Что такое тайм менеджмент — главные принципы

Из данной статьи вы узнаете, что такое тайм-менеджмент и какие существуют основные принципы контроля и управления временем. Помимо этого, здесь вы найдете информацию о заблуждениях и мифах, связанных с данной наукой. Также в конце статьи будет приведен список интересной и популярной литературы, которая поможет вам более детально ознакомиться с технологией организации времени.

В современном мире практически любой человек задумывается о том, как продуктивнее распределить время для достижения максимального результата в том или ином начинании. Каждый сталкивался с нехваткой времени, психологическим давлением в связи с наступлением сроков сдачи работы при ее неготовности и стрессами от вынужденной спешки. Тайм-менеджмент как раз-таки и призван помочь людям избежать вышеупомянутых проблем путем учета, распределения и оперативного планирования собственных временных ресурсов.

В прямом переводе с английского Time Management – это управление временем. Разумеется, в буквальном смысле управлять временем человек не может. Однако использовать его в повседневной деятельности с максимальной для себя эффективностью ему вполне под силу. Для объединения всех существующих технологий в этом направлении и было введено понятие «Time Management».

Обобщенные определения:

1. Тайм-менеджмент – технология организации времени и повышения эффективности его использования.
2. Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.
3. Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Те из нас, кто обладают навыками эффективного распределения собственных временных запасов, как оказалось, имеют более насыщенную и свободную жизнь, поскольку на работу у них уходит заметно меньше времени. Грамотно управляя этим невосполнимым ресурсом, человек получает больше жизненного пространства и возможность заняться тем, что ему действительно нравится. Это, в свою очередь, приводит к улучшению его общего эмоционального состояния.

Одна из ключевых особенностей тайм-менеджмента – упорядочивание рабочего и личного времени не только в течение дня, но и недели, месяца и даже года. Благодаря этому человек успевает завершить все необходимые дела в заранее отведенный срок, не отвлекаясь на побочные и второстепенные проблемы.

Грамотная организация поможет вам не только эффективнее выполнять поставленные задачи, но и освободить больше времени для полноценной, а главное насыщенной личной жизни. В кругу бизнес-тренеров бытует такое мнение, что технология организации времени на протяжении всей жизни способна сэкономить для человека целые десятилетия.

Принципы тайм-менеджмента

Ознакомившись с понятием тайм-менеджмента, можно перейти к практической его реализации в повседневной жизни. Давайте выясним, что необходимо делать для правильного управления временным ресурсом, с исполнения каких основных аспектов стоит начинать планировать свои действия и какие трудности могут подстерегать человека, решившего внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент.

Планирование действий

Первым принципом технологии организации времени является планирование ближайших дел. Временные рамки здесь целиком зависят от рода вашей деятельности. Так, директорам крупных компаний стоит планировать дела на год вперед, тогда как офисным сотрудникам следует ориентироваться на недельное планирование. Одно можно сказать точно: не важно, почтальон вы или инженер на заводе, четкий и правильный план действий в любом случае повысит вашу результативность, а главное, принесет реальную пользу без увеличения физической или умственной нагрузки.

Даже в том случае, если ваш рабочий процесс происходит согласно строго регламентированной инструкции, всегда необходимо заранее составлять план своих действий. Такой подход к реализации времени существенно сэкономит этот ценнейший ресурс, которым наделила нас природа, а также увеличит эффективность и оперативность исполнения рабочих обязанностей. Стоит ли говорить о том, что все успешные люди заранее планируют не только свою рабочую неделю, но и всю жизнь.

Наиболее важные аспекты тайм-менеджмента:

1. Дробление многоплановых и больших задач. Помните, объёмные задачи, которые требуют на свою реализацию много времени, следует разделять на малые подзадачи. Не нужно хвататься за крупномасштабные проекты, не продумав перед этим последовательность своих действий на всех этапах их исполнения.
2. Письменная фиксация задач. В расширенном виде это правило звучит примерно так: цели не существует, если она не обозначена на бумаге или в электронном виде.
3. Планирование дня. В общих случаях составление списка задач увеличивает эффективность практически любой деятельности на четверть.

Для достижения максимального результата в этом аспекте тайм-менеджмента необходимо, чтобы планирование действия вошло у вас привычку и стало одной из черт вашей натуры. Постарайтесь каждый день перед сном составлять план действий на следующий день. Благодаря такому подходу вы точно будете знать, как правильно начать, продолжить и закончить свой день.

Затраченное на составление плана время (это буквально 5-10 минут) полностью окупится уже в течение первого промежутка следующего дня. Общая же выгода учёта, распределения и планирования дел проявит себя на первой неделе ее внедрения в вашу повседневную деятельность.

Фиксация плана действий с помощью Диаграммы Гранта

О важности составления плана действия было упомянуто выше, однако эта информация не будет полной без объяснения того, как это лучше всего сделать. Из всего многообразия методик следует выделить так называемую «Диаграмму Гранта». Именно она позволяет наиболее эффективно сделать свои планируемые задачи конкретней и нагляднее. Для наилучшего усвоения информации приведем пример того, как на практике работает Диаграмма Гранта.

Итак, допустим, вашей основной задачей является построение Японского сада. Первое, что необходимо сделать, это разбить общую задачу на несколько последовательных этапов:

1. Расчистить участок.
2. Расположить главные элементы сада.
3. Провести грунтовые работы.
4. Украсить сад второстепенными элементами.

Согласно Диаграмме Гранта, необходимо указать все задачи основного проекта, сроки, продолжительность и очередность их выполнения. При этом однотипные задачи разумнее будет объединять в одну группу, тогда как объемные (если они включают в себя разносторонние действия) следует разбить на несколько последовательных и простых задач.

Основным преимуществом такого метода является то, что наглядно составленный план существенно сэкономит не только время составителя, но и всех участников проекта. При этом они быстро уяснят реальное положение дел и включатся в рабочий процесс как раз на необходимом этапе.

Формулировка основной цели

Еще одним немаловажным аспектом технологии организации времени является декомпозиция целей. Иными словами, человек, внедряющий в свою жизнь тайм-менеджмент, должен уметь конкретно формулировать свою первостепенную цель, а также дробить ее на мелкие и локальные действия или задачи. Основной способ внедрения декомпозиции целей в обиход – научиться переходить от общего к частному.

Пример:

Человек работает специалистом, занимающимся исследованием спроса и предложения на потребительском рынке. При этом основной его задачей является увеличение продаж в текущем квартале на 20%. Для облегчения и систематизации своей трудовой деятельности он решает воспользоваться технологией декомпозиции. Следовательно, ему необходимо разбить общую цель на несколько подзадач:

1. Рекламные акции с целью увеличения продаж определенного вида товаров.
2. Переосмысление вопроса ценообразования некоторых товаров на всех доступных маркетологу точках.
3. Корректировка цен.
4. Масштабная рекламная компания с использованием различных интернет ресурсов и СМИ.

Для облегчения постановки и определения локальных задач существует профессиональный инструмент, именуемый «принцип SMART». Благодаря ему, внедрение декомпозиции целей существенно облегчается. Согласно принципу SMART, задача должна быть:

• ограниченной по времени;
• достижимой за отведенное на ее исполнение время;
• конкретной;
• актуальной (важно понять, обязательно ли выполнять локальную задачу для достижения общей цели);
• измеримой.

Стоит отметить, что принцип SMART, при котором человек достигает крупной цели путем последовательного выполнения локальных задач, существенно сокращает общее время, за которое возможно эту самую цель достигнуть. Помните, последовательность в работе – один из основных залогов успеха.

Так, большая часть великих и известных творцов создавали свои произведения именно по указанной выше схеме. То есть на первых этапах работы составлялся план, а уже после, следуя всем его пунктам, творилось и само произведение, будь то картина, книга или iPhone. Научитесь сосредотачиваться на локальных задачах, при этом не теряя общего направления работы, и вы увидите, насколько легко можно достигать грандиозных целей.

Расстановка приоритетов

Определение основной цели и последовательное движение к ней путем выполнения текущих задач различной степени сложности – это еще один из основополагающих принципов современного тайм-менеджмента.

Расставлять приоритеты удобнее пользуясь способом «АБВГД» или «ABCD», кому как удобнее обозначать цели. Согласно данному способу:

• А – самое большое и приоритетное дело;
• Б – менее приоритетное;
• В – цель средней значимости и т.д.

Самую трудоемкую и сложную задачу следует ставить первой в списке и выполнять ее в первую же очередь. Стоит отметить, что зачастую люди бояться начинать день с главной задачи, давая себе время на раскачку. Однако помните, чем раньше вы закончите самое трудное из запланированных на день дел, тем эффективнее будет ваша остальная работа.

Американский писатель и бизнес-тренер Брайан Трейси, который, помимо всего прочего, является и специалистом по тайм-менеджменту, рекомендует относиться к данному вопросу жестко и однозначно. У него даже есть свой метод, именуемый «Съесть лягушку на завтрак». Не трудно догадаться, что под лягушкой понимается самая сложная и трудоемкая задача, запланированная на текущий день. Если не решиться и не взяться за ее выполнение сразу, то есть высокий риск того, что вы перенесете ее на завтра, послезавтра и т.д. Прокрастинация — страшная штука, загубившая не одну успешную карьеру.

Вся суть в том, что, перенося важное дело «на потом», вы создаете для себя излишнее эмоциональное напряжение, которое, в свою очередь, существенно влияет на эффективность вашей работы. Метод Брайана Трейси как раз помогает избежать этих проблем путем выполнения самого трудного дела в начале дня. Остальные же дела, по словам американского бизнес-тренера, выполнятся практически сами по себе.

Отчасти подтверждает слова Брайана закон Парето, который звучит следующим образом: 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата. Все, что вам остается, это выявить те самые 20 % прилагаемых усилий и, начиная рабочий день, сконцентрировать свое внимание именно на них.

Вторым эффективным инструментом для расстановки приоритетов является Матрица Эйзенхауэра, названная так в честь политического и военного деятеля Дуайта Эйзенхауэра (34-й президент США). Именно он первым предложил подразделять дела на четыре группы:

1. Срочные и важные – эта группа первостепенных задач, которые необходимо выполнить в обязательном порядке именно в текущий рабочий день. Если отложить такие задачи, то это неминуемо приведёт к трудностям в будущем и общему эмоциональному дисбалансу. Помимо всего прочего, не стоит перепоручать срочные и важные дела своим подчиненным. Также данный сектор матрицы Эйзенхауэра называют сектором пожара. Тем самым предполагается, что нахождение в нем чревато негативными последствиями.
2. Важные, но не срочные – эта группа важных дел, которые при этом не являются срочными. Им можно уделить особое внимание, поскольку в ходе выполнения задачи на психику не давят сжатые сроки. Благодаря этому, данный сектор Матрицы Эйзенхауэра является самым эффективным. Находясь в нем, человек спокоен и волен планировать, обдумывать и действовать грамотно и, главное, взвешенно. Здесь можно заниматься по-настоящему важными задачами. Однако стоит помнить о том, что нельзя допускать перехода важных дел в «Сектор пожара» (срочные и важные дела).
3. Срочные, но не очень важные – эта группа дел, которая, если ими начать заниматься самому и с самого начала дня, может отнять очень много времени. Такие задачи логичнее и правильнее поручать своим подчиненным в виду их срочности.
4. Неважные и несрочные – данные задачи можно смело убирать из своего ежедневного плана.

Матрицу Эйзенхауэра можно представить в виде следующей таблицы:

Планирование отдыха

В погоне за увеличением собственной эффективности не стоит забывать про отдых. Следует планировать его так же, как и основной рабочий процесс. Отдых – это один из важнейших элементов вашего успеха.

В качестве примера можно привести известного в России бизнес-тренера и спикера Радислава Гандапаса. По его словам, составляя планы на месяц, он помечает те дни, в которые планирует посетить гольф-клуб красным цветом. К слову, также там отмечены и особо важные мероприятия, которые связаны с бизнесом. В противном случае ему попросту не удается посвятить время своему любимому хобби, поскольку постоянно находятся задачи поважнее.

Заблуждения, связанные с тайм-менеджментом

Рассмотрим наиболее распространенные мифы и заблуждения, связанные с технологией рационального управления временем.

Заблуждение 1: нельзя управлять временем

В целом, утверждение, конечно, верное. Человеку не под силу управлять потоком времени в прямом смысле. Если вы не изобрели машину времени, то не сможете замедлить, ускорить или остановить его. Однако природа наделила нас разумом и возможностью управлять собой посредством принятия тех или иных решений. Именно на это делается основной акцент в тайм-менеджменте. Иными словами, грамотное управление собственной жизнью позволит вам сэкономить время.

Говоря об управлении временными ресурсами, мы подразумеваем прагматичный и одновременно с этим разумный подход к своей работе и повседневной деятельности. Внедряя тайм-менеджмент в свою жизнь, вы будете приятно удивлены тем, сколько времени можно сэкономить.

Заблуждение 2: тайм-менеджмент вынуждает больше работать

Большие нагрузки на организм и работа без отдыха неизбежно приведут к переутомлению и психологическим расстройствам. Следовательно, вам всеми силами необходимо стремиться к увеличению результативности при снижении общего объема трудовой деятельности. Достигнуть этого можно путем строгого соблюдения плана действий и определения второстепенных и важных задач.

Пожиратели времени также именуются хронофагами – любые отвлекающие объекты, мешающие и уводящие от основной деятельности (работы и других запланированных дел). Хронофаги отнимают у современного человека уйму времени. При этом многие из нас даже не задумываются о целесообразности таких действий. Как часто при выполнении важной задачи люди необдуманно проверяют почту или читают новости в соцсетях? При этом, если через 10-15 минут попытаться вспомнить, что же там было прочитано, то это едва ли удастся сделать.

Поэтому следует отбросить эти рефлексивные и неважные дела в сторону и сосредоточиться на текущих и приоритетных задачах. Как только вы втянетесь в работу, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни желания, ни времени.

Заблуждение 3: тайм-менеджмент превращает человека в робота

Наверняка многие из вас полагают, что строгое соблюдения ежедневного плана действий может сделать из вас робота. Но, задумайтесь, согласно плану вы будете действовать по своему желанию, то есть сознательно, а вот идти на поводу у собственных психоэмоциональных привычек – нет. Тогда резонно возникает вопрос, какой человек больше похож на робота: тот который действует по собственному желанию, или тот, кто поддается общим шаблонам поведения?

Технология управления временем будет полезна не только офисным работникам, но и их руководителям. Эффективно распределять свои задачи на протяжении всего дня и ставить приоритет на конкретных целях необходимо всем, кто с ответственностью относится к своей жизни.

Специалисты считают, что если в повседневной деятельности у вас присутствует четыре или более важных дела, то внедрение тайм-менеджмента положительно скажется на вашем общем психоэмоциональном состоянии. Иными словами, учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени важно и для школьников, и для женщин-домохозяек.

Список книг по тайм-менеджменту

Книги по тайм-менеджменту помогут вам более детально ознакомиться с этой технологией и расширить свои познания в этой области. В общих же случаях вполне хватит информации, приведенной в данной статье.

1. Брайан Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».
2. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок». Искусство продуктивности без стресса».
3. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».
4. Яна Франк «Муза и чудовище. Как организовать творческий труд».
5. Алан Лакейн «Искусство успевать».
6. Дэйв Креншоу «Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все».
7. Питер Брегман «18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела».
8. Томас Лимончелли «Тайм-менеджмент для системных администраторов».
9. Нейл Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом».
10. Глеб Архангельский «Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы».
11. Марианна Лукашенко «Тайм-менеджмент для детей. Книга продвинутых родителей».

Помните, время – это единственный невосполнимый ресурс в вашей жизни!