Как правильно оформить перенос отпуска по желанию работника

В процессе осуществления трудовой деятельности каждый работник может столкнуться с необходимостью переноса своего ежегодного оплачиваемого отпуска. Поводом этому могут стать самые разные причины, к примеру, серьезное заболевание самого сотрудника, военные сборы, исполнение гражданских обязанностей и пр. В данной статье мы детально опишем, как правильно оформить перенос отпуска по желанию работника.

Заявление на отпуск

Перенос отпуска по причинам, не зависящим от нанимателя

Положения отечественного права по регулированию трудовых взаимоотношений работников с нанимателями практически не ограничивают список причин сдвига даты запланированного отпуска. Все основания изменения дня наступления оплачиваемого отпуска можно разделить на две группы:

  1. Вызванные объективными обстоятельствами. Обычно они возникают связи с наступлением определенных жизненных событий, которые препятствуют работнику выйти в отпуск в назначенный срок (например, болезнь сотрудника).
  2. Вызванные субъективными обстоятельствами. Они также возникают связи с наступлением определенных жизненных событий, но прямо не препятствуют работнику выйти в отпуск в обозначенный в плане-графике срок (например, свадьба родственников).

В Трудовом кодексе можно найти реестр возможных причин, позволяющих переместить дату наступления отпуска (ст. 124). Он может быть расширен и зафиксирован внутренними трудовыми правилами компании-нанимателя. Однако, если причина несвоевременного предоставления отпуска не закреплена в упомянутых выше документах, то наемному работнику придется провести переговоры с руководителем организации по данному вопросу. Если компромисса не получится достигнуть, то наниматель не обязан сдвигать день выхода сотрудника в отпуск.

Чаще всего работники обращаются с просьбой о смещении дня предоставления отпуска по причине возникновения каких-либо семейных обстоятельств. Однако также существует масса других поводов для внесения коррективов в план-график отпусков, где инициатором выступает сам сотрудник.

Перенос отпуска является обязанностью нанимателя в следующих случаях:

  • при временном недомогании сотрудника (в том числе по причине получения травмы), если есть официальное документальное подтверждение;
  • при исполнении в период основного отпуска государственных/общественных обязанностей, которые дают право на временное освобождение от исполнения трудовых функций (к примеру, при участии сотрудника в суде в роли свидетеля, присяжного заседателя и т.п.);
  • при возникновении ситуации, предусмотренной трудовым правом. К примеру, если не были своевременно оплачены дни отдыха (не позднее чем за три дня до даты начала отдыха) либо работодатель заблаговременно не предупредил сотрудника о дате отпуска (за две недели до дня начала отдыха);
  • при наложении больничного/времени экзаменов на дни отпуска;
  • при возникновении ситуации, предусмотренной локальными трудовыми правилами компании-нанимателя.

Таким образом, если основание для переноса даты начала отдыха совпадает с любой из выше перечисленных, то наниматель обязан безоговорочно произвести необходимые изменения в плане-графике отпусков. В прочих ситуациях наниматель имеет право отказать в просьбе сотрудника по смещению дня наступления отпуска. К примеру, если работник просит сдвинуть отпуска на такой период, когда требуется работа с высокой интенсивностью, то работодатель может его не одобрить. Важно заметить и то, что болезнь близкого родственника не относится к разряду законодательно закрепленных причин для корректировки план-графика отпусков.

Читайте также!  Как составить заявление на ЕНВД в 2019 году

Семейные обстоятельства могут стать причиной переноса ежегодного отдыха сотрудника, но только если:

  • работодатель согласен на данные изменения в план-графике отпусков;
  • сотруднику еще не были выплачены отпускные;
  • сотрудник еще не получил уведомление о скором предоставлении отпуска (за две недели до его наступления).

Под формулировкой «семейные обстоятельства» могут скрываться следующие причины сдвига отпуска:

  • болезнь ребенка и другого близкого родственника;
  • свадьба;
  • похороны;
  • рождение детей и пр.

В каждой организации план-график отпусков формируется до начала календарного года. Данный документ может изменяться:

  • по просьбе самого сотрудника;
  • по желанию нанимателя;
  • в результате возникновения обстоятельств, не зависящих и от работника, и от компании-работодателя.

Последовательность этапов по переносу отпуска при инициативе самого сотрудника:

  1. Наемный работник оформляет заявку с просьбой сдвинуть дату отпуска. В нем должна быть обозначена причина переноса отдыха (приветствуется ее документальное подтверждение, например, лист временной нетрудоспособности). Кроме основания смещения даты отпуска, в заявке должны приведены запланированные даты отпуска и скорректированные.
  2. Далее сотрудник регистрирует обращение в специальном журнале. На него ставится номер и дата.
  3. Если руководитель одобряет перенос отпуска, то он ставит на заявке свою подпись.
  4. Служащий отдела кадров подготавливает приказ об изменении даты отпуска. Он должен быть подписан руководителем компании и сотрудником.
  5. Кадровик производит корректировку план-графика отпусков.
  6. Сотрудник отдела кадров вносит коррективы в табель работника, чей отпуск был сдвинут. Отображается дата, когда работник был на больничном/выполнял гос. обязанности и т.д., а также изменяется период предоставления отпуска.
Скачать форму приказа о переносе отпуска по инициативе работника

Смещении даты отдыха по причинам, зависящим от нанимателя

Основания смещения отпуска работника по инициативе нанимателя:

  • сотрудник вынужден ехать в командировку во время своего отпуска (когда другие сотрудники компании не могут его заменить);
  • отпуск сотрудника переносится из-за предстоящей проверки организации;
  • из-за отсутствия работника компания может понести убытки и пр.

В описанных ситуациях нанимателю разрешается корректировать план-график отпусков только с согласия сотрудников. Данное соглашение следует документально зафиксировать. Допускается один-два переноса подряд за срок не более двух лет (законодательно запрещено откладывать отпуск работника более чем на два года). Однако сотрудники, не достигшие совершеннолетия, и люди, трудящиеся в сложных условиях (признанные вредными, тяжелыми, специфичными), не могут быть лишены ежегодного отдыха.

Последовательность этапов по переносу отпуска при инициативе нанимателя:

  1. Первостепенно руководителем подготавливается письменное оповещение для сотрудника, отпуск которого планируется сместить. В нем должна быть прописана причина переноса запланированного времени отдыха. Если предложение исходило от непосредственного начальника сотрудника, то менеджер должен оформить на имя директора служебную записку в свободной форме (в ней важно точно сформулировать причину изменения даты отпуска).
  2. Затем сотруднику следует выразить свое одобрение либо отказ в смещении дня начала его отдыха. Для этого оформляется специальная заявка на имя генерального менеджера. Формулировка обращения: «Согласен на изменение даты предоставления ежегодного отпуска с (прежняя дата начала отдыха) на (скорректированная дата)».
  3. Служащий отдела кадров выпускает приказ об изменении даты отпуска. Он должен быть подписан руководителем компании.
  4. Кадровик производит корректировку план-графика отпусков.
  5. Сотрудник отдела кадров вносит коррективы в табель работника, чей отпуск был сдвинут.
Читайте также!  Что такое фондоемкость

Как правило, пример формы обращения на перенос отпуска можно получить в отделе кадров компании-нанимателя. Поскольку унифицированной формы бланка не существует, документ оформляется в свободном виде (с соблюдением правил делопроизводства). Одинаково принимается и рукописный вид оформления заявления, и подготовленный с помощью компьютера. Образец заполненного заявления поможет не забыть указать важные сведения и реквизиты.

Скачать образец заявления

Корректировка план-графика отпусков

Если работодателем было принято решение одобрить перенос отпуска работника компании, то в дальнейшем понадобится корректировка план-графика отпусков. Так как сдвиг даты предоставления ежегодного отдыха хотя бы у одного сотрудника требует изменения локальных документов, наниматели обычно неохотно идут навстречу к работникам в данном вопросе (если основание для смещения дня начала отпуска не зафиксировано в Трудовом кодексе).

Также следует учесть то, что сдвиг ежегодного отпуска по желанию сотрудника может привести к смещению графика отдыха других работников. В такой ситуации понадобится согласование данного вопроса со всеми сотрудниками организации, кого затронули данные изменения. К примеру, сотрудники обменяются периодами предоставления своих отпусков.

Положения трудового права России четко не регламентируют то, каким образом следует переносить отпуск в план-графике отпусков. По этой причине каждый наниматель осуществляет данный процесс в соответствии с правилами внутреннего документооборота. Кроме согласия работника на перемещение отдыха на другой период, понадобится разрешение от его непосредственного начальника и специалиста, утвердившего план-график.

В стандартной форме план-графика предусмотрены графы 8 и 9. Они предназначены для отражения сведений по перенесенным отпускам (основание и скорректированная дата начала отпуска соответственно).

График отпусков

Кому нельзя отказывать в сдвиге отпуска

Существуют такие категории служащих, которым не допускается отказывать в смещении даты отдыха:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 350-23-69 доб 680
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

  • совместители (отпуск у основного нанимателя должен сочетаться с отпуском на дополнительном месте трудовой деятельности);
  • жены/мужья военнослужащих (даты отпуска супругов должны приходиться на одно время);
  • граждане, взявшие в семью одного и более детей в возрасте до 3-х месяцев;
  • женщины, планирующие использовать полагающийся им отпуск до декрета либо после него;
  • мужчины, желающие совместить полагающийся им отдых с декретом жены;
  • родители/опекуны детей-инвалидов (до 18-ти лет);
  • граждане до 18-ти лет;
  • пострадавшие при чернобыльской аварии или участники ликвидации ее последствий;
  • лица, получившие облучение при испытаниях в Семипалатинске;
  • почетные доноры;
  • инвалиды, участники военных действий и пр.

Статьи по теме
Оставить комментарий