Баланс рабочего времени на 2020 год: последняя версия

Формирование баланса рабочего времени на 2020 год – это не просто формальная обязанность кадрового отдела, но и объективная необходимость, поскольку данный документ позволяет контролировать эффективность штата и помогает выявлять резервы для повышения общей производительности труда.

В общем случае под балансом рабочего времени понимается табличный документ, в котором представлены совокупные сведения о количестве рабочих часов на год, квартал или месяц с разбивкой по производственным участкам, цехам, отделам или работникам. Законодатель не регламентирует форму этого документа (в отличие от табеля учёта рабочего времени Т-13), поэтому на каждом предприятии она составляется индивидуально с поправкой на специфику деятельности и режим рабочей недели.

Этапы формирования планового отчёта

Чтобы баланс рабочего времени действительно приносил пользу, а не играл роль формальной бумаги, его необходимо составлять не по всей организации в целом, а отдельно для каждого участка и сотрудника. Например, на любом заводе определяющим фактором является загрузка производственных цехов, а время работы административного персонала (бухгалтерии и т.п.) оказывает на итоговые результаты слабое влияние.

В кредитной организации, напротив, время работы финансовых, административных, аналитических и управленческих кадров зачастую гораздо важнее, чем количество человеко-часов, отработанных рядовыми сотрудниками-операторами, которых легко заменить.

По этой причине можно не составлять подробный баланс по отдельным категориям работников, выработка (производительность) которых не зависит напрямую от фактически отработанного времени или слабо влияет на динамику выручки/прибыли. Соответственно, на первом этапе определяются участки, имеющие для организации первостепенное значение.

На втором этапе вычисляется общий календарный фонд в днях или человеко-часах. Как правило, это число дней в году. Затем от этой величины отнимаются выходные и официальные нерабочие праздники. В результате получается табельный баланс рабочего времени (его ещё называют нормативным).

На третьем шаге из табельного баланса отнимается время на обязательные отпуска. Это максимально возможный фонд, т.е. количество человеко-часов, которое в идеале должен отработать отдельно взятый рабочий или цех в совокупности. Он не учитывает простои, прогулы, болезни и т.д.

Многие организации на этом заканчивают «подбивать» плановый баланс рабочего времени, но для крупных и средних компаний есть смысл также рассчитать плановый явочный фонд. Плановый явочный фонд – это максимально возможный фонд за вычетом предполагаемых простоев, прогулов и болезней. Поскольку перед составлением отчёта кадровый специалист не может заранее знать, сколько человеко-часов выпадет из-за неявок, в качестве расчётного показателя для этой величины обычно принимается её среднее значение за прошлый квартал/полугодие/год.

Производственный календарь на 2020 год

Сложнее всего при составлении баланса рабочего времени правильно рассчитать табельный фонд, поскольку в России он каждый год меняется из-за смещения (переноса) праздничных дней. По этой причине мы составили актуальный на 2020 год производственный календарь, который, по своей сути, как раз и является нормативом для подавляющего большинства организаций. В представленной ниже таблице данные скомпонованы по кварталам и месяцам для недель разной продолжительности.

Это последняя версия производственного календаря, составленная с учётом Постановления Правительства от 01.10.18 № 1163. Она останется неизменной до конца 2020 года даже в том случае, если законодатели решат исключить некоторые праздники из числа официальных нерабочих дней (эти поправки, если они вообще будут приняты, вступят в силу в следующих отчётных периодах).

Комментарии к таблице:

• напомним, по ТК РФ стандартная продолжительность рабочей недели в России составляет 40 часов;
• 36-часовая неделя применяется для лиц, занятых на вредных производствах;
• 35-часовая неделя актуальная для инвалидов I и II группы, а также лиц в возрасте от 16 до 18 лет;
• 24-часа в неделю трудятся подростки младше 16 лет;
• перед официальным праздником продолжительность рабочего дня сокращается на 1 час.

Пример баланса рабочего времени

Предположим, ООО «Компрессор» занимается сборкой моек высокого давления. Необходимо составить баланс рабочего времени на апрель для монтажника Сидорова Петра Александровича. Он работает с 9 до 17 по будням, инвалидности не имеет.

Чтобы в будущем было удобно анализировать эффективность трудовых ресурсов, а также оценивать влияние непредвиденных простоев на итоговые показатели работы предприятия, плановый (нормативный) баланс рабочего времени на 2020 год разумно сводить в виде следующей таблицы.

В данном случае отпуск на апрель запланирован не был, а при расчёте явочного фонда 1 день исключили, исходя из среднего показателя по неявкам Сидорова П.А. за прошлый год. Кстати говоря, при составлении прогноза по неявкам следует учитывать не только среднестатистические простои за прошлые периоды, но и специфику самого сотрудника. Например, если лицо призывного возраста, в месяцы призыва разумно выделять ему 1 день на посещение военкомата.

По аналогичному принципу можно заранее учесть сокращение фонда рабочего времени, если известны сроки медицинского обследования сотрудника, для которого проведение подобных мероприятий является обязательным в силу его профессиональных обязанностей. В общем, при составлении планового явочного фонда необходимо задействовать все доступные сведения, которые позволяют более точно оценивать загрузку подразделения в отчётном месяце или квартале.

Напомним, в примере выше баланс был составлен для конкретного сотрудника, поэтому на следующем этапе потребуется скомпоновать данные по всем монтажникам, занятым в этом сборочном цехе. В результате получится общий баланс рабочего времени, на базе которого можно будет делать выводы.

Анализ эффективности трудовых ресурсов

После завершения отчётного периода сотрудник, на которого возложены аналитические функции, формулирует выводы о том, как отклонение фактического баланса рабочего времени от планового сказалось на результатах деятельности организации. Сделать это можно при помощи стандартных приёмов факторного анализа.

При оценке эффективности предприятия важна и динамика явочного фонда за прошедший период, в частности, если за месяц или квартал он понизился или не изменился, а выработка продукции увеличилась, следует говорить об увеличении производительности труда.

Если же явочный фонд практически не изменился, а объём выпуска продукции в натуральном выражении сократился, данная ситуация при прочих равных указывает на снижение производительности. Своевременное выявление подобных факторов позволяет повысить дисциплину персонала (через штрафы) и принять меры мотивационного характера (стимулировать работников надбавками и премиями.