Как правильно заполнить и заверить трудовую книжку в 2020 году

Оригинал документа всегда расположен в сейфе отдела по учету кадров в компании, где сейчас числится специалист. Поэтому если работнику нужно предоставить сведения из трудовой книжки в какую-то стороннюю организацию, потребуется правильно заверить ее по установленному строгому образцу.

Трудовая книжка отражает совокупность информации о человеке, относящейся к предыдущей занятости в хронологическом порядке и настоящей работе: название (или ФИО, если работодатель ИП) компании, кем работает, даты устройства на предприятие и увольнения с него, должностные перемещения, награды, отличия, а также примененные штрафные санкции и нарушения. Наиболее сильно влияет содержимое документа на показатель длительности беспрерывного стажа. Это число используется при расчете пенсии. Необходим и учет совокупного опыта при отклике на вакансию в следующую компанию. Используется документ и в прочих ситуациях. Например, при заявке в финансовую структуру на выдачу крупных ссуд, займов и ипотеки.

Инструкция по заполнению

Заинтересованные структуры требуют копии всех страниц трудовой книжки. Не важно, есть на них какие-либо пометки или нет. Содержащаяся на титульном листе информация оформляется соответственно предъявленному делопроизводственному регламенту. На разворотах вписываются установленные формулировки обо всех операциях в профессиональной жизни владельца. К таким относятся трудоустройство в компанию, внутренний и внешний перевод между организациями и должностями, а также завершение карьеры в данной фирме, попросту увольнение.

Законодательство требует обязательного ведения этих документов для всех служащих. Их соответствие требованиям влияет на дальнейшую судьбу работника после наступления пенсионного возраста. Ниже рассмотрены общие для всех правила внесения событий в трудовые книжки.

Титульный лист

Первый лист, он же титульный, отражает общие данные о владельце документа. Заполнение возложено на специалиста кадровой службы фирмы, которая открыла карьерный путь специалиста – первая официальная работа. На нем указываются ФИО, дата рождения, полученный уровень образования, специальность. В нижней части страницы подписываются оформленный специалист и заполнявшее лицо. Ставится печать оформителя.

При изменении данных работника вносятся соответствующие коррективы. Старая запись одной тонкой линией перечеркивается. Важно это сделать аккуратно, чтобы написанное ранее было разборчиво для чтения. Рядом пишется обновленная информация. Причина, по которой происходит исправление данных, указывается на обложке. Например, свидетельство о заключении или расторжении брака, которое объясняет смену фамилии. Аналогично дополняется полученное образование.

Текст пишется вручную. Используются прописные буквы. Ручка допускается шариковая, гелевая или перьевая. Цвет ручки — любой классически используемый для письма – синий, черный. Другие письменные принадлежности запрещены. Сокращения не принимаются.

При приеме в организацию

В верхних строках пишется полное наименование организации или ставится специальный штамп фирмы. Если это подразделение или филиал, уточнение указывается в шапке. Строкой ниже в левой колонке ставится хронологический номер записи и ее дата. Число записи совпадает с числом трудоустройства, а не приказа. Справа прописывается повод – номер и дата приказа. Также указывается в средней графе повод осуществления записи – прием на работу.

При внутреннем и внешнем переводе

Различают несколько видов переводов: внутренний (внутри организации без изменения руководящего состава) и внешний (в другую организацию с изменением руководства). Необходимо согласие работника на проведение процедуры. В полях документа вносятся данные о приказах с обоих мест работы при внешнем переводе – и откуда уволили, и куда приняли.

Совместительство и частичная занятость

Занятость по совместительству не требуется фиксировать в Трудовой. Но для работника это только дополнительный плюс. Поэтому, если работодатель первой работы не возражает, лучшее запись сделать. Потребуется предоставить справку с дополнительного места работы и заверенный приказ о назначении. В справке указываются:

• реквизиты организации-работодателя по совместительству;
• вакансия, которую работник занял;
• дата выпуска приказа о зачислении в штат.

Получив вышеуказанные документы, основной работодатель издает приказ для кадровой службы. В нем изложено требование вписать дополнения и изменения в главный документ работника. Требования директора исполняются в соответствии с делопроизводственными форматами записей.

Награждения и благодарности

В нашей стране предусматривается возможность поощрений, награждений и благодарностей трудящимся. Для этих целей предусмотрен отдельный раздел в документах. Его заголовок — «Сведения о награждениях». Этот раздел позволяет в дальнейшем доказать не только свой стаж, но и особые отметки, чем увеличить свою ценность как сотрудника.

Увольнение работника из организации

Сотрудник может быть уволен на разных основаниях. В России предусматриваются следующие возможные варианты:

• по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• из-за прогулов и нарушений внутренней дисциплины и закона (подпункт «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• вследствие сокращения штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• по причине смерти трудящегося (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Запись делается в последний рабочий день сотрудника. То есть если после написания заявления об увольнении работодатель требует отработать еще 2 недели, запись будет сделана в дату последнего рабочего дня из этих двух недель. В некоторых случаях работник может оспорить увольнение в судебном порядке. Если судом принята сторона истца, в трудовой делается запись о недействительности одной из предыдущих формулировок.

Смена реквизитов организации

В процессе хозяйствования фирма может менять свою организационно-правовую структуру и наименование. При реструктуризации в трудовую книжку работников также проставляются данные об изменениях.

В столбцах с порядковым номером и датой не ставится ничего. В среднем поле пишется предыдущее и новое наименование. Справа проставляется приказ, его номер и дата.

Недействительные и пропущенные записи

Ошибочные записи можно отменить внесением записи-корректировки. Пропущенные по какой-либо причине записи можно вносить и без соблюдения хронологии. Законодательством это не запрещено, но и не приветствуется. У работника в дальнейшем могут возникнуть спорные моменты при оформлении пенсии. Для внесения пропущенной записи проставляется текущий порядковый номер и дата в соответствующих столбцах. В центральной части прописывается нужная фактическая дата события и его содержание. Справа – приказ.

Вкладыш при заполнении всех листов

Трудовая книжка содержит конечное число страниц. Бывают ситуации, когда она может закончиться. Это не значит что работник непозволительно часто менял работу. Такое встречается регулярно. Паниковать не стоит, начинать новый документ тоже нет нужды. В этом случае работник докупает специальный вкладыш в киосках или канцелярских магазинах. Представитель фирмы заполняет вкладыш, руководствуясь данными предоставленных работником документов. Вносятся только сведения, действительные на данный момент времени. Все внесенные данные заверяются сотрудником кадровой службы и работником. Ставится печать организации.

Обычно дополнение вшивается в конец книжки. Важно не повредить обложку. Без самой трудовой книжки вкладыш недействителен. Если в форму вносятся изменения уже после подшивания вкладыша, они регистрируется во всех частях. Законодательством не предусмотрено ограничение количества вкладышей. Их может быть сколько необходимо для целей учета.

Дубликат

Никто не застрахован от утраты документов. Трудовая книжка также может затеряться (при переезде, ликвидации старой фирмы и т.д.) или испортиться при несоблюдении правил архивного хранения важной документации. Спасает ситуацию дубликат. Но кто должен осуществлять его выдачу и как восстановить все данные?

Если работник сам потерял или испортил документ, забыл его либо попал в чрезвычайную ситуацию, он должен самостоятельно восстанавливать содержимое. Обращаться нужно в последнюю фирму, которая делала запись в книжку.

Порча или утрата книжки фирмой влечет обязанность ее восстановления собственными силами кадровой службы. Они могут запрашивать справочную информацию в Пенсионном Фонде, ФСС, на прошлых местах работы, у самого сотрудника.

Для восстановления необходимо предоставить все имеющиеся данные о прошлых местах работы: справки, трудовые договора, грамоты, сертификаты, приказы. Все данные последовательно вносятся в новый бланк. В верхней части титульного листа нужно проставить надпись «Дубликат».

Другие особенности ведения трудовых книжек

В вопросах ведения трудовых книжек есть свои спорные моменты. Например, ведение книжек ИП, госслужащих, самостоятельное внесение записей, наличие печати. Ответы на эти вопросы ниже.

Индивидуальный предприниматель не ведет на себя трудовую книжку. Такое возможно только при открытии ООО, где учредитель выступает и руководителем. Также необходимо вести этот документ, если параллельно с самозанятостью ИП трудоустроен в другой организации. Именно в кадровой службе официального места работы будет храниться трудовая.

Согласно законодательству, физические лица не имеют права вносить изменения в собственную трудовую книжку. Все записи должны быть сделаны работником кадровой службы или другими ответственными лицами организации, если кадровиков нет. Записи должны подтверждаться подписями и печатью. Есть одно исключение – внесение данных о наградах или благодарностях, если таковые были объявлены на прошлом месте работы, но так и не внесены в трудовую до увольнения. Нюанс – должен быть на руках подтверждающий документ.

В организациях практикуют новый способ защиты документов от фальсификации – специальные голограммы. Законодательством они приняты, но не обязательны. Организация не обязана ее вклеивать в трудовые книжки персонала. Кстати, если в организации все же присутствует такая практика, четкого места в трудовой для голограммы не предусмотрено. Но, как и любая наиболее важная информация о владельце книжки, она зачастую вклеивается на титульном развороте.

Если организация работает с печатью, то присутствие ее оттиска обязательно на всех документах, предусматривающих места печати. В трудовой ставится печать отдела кадров. Если такой нет, то фирменная печать организации. По новым законам ИП и юр. лица вправе не делать печать. В этом случае обязательно должна фигурировать подпись, что организация осуществляет деятельность без использования фирменной печати.

Заверение копии трудовой книжки

При заявке на кредит важно, чтобы оформитель числился в компании не менее определенного срока. Обычно не меньше 6 месяцев, в зависимости от суммы, вида и назначения получаемой ссуды. То есть трудовая книжка в момент оформления хранится в фирме работодателя. Забрать ее работник не имеет права, но может получить заверенную копию на руки. Занимается заверением обычно бухгалтерия или отдел работы с персоналом. Но может возникнуть необходимость самостоятельного оформления. Например, если организация маленькая.

Заверенная копия должна содержать несколько важных элементов: печать организации, подпись и расшифровку ответственного лица, фразу «копия верна», дату заверки. На последней странице должна быть надпись «Работает в должности по настоящее время».

Ксерокопировать нужно все страницы трудовой: и пустые, и заполненные. На каждой из них ставятся описанные выше элементы. Последняя страница оформляется немного по-другому. Ее нужно отксерокопировать, сразу под последней порядковой записью книжки пишется прописью, но разборчиво фраза о настоящей занятости работника. Ниже ставится подпись сотрудника кадровой службы, бухгалтера или руководителя, расшифровка ФИО и печать отдела кадров или организации в целом. Если трудовая содержит вкладыши, они также подлежат заверению.