Как составить служебную записку о премировании

Служебная записка относится к категории дополнительных документов.

На ее основании принимается окончательное решение руководителем о возможности премирования сотрудника.

Данный документ является основанием для составления приказа или акта.

В классификаторе управленческих бумаг понятия «Служебная записка» не указано.

На практике ее активно используют во многих организациях различных сфер.

В записках указана просьба или предложении о выделении премии конкретному сотруднику, нескольких работникам или всему персоналу.

Составляется только для решения следующих вопросов:

• информационного;
• материального;
• технического;
• хозяйственного и т п.

Порядок составления

В документе обязательно указывается следующая информация:

• адресат — ФИО полное название должности лица, на имя которого составляется документ. Данные адресата указывают в дательном падеже.Например: Директору предприятия «Клубничка» Иванову Ивану Ивановичу;
• ФИО и название должности физического лица, которое составило данный документ (начальника отдела кадров Козлова Виталия Витальевича),
  название документа;
• основная часть записки. В ней указывается просьба или предложении о премировании персонала или конкретного сотрудника.Обязательно прописывается причина выплаты премии, ее размер и период, когда она должна быть выплачена. Данные работника и занимаемая им должность указывается в записке без сокращений;
• дата документа – дата его подписания (прописывается арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц и год);
• подпись составителя бумаги.

В этом видео вам покажут, как с помощью программы СЭД bb workspace, составить записку. Приятного просмотра!

Основные требования

Текст документа составляется от первого лица и в единственном числе.

Стиль – деловой.

В составленном документе не должно находиться никаких приветствий, вводного текста и завершающих пожеланий.

Лучше всего текст закончить такими словами: «Считаю целесообразным выплатить премию в размере…» или «Предлагаю выплатить Иванову Ивану Ивановичу премию в размере.

В большинстве случаев документ составляют на стандартом листе формата А4.

Можно набрать как на компьютере и распечатать, так и написать от руки.

Согласно установленным ГОСТам для составления документов используется специальный шрифт Times New Roman, размер – 14, а интервал – 1,5.

Название «Служебная записка» пишется по центру листа заглавными буквами.

При необходимости на документе ставятся визы согласования.

Например, выплата премии может согласовываться не только с руководителем предприятия, а и главным бухгалтером.

В целом текст записки разделяют на две основные части.

В первой – лаконично указаны факты, которые послужили поводом для составления бумаги.

Например, Иванов Иван Иванович перевыполнил личный план по продажам на 100%.

Во второй части документа – конкретные действия, которые необходимо выполнить.

(Прошу рассмотреть возможность выплаты премии в размере такой-то суммы…).

Составленный документ обязательно регистрируется.

Это может сделать, как ее автор, так и адресат.

Данный порядок определяется внутренним документооборотом в организации.

После того как документ был рассмотрен руководителем, на него накладывается резолюция.

Это письменное решение по рассматриваемому вопросу.

Например, начальник может написать на записке «Согласовано» или «Одобрено».

После резолюции адресат ставит подпись и указывает свои инициалы.

При необходимости на основе служебной записки составляется приказ, который и является главным документом для материальных выплат сотрудникам.

В тексте записки не должно быть никаких исправлений, перечеркиваний и ошибок.

Составляйте документы правильно и соблюдайте установленные требования.

Объяснительная записка, образец, вы сможете найти у нас на сайте.

Отсюда, можно узнать, где и как можно получить ИНН.

Ознакомившись в данной статьёй, вы узнаете, какой список учредительных документов ооо.

Реквизиты в документе

Отдельно стоит рассмотреть обязательные реквизиты в служебной записке:

1. Вид документа- указывайте имя вашей записки, чтобы тот, кому она будет направлена, определил, насколько она важна.
2. Полное имя структурного подразделения. Важно, чтобы оно было действительное, а не старое именование.
3. Дата- указывайте точную дату.
4. Заголовок текста. Отнеситесь к этому серьезно, так как название бросается сразу в глаза.
5. Указывайте, кому направлен( это считается одним из важных элементов).
6. Сам текст ( излагайте всю суть проблемы сразу, без какой-либо воды.
7. Ваша подпись ( без нее документ не действителен).

Отдельно хочется сказать про текст, он состоит по правилу из двух частей:

1. Причины составления( обоснование, желательно, чтобы было без воды);
2. Просьбы, предложения, решение вопроса и тд.

Поэтому ко всему этому стоит относиться с полной ответственностью.