документов в ней подробно перечисляются учреждения или органы исполнительной власти, в филиалах которых имеет право представлять интересы доверителя доверенное лицо. Условное исключение составляет генеральная доверенность, предусматривающая передачу доверенному лицу всей полноты прав совершения действий от имени лица, фигурирующего в качестве доверителя.

Но даже в отношении генеральной доверенности юридическая практика показывает необходимость указания минимально необходимого перечня передаваемых полномочий. Хотя бы во избежание возникновения недоразумений, вызванных некомпетентностью отдельных должностных лиц – сотрудников структур, в которые обращается представитель доверителя. Как пример можно привести распространенный случай отказа в удовлетворении законного обращения доверенного лица, обладающего генеральной доверенностью, со ссылкой на отсутствие в доверенности пункта о наличии у представителя прав получения документов конкретно в данной организации.

• Доверенность на получение документов не является непреложно единоличным документом. По желанию доверителя его законное право на получение документов может быть предоставлено нескольким лицам одновременно. Каждый из доверенных лиц (включая и юридических) может быть наделен своим сводом передаваемых полномочий. Полномочия можно распределить как равными долями (объемом), так и частично. Частичное разделение используется в целях повышения безопасности персональных данных доверителя или противодействия возможным угрозам мошеннических действий.

Также доверенность на получение документов возможно предоставить (выдать) нескольким (двум и более) лицам, но при условии их совместного прибытия к месту выдачи документации. Способ совместного предоставления полномочий является наиболее оправданным методом противодействия коррупции и предупреждения противоправных действий с использованием достигнутого доверенностью положения.

Образец доверенности на получение документов

Общая структура доверенности на получение документов из различных организаций является практически идентичной, отличия незначительные и заключаются в индивидуальных нюансах конкретной компании и характера получаемой документации, ее регулярности и т.д.

Образец доверенности на получение документов в Федеральной налоговой службе:

Образец доверенности на получение документов у нотариуса:

Передоверие

Гражданский кодекс не ограничивает специальные возможности физических и юридических лиц по предоставлению прав передоверия полномочий по ранее выданной доверенности на получение документов. В случае, если у доверителя имеются достаточные основания полагать, что в дальнейшем может произойти ситуация, успех которой зависит от возможности представления его интересов третьим лицом, или риск срыва важного мероприятия увеличивается при невозможности доверенного лица выполнить поручение, доверитель может разрешить своему представителю перепоручить получение документов на законных основаниях.

Передоверие – достаточно обширное понятие, его применение требует особой внимательности, высокого уровня доверия к своему представителю и веских оснований для его применения на практике.

Если доверитель принял решение о разрешении передоверия прав на получение документов, данный пункт должен быть обязательно включен в текст основной доверенности. Рекомендуется разрешать так называемое «санкционное», или «неисключительное», передоверие. Его принцип заключается в том, что третьему лицу дозволяется получить документы, адресованные основному доверителю в строго оговоренных структурах (к примеру, исключительно в органах Федеральной Налоговой Службы) и только при наступлении одного или нескольких определенных обстоятельств, например, болезни доверенного лица первого уровня или иной документально обоснованной уважительной причины, по которой он сам не в состоянии получить документы по доверенности (выполнить поручение).

В пункте передоверия может быть ограничено количество лиц, в отношении которых можно применять права передоверия, временные рамки передоверия, должностная категория представителей или иные ограничения по желанию (необходимости) доверителя.

Применению передоверия (если оно предусмотрено текстом основной доверенности) должно предшествовать уведомление доверителя об использовании данной возможности. При его совершении доверенным лицом оформляется бланк доверенности, аналогичный полученному им самим от лица основного доверителя, при этом передоверие третьего порядка не допускается.

Дополнительное информирование доверителя о передоверии ранее выданной им доверенности законодательно не является непременным условием, сам разрешающий пункт основной доверенности является гарантом легитимности действий доверенного лица при условии соблюдения им всех условий ограничений (при их наличии). Но в условиях не информированности доверителя о наступлении обстоятельств передоверия в случае совершения представителем доверенного лица неправомерных действий (например, использование полученных по передоверию документов в корыстных целях) ответственность за их последствия будет нести лицо, выступающее доверенным в основном документе.

Утрата юридической силы

Помимо основной причины утраты легитимности доверенности – окончания срока ее действия, существует множественный ряд причин, при наступлении которых доверенность автоматически прекращает свое законное предназначение:

• прекращение действия доверенности, инициированное самим доверителем, или при наступлении времени прекращения полномочий доверителя, указанных в тексте доверенности;
• инициатива доверенного лица, направленная на прекращение в отношении него доверительных полномочий доверителя;
• в случае, когда одной из сторон является юридическое лицо, – прекращение действия, существования организации (в том числе и реорганизационные изменения в структуре предприятия – смена названия, реквизитов, руководства и т.д.);
• признания лица выступающего в качестве доверителя, недееспособным, пропавшим без вести, ограниченно дееспособным по медицинским показателям или погибшим;
• банкротстве организации, выдавшей доверенность, или установление в тексте доверенности передаваемых прав, заведомо отсутствующих у самого доверителя.