Кадровый аудит на предприятии и методы его проведения

Кадровый аудит в организациях необходим для контроля качества выполняемых задач, входящих в функционал специалистов отдела кадров. С его помощью происходит оценка управления персоналом и структурной организации предприятия.

Кадровый аудит на предприятии: способы проведения, особенности, механизм

В каждой официально зарегистрированной организации деятельность сотрудников координируется и контролируется отделом кадров. Он занимается ведением документации работников при осуществлении их функций, приеме на работу, увольнении.

Документы для кадрового учета

Его задачами является:

• формирование штата фирмы;
• оформление документов работников в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;
• взаимодействие с другими субъектами (пенсионный фонд, налоговая инспекция).

Во многих современных организациях ведется контроль работы кадровой службы, такая форма исследования качества рабочего процесса называется кадровым аудитом.

Кадровый аудит: понятие, цели и задачи

Данная процедура предназначена для проверки и оценки качества выполнения отделом кадров своих функций, связанных с ведением документов, оформлением договорных отношений между сотрудниками.
Она проводится независимым специалистом или другой компетентной организацией, выявляет риски, вследствие которых могут возникать конфликтные ситуации между предприятием и инспекцией по труду.

Главной целью кадрового аудита считается оценка эффективности работы кадровой службы и рассмотрения возможности по наличию трудовых ресурсов, которые необходимы предприятию для осуществления механизма работы.

Основными задачами проведения аудиторской проверки являются:

• анализ стратегии по управлению персоналом, в том числе организационной и функциональной систем;
• оценка процесса ведения документации на каждого сотрудника согласно нормативно-правовым актам;
• рассмотрение ресурсосберегающих технологий и потенциала организации (насколько управленческий аппарат и остальные работники готовы к реализации первостепенных целей и задач фирмы);
• диагностика соответствия специалистов занимаемым должностям (насколько знаний, умений и навыков сотрудников хватает для выполнения ими функций, прописанных в должностных инструкциях);
• акцентирование внимания на взаимодействии между работниками, их неформальном и формальном общении, обмене информацией, микроклимат в коллективе, причинно-следственные связи конфликтных ситуаций.

Оценочные критерии деятельности отдела кадров

Для того чтобы осуществлять свой функционал в полном объеме, службе по подбору кадров необходимо качественно вести документооборот, знать основы законодательства, следить за поправками в нормативно-правовых актах, организовывать плодотворное взаимодействие между сотрудниками.

Анализ деятельности при аудиторской проверке происходит на основе определенных критериев качества, которые разработаны в данной организации или на региональном уровне. Ими можно считать:

• положительный результат по достижению поставленных целей;
• полный охват бюджетных средств относительно затрат на специалистов;
• стратегия организации успешно реализуется и приносит доход, выгоду;
• четкое соблюдение временных интервалов по отношению к заданным для выполнения функциям;
• положительное мнение специалистов об отделе кадров и его работе;
• отсутствие конфликтов между работниками;
• оперативность в обработке управленческих решений;
• удовлетворенность выполнением деятельности сотрудников кадровой службы;
• уровень сотруднических отношений с другими организациями.

Оценку качества может проводить как сторонняя организация, так и сам руководитель, который заинтересован в успешности компании.

Что такое технический аудит, как и кто может его проводить? Читайте в нашем материале.

Тут вы найдете рекомендации по проведению экологического аудита на предприятии.

Аудит сайта позволит увидеть проблемы ресурса. Тут вы найдете рекомендации по самостоятельной проверке сайта.

В каких случаях проводится аудит?

Такие проверки при правильном подходе руководства должны проводиться в организациях с определенной периодичностью несколько раз в год и организовываться самостоятельно. Этот процесс необходим для стимуляции работы и готовности делопроизводства к внешним проверкам.
Обычно они проходят в следующих случаях:

• если на предприятии произошла замена руководства;
• при замене специалиста, отвечающего за работу по кадрам;
• если уволился сотрудник, который может обратиться в инспекцию по труду для урегулирования вопроса, связанного с незаконным увольнением;
• при внесении изменений в законодательные акты, регламентирующие работу кадровой службы.

В некоторых современных фирмах существуют отделы, специализирующиеся на деятельности по оценке качества оказания услуг сотрудниками и анализу их работы.

Данные, необходимые для проверкиНа случай внезапной проверки трудовой инспекции, каждый руководитель должен знать какие сведения для анализа требуется представить. Определенного перечня таких документов не существует, так как предприятия основываются на ведении разной деятельности, отличающейся друг от друга. Проверена трудовой инспекцией, может быть следующая документация:

• нормативные акты, относящиеся лично к сотрудникам – трудовые договоры, приказы о приеме на работу,
• трудовые книжки, личные карточки, заявления о предоставлении отпуска и т.д.;
• локальные акты, оформленные в обязательном порядке – должностные инструкции, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, график отпусков, журнал инструктажа и т.д.;
• локальные акты, учрежденные совместно с профсоюзом – коллективный договор, порядок исследования несчастных случаев на производстве, сведения о сверхурочной работе, а также в праздничные и нерабочие дни и т.д.

Методы аудита

Он проводится с помощью методов, которые способствуют всесторонней оценке, качественному выявлению негативных тенденций для дальнейшей работы с ними и отладке деструктивных процессов. Способы системной проверки можно разделить на следующие виды:

• методы, связанные с диагностикой и аналитикой организационно-правовых аспектов;
• методы, основанные на анализе социально-психологических процессов между сотрудниками;
• сравнительная оценка социальных и экономических показателей организации.

В ходе оценки организационной правовой структуры происходит рассмотрение текущей и отчетной документации, а также главных показателей деятельности фирмы. Это необходимо для оценки ресурсных возможностей компании, её стабильности.

При анализе социальных и психологических особенностей коллектива и каждого специалиста индивидуально проводятся опросы, анкетирование, интервьюирование работников по вопросам, интересующим проверяющего, с помощью этих методов выявляется обстановка в коллективе и психологический климат.

Интересуясь экономическими и социальными критериями, инспекция по труду сравнивает их с общими показателями и лучшими по региону, таким образом, выявляя перспективность фирмы.

Механизм проведения аудиторской проверки кадров

Данная процедура проходит по определенному алгоритму, принятому законодательством. Она осуществляется в несколько этапов:

• в обязательном порядке проводится проверка правильности оформления всех документов, относящихся к работе с кадрами, независимо от специфики предприятия;
• большой акцент специалист по проверке ставит на соответствии документов аспектам действующего законодательства;
• затем рассмотрению подлежат особые зоны риска, имеющие свои особенности, вследствие чего могут утрачивать правомерность;
• норма по оформлению документов иностранных специалистов;
• насколько законны договоры, отражающие материальную ответственность;
• оформление документации по оплате работы в сверхурочное время, праздничные и выходные дни;
• законность механизма испытательного срока;
• правильность составления договорных отношений с сотрудниками, оказывающими услуги;
• после проведенной проверки оформляется заключение, где прописываются нарушения, рекомендации и сроки. Оно направляется в организацию для устранения недостатков.

Кадровый аудит имеет свои цели, задачи и особенности. Для того, чтобы провести проверку следует сделать анализ критериев качества для конкретной фирмы. Он проводится с помощью методов сравнения показателей, диагностики отношений между коллегами, а также проверки организационно – правовых документов. Аудиторские проверки отдела кадров необходимо проводить не только с участием инспекции по труду, но и в рабочем режиме, так как правильно построенная стратегия работы является гарантом успешности компании.