Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции

Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:

• четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
• руководителей;
• правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
• работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
• создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Кадровое делопроизводство

Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.

На это есть две основные причины:

• большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
• необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.

Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.

Этапы и пошаговые руководства

Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:

1. Издание приказов, которыми вводится должность ответственного лица, определяется размер его заработной платы. Затем утверждение специального положения и должностной инструкции, которые будут регулировать права и обязанности будущего работника и других документов;
2. При необходимости назначения исполнительного органа происходит поиск и заключение договора с руководителем предприятия. Именно это лицо от имени учредителя будет управлять кадровой службой. Если нет необходимости назначать такое лицо, а глава предприятия уже принят на работу, достаточно лишь осуществить прием делопроизводителя;
3. Подготовка базы нормативных актов. Нужно сформировать перечень законодательной базы, в соответствии с которой секретарь будет трудиться;
4. Закупка или распечатка бланков учетных документов. Кадровое делопроизводство требует оформления множества различных книг регистрации и перемещения сотрудников, необходимых журналов;
5. Перед тем как секретарь начнет заниматься подбором персонала в его распоряжении должны появиться формуляры трудовых книжек. Трудовая книжка – основной документ работника, подтверждающий сведения о трудовом стаже. Если гражданин принимается на работу впервые, ее обязан бесплатно предоставить работодатель;
6. Заключительный этап – непосредственная организация кадровой работы, в том числе прием, перемещение, поощрение, отпуска, увольнение сотрудников и многое другое.

Обязательные документы

Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:

• Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
• Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
• Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
• Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.

Оформление руководителя

Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:

• формировать административный персонал;
• регистрировать учредительные документы;
• подписывать организационно-распорядительные и иные документы.

Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.

Нормативные акты

Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:

• 

  Ведение документации

  Трудовой кодекс РФ — основной документ, в соответствии с которым происходит организация трудовой деятельности работника, в том числе прием на работу, оплата и режим труда, гарантии и льготы и многое другое;

• Правила ведения и хранения трудовых книжек. Такие книжки необходимы для правильного фиксирования стажа работника, его наград, почетных званий и т.д.;
• Образцы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда. Это формы приказов, которыми регулируется все, что связано с выполнением работником трудовой функции;
• Перечень типовых управленческих архивных документов. Необходимый законодательный акт для правильного хранения документов.

Учетные документы

Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:

• Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
• Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
• Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
• Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
• Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.

Что такое кадровый учет и как его вести? Читайте в нашем материале более внимательно.

Здесь вы узнаете, как правильно провести кадровый аудит и для чего он необходим.

Можно ли купить трудовую книжку и сколько это стоит? Об этом вы узнаете тут.

Трудовые книги и их хранение

Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.

Чтобы сохранить эти документы в целости используется безопасное место, доступ к которому имеет ограниченно количество ответственных лиц. Например, специальный сейф.

Трудовые книжки

В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.

Оформление работников

Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:

• Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
• Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
• Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
• Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
• Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.

Далее необходимо провести с работником необходимые инструктажи по охране труда, при необходимости организовать медосмотр. После этого работник может приступать к выполнению своих обязанностей.

Заключение

Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.