Как составить приказ о внесении изменений в приказ

Составление приказа о внесении изменений в приказ необходимо тогда, когда по тем или иным причинам требуется внести поправки в некоторые из частей созданного ранее акта управления.

В административном праве приказ – это вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, командира или начальника, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчинёнными.

Условно приказы можно разделить на две большие группы, каждая из которых делится еще на две подгруппы. Так, по форме носителя приказы подразделяются на:

1. Устные – подзаконные акты управления, которые содержатся в устно-волевом распоряжении руководящего состава предприятия или другой организации.
2. Письменные – подзаконные нормативные акты управления, изложенные в письменном виде.

По содержанию и по способу контроля за выполнением приказы подразделяются:

1. Нормативные – регламентируют определенные инструкции и функциональные обязанности тех или иных лиц.
2. Индивидуальные – ставят задачу конкретно взятому сотруднику. Помимо этого, для такого вида приказов характерны конкретные сроки выполнения поставленных задач и последующий доклад руководящему составу предприятия или организации.

Какие приказы можно изменять

Изменениям могут быть подвержены практически любые распорядительные документы, неважно, допущены ли там неточности и нарушения. К их числу относятся:

• приказы, затрагивающие условия работы граждан;
• локальные документы, например, штатное расписание, графики отпусков и т.д.;
• акты управления, регламентирующие отношение между руководителями организаций и их подчиненными;
• смена должностных лиц.

Также стоит отметить, что корректировкам может быть подвержена абсолютно любая часть приказа, будь то основание, заключение или основная его часть.

Зачем вносить изменения

Большинство работников организаций не видят особой надобности во внесении изменений в приказы, даже если те не соответствуют настоящему положению дел на предприятии. Чаще это происходит по причине того, что сотрудники, невзирая на правила, диктуемые приказом, поступают, как им удобно. Руководство при этом никак не реагирует на нарушения, поскольку понимает рациональность таких поступков. Изменения же в распорядительные документы не вносятся либо из-за банальной лени, либо для возможности в экстренных случаях надавить на того или иного работника.

Правила, диктуемые приказом, обязательны для исполнения. Поэтому даже если какое-либо из требований было прописано с ошибками или неточностями, его несоблюдение и возможные вследствие этого разногласия с работодателем могут привести к судебным разбирательствам. Стоит ли говорить, что доказать свою правоту в этих случаях практически невозможно.

Алгоритм составления приказа

Изменения вносятся в следующем порядке:

1. Принятие решения о необходимости внесения изменений.
2. Составление приказа, в котором отражены все необходимые поправки в существующий акт управления.
3. Подпись изданного документа руководством и соответствующими сотрудниками.

Периодичность и причины изменений

Законодательные акты Российской Федерации никак не ограничивают периодичность внесения изменений в приказы. В связи с этим производить данные манипуляции можно хоть каждый день.

Однако если распорядительный документ составлен таким образом, что в него необходимо вносить постоянные корректировки, то логичнее отменить его и создать новый. При этом более детально продумав все пункты приказа, чтобы в дальнейшем не сталкиваться с подобного рода проблемами.

Что же касается причин, то любой акт управления, издаваемый в рамках конкретно взятого предприятия, имеет под собой то или иное обоснование. Так, приказы, издаваемые на основании объективных причин, начинаются со слов «В связи с …». Основанием же для документа может послужить ссылка на какой-либо законодательный акт или документ, регламентирующий отношения внутри организации.

Вносимые изменения

Изменения, вносимые в распорядительные документы, можно разделить на три группы:

1. Дополнение приказа. Например, в организации действует управляющий акт, который регламентирует действия и состав какой-либо экспертной комиссии. Одновременно с этим складывается ситуация, в которой нынешнего состава комиссии не хватает для адекватной оценки. Тогда необходимо внести такие изменения, которые расширят число сотрудников, занимающихся этой деятельностью.
2. Изменение существующих актов. Допустим, на предприятии за хранение документов отвечал работник, который по тем или иным причинам вынужден прекратить свою рабочую деятельность (декрет, увольнение и т.д.). Соответственно, в распорядительный документ, регулирующий назначение сотрудника на эту должность, необходимо внести изменения. То есть назначить для исполнения обязанностей другого работника.
3. Отмена приказа или отдельных его актов. Предположим, что в организации существует приказ, регулирующий делопроизводство. Ввиду тех или иных причин был создан новый распорядительный документ, содержащий в себе актуальный перечень инструкций по делопроизводству. Для того чтобы в компании не было двух одинаковых документов, которые, к тому же, могут противоречить друг другу, следует создать приказ об отмене действия другого приказа.

Что же касается отмены отдельно взятых пунктов управляющего акта, то здесь можно вернуться к одному из примеров выше. А именно к тому, в котором был разобран приказ, вносящий изменения в работу сотрудника, ответственного за хранение документов. Так, если на предприятии по причине слияния филиалов меняется организационная структура, то необходимо упразднить некоторые должности. То есть в приказе следует указать, что пункты, которые регламентировали назначение на должности соответствующих сотрудников, больше не имеют силы.

Также стоит отметить, что бывают приказы, совмещающие в себе и отмену существующих актов, и их дополнение. Однако способы внесения таких изменений от этого не меняются.

Кто может формировать подобные приказы

Составление приказа для внесения изменений в приказ может быть доверено любому сотруднику организации, наделенному соответствующими полномочиями, а главное, имеющему навыки составления таких документов. В подавляющем большинстве случаев это лица, приближенные к руководящему составу предприятия, например, сотрудники кадрового отдела, секретари и консультанты по юридическим делам фирмы.

Стоит ли говорить о том, что чем тщательнее сотрудник, задействованный в составлении такого документа, подходит к своим обязанностям, тем меньше шанс для организации и руководящего состава привлечь на себя внимание контролирующих трудовой процесс органов.

Правила составления

Единого бланка для формирования приказа, вносящего изменения в другой приказ, который бы был утвержден на законодательном уровне, нет. Поэтому составляются подобные документы в свободной форме. Однако если на предприятии для этих целей разработан специальный шаблон, то приказ формируется по его образцу.

Наряду с этим следует помнить о том, что структура распорядительного акта должна быть построена по определенным требованиям, регламентируемым делопроизводством. Например, приказ обязательно должен включать в себя:

• наименование организации;
• номер документа, место и дату составления;
• основания и обоснования, которые послужили причиной формирования приказа.

Важно! В тексте приказа обязательно должна быть ссылка на тот документ, в который вносятся изменения и, помимо всего прочего, список этих корректировок по правилу «до» и «после».

Образец приказа для внесения изменений в приказ:

Оформление

Оформление приказа о внесении изменений в приказ по аналогии с содержанием не имеет какой-то унифицированной формы. Например, подобного рода документы можно печатать и писать от руки как на фирменном бланке организации, так и на простом листе любых форматов.

Печатью документ заверяется только в том случае, когда это обусловлено внутренними нормативными актами. Что же касается копий приказа, то их надобность возникает только тогда, когда это необходимо, в обязательном порядке делать их нет нужды. На протяжении всего периода действия приказ должен содержаться в специально отведенной для этого папке, наряду с прочими распорядительными документами. После того как приказ утеряет свою силу, его необходимо отправить в архив предприятия.