Опись документов — составляем образец

Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы. Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации.

Немного про опись документов — для чего она нужна?

Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.

Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:

• Описи дел постоянного хранения. Основным их назначением является раскрытие состава дел и их содержания.
• Описи дел временного хранения. Содержат список документов дел временного хранения (т. е. дела со сроком хранения не более 10 лет).
• Перечни документов, характерных для специфических организаций (правоохранительных, судебных органов и т. д.)
• Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы направляются в государственные органы или архив. Для некоторых документов предусмотрен обязательный срок хранения. К примеру, личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет, фотографии и видеоматериалы — 5 лет.

Опись дел является не только важнейшим элементом качественного делопроизводства в любой организации, но и, в некоторых случаях, обязательным. Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.

Для внутреннего пользования юридическими лицами и особенности описи

Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности. В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. е. по видам дел).

В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:

• входящей и исходящей документации (письма, требования, просьбы);
• кадровых документов (распоряжения, приказы);
• различных протоколов (протоколы собраний учредителей, совета директоров, протоколы собраний работников, совещаний);
• приказов и распоряжений в рамках основной деятельности предприятия;
• лицензий и сертификатов.

Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.

Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия. Оптимальный состав должен включать:

• копии паспорта;
• копии дипломов, свидетельств о повышении квалификации;
• копии ИНН, пенсионного удостоверения;
• справки о наличии судимости;
• копии медкнижки;
• приказ о назначении на должность;
• копии трудовой книжки;
• трудовой договор;
• копии должностной инструкции.

Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении. На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации.

При передаче документов в архив

Часть производственной документации спустя определенное время должна передаваться в архив. В архив организации обычно сдаются дела со сроком хранения более 10 лет. Согласно законодательству, по истечении 3-х лет с момента завершения дел в делопроизводстве предприятия они должны передаваться в архив.

Порядок подготовки и сдачи документации в архив:

Нумерация страниц дела

Номер страницы проставляется в правом верхнем углу простым графитным карандашом. Листы форматов А3 и А2 прошиваются за один край и нумеруются как 1 лист, затем сворачивается. На лист, подшитый за середину, ставятся два порядковых номера. Фотографии, иллюстрации нумеруются по обратной стороне.

Подшивка и прошивка томов, частей

Максимальный объем дела — 250 страниц, при превышении указанного количества, необходимо начать новый том или часть. Прошивается в четыре прокола для надежного закрепления листов разного формата.

Оформление обложки

Полное наименование организации, порядковый индекс части или тома, наименование дела и срок хранения.

Оформление листа-заверителя дела

Вкладывается после последнего документа.

Составление описи

Составляется сам документ

Окончательный переплет дела

Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.

При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:

• номер, присваиваемый каждому делу;
• индекс тома или части;
• заголовки каждого тома или части;
• количество листов в каждом томе;
• необходимый срок хранения.

В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.

Какие документы нужны для получения детского пособия? Читайте в нашем материале.

Здесь вы узнаете, какие документы предоставить при приеме на работу.

Что нужно для открытия расчетного счета? Об этом написано здесь.

Для направления в государственные органы

Составление описи это обязательное требование при отправке документов в различные государственные и муниципальные структуры. Опись должна быть заверена подписью и печатью организации-составителя.

Документы включаются в опись согласно стандартной структуре, которая предусматривает:

• фирменное наименование организации;
• номер описи;
• заголовок;
• пронумерованный список документов и количество листов;
• суммарное количество документов.

Опись документов для личного дела

Подробный перечень предоставляемых документов необходимо указать при отправлении документации в налоговые и пенсионные органы, ФСС (Фонд социального страхования), органы статистики. Составление перечня документов необходимо и при направлении документов в суд и всем участникам по конкретному делу. Законодательством не устанавливается специфических требований к этому виду описи.

Для передачи документов в налоговую существует унифицированная форма описи и под каждый запрос и заявление предусмотрен определенный перечень документов.

Для передачи другой организации

Многие крупные организации при заключении договоров с контрагентами требуют полный пакет необходимых документов вместе с их описью. Такой пакет документации может быть отправлен почтой, передан курьерской службе или нарочно, и существует вероятность утери части передаваемых бумаг. Чтобы избежать недоразумений и неблагоприятных последствий, рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного должностного лица.

Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов. Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений.

Заключение

Опись дел широко используется во внутренней деятельности организаций:

• для учета корреспонденции, ведения личных дел сотрудников, учета и оптимизации учредительных документов, договоров;
• правила составления перечней дел постоянного и временного хранения разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно;
• при ликвидации в архив передаются только личные дела сотрудников;
• по истечении установленного времени, дела должны передаваться в архив организации;
• в отдельных нормативно закрепленных случаях составление подробных перечней является обязательным: для направления бумаг в ИФНС (Инспекция Федеральной налоговой службы), Росстат (Федеральная служба государственной статистики), ФСС, правоохранительные и судебные органы;
• при проведении проверки трудовой инспекцией, отсутствие необходимых документов повлечет неблагоприятные последствия для организации;
• описание дел помогает систематизировать документацию, обеспечить удобный и оперативный поиск необходимых бумаг.