Как правильно оформить перенос отпуска по желанию работника

В процессе осуществления трудовой деятельности каждый работник может столкнуться с необходимостью переноса своего ежегодного оплачиваемого отпуска. Поводом этому могут стать самые разные причины, к примеру, серьезное заболевание самого сотрудника, военные сборы, исполнение гражданских обязанностей и пр. В данной статье мы детально опишем, как правильно оформить перенос отпуска по желанию работника.

Перенос отпуска по причинам, не зависящим от нанимателя

Положения отечественного права по регулированию трудовых взаимоотношений работников с нанимателями практически не ограничивают список причин сдвига даты запланированного отпуска. Все основания изменения дня наступления оплачиваемого отпуска можно разделить на две группы:

1. Вызванные объективными обстоятельствами. Обычно они возникают связи с наступлением определенных жизненных событий, которые препятствуют работнику выйти в отпуск в назначенный срок (например, болезнь сотрудника).
2. Вызванные субъективными обстоятельствами. Они также возникают связи с наступлением определенных жизненных событий, но прямо не препятствуют работнику выйти в отпуск в обозначенный в плане-графике срок (например, свадьба родственников).

В Трудовом кодексе можно найти реестр возможных причин, позволяющих переместить дату наступления отпуска (ст. 124). Он может быть расширен и зафиксирован внутренними трудовыми правилами компании-нанимателя. Однако, если причина несвоевременного предоставления отпуска не закреплена в упомянутых выше документах, то наемному работнику придется провести переговоры с руководителем организации по данному вопросу. Если компромисса не получится достигнуть, то наниматель не обязан сдвигать день выхода сотрудника в отпуск.

Чаще всего работники обращаются с просьбой о смещении дня предоставления отпуска по причине возникновения каких-либо семейных обстоятельств. Однако также существует масса других поводов для внесения коррективов в план-график отпусков, где инициатором выступает сам сотрудник.

Перенос отпуска является обязанностью нанимателя в следующих случаях:

• при временном недомогании сотрудника (в том числе по причине получения травмы), если есть официальное документальное подтверждение;
• при исполнении в период основного отпуска государственных/общественных обязанностей, которые дают право на временное освобождение от исполнения трудовых функций (к примеру, при участии сотрудника в суде в роли свидетеля, присяжного заседателя и т.п.);
• при возникновении ситуации, предусмотренной трудовым правом. К примеру, если не были своевременно оплачены дни отдыха (не позднее чем за три дня до даты начала отдыха) либо работодатель заблаговременно не предупредил сотрудника о дате отпуска (за две недели до дня начала отдыха);
• при наложении больничного/времени экзаменов на дни отпуска;
• при возникновении ситуации, предусмотренной локальными трудовыми правилами компании-нанимателя.

Таким образом, если основание для переноса даты начала отдыха совпадает с любой из выше перечисленных, то наниматель обязан безоговорочно произвести необходимые изменения в плане-графике отпусков. В прочих ситуациях наниматель имеет право отказать в просьбе сотрудника по смещению дня наступления отпуска. К примеру, если работник просит сдвинуть отпуска на такой период, когда требуется работа с высокой интенсивностью, то работодатель может его не одобрить. Важно заметить и то, что болезнь близкого родственника не относится к разряду законодательно закрепленных причин для корректировки план-графика отпусков.

Семейные обстоятельства могут стать причиной переноса ежегодного отдыха сотрудника, но только если:

• работодатель согласен на данные изменения в план-графике отпусков;
• сотруднику еще не были выплачены отпускные;
• сотрудник еще не получил уведомление о скором предоставлении отпуска (за две недели до его наступления).

Под формулировкой «семейные обстоятельства» могут скрываться следующие причины сдвига отпуска:

• болезнь ребенка и другого близкого родственника;
• свадьба;
• похороны;
• рождение детей и пр.

В каждой организации план-график отпусков формируется до начала календарного года. Данный документ может изменяться:

• по просьбе самого сотрудника;
• по желанию нанимателя;
• в результате возникновения обстоятельств, не зависящих и от работника, и от компании-работодателя.

Последовательность этапов по переносу отпуска при инициативе самого сотрудника:

1. Наемный работник оформляет заявку с просьбой сдвинуть дату отпуска. В нем должна быть обозначена причина переноса отдыха (приветствуется ее документальное подтверждение, например, лист временной нетрудоспособности). Кроме основания смещения даты отпуска, в заявке должны приведены запланированные даты отпуска и скорректированные.
2. Далее сотрудник регистрирует обращение в специальном журнале. На него ставится номер и дата.
3. Если руководитель одобряет перенос отпуска, то он ставит на заявке свою подпись.
4. Служащий отдела кадров подготавливает приказ об изменении даты отпуска. Он должен быть подписан руководителем компании и сотрудником.
5. Кадровик производит корректировку план-графика отпусков.
6. Сотрудник отдела кадров вносит коррективы в табель работника, чей отпуск был сдвинут. Отображается дата, когда работник был на больничном/выполнял гос. обязанности и т.д., а также изменяется период предоставления отпуска.

Смещении даты отдыха по причинам, зависящим от нанимателя

Основания смещения отпуска работника по инициативе нанимателя:

• сотрудник вынужден ехать в командировку во время своего отпуска (когда другие сотрудники компании не могут его заменить);
• отпуск сотрудника переносится из-за предстоящей проверки организации;
• из-за отсутствия работника компания может понести убытки и пр.

В описанных ситуациях нанимателю разрешается корректировать план-график отпусков только с согласия сотрудников. Данное соглашение следует документально зафиксировать. Допускается один-два переноса подряд за срок не более двух лет (законодательно запрещено откладывать отпуск работника более чем на два года). Однако сотрудники, не достигшие совершеннолетия, и люди, трудящиеся в сложных условиях (признанные вредными, тяжелыми, специфичными), не могут быть лишены ежегодного отдыха.

Последовательность этапов по переносу отпуска при инициативе нанимателя:

1. Первостепенно руководителем подготавливается письменное оповещение для сотрудника, отпуск которого планируется сместить. В нем должна быть прописана причина переноса запланированного времени отдыха. Если предложение исходило от непосредственного начальника сотрудника, то менеджер должен оформить на имя директора служебную записку в свободной форме (в ней важно точно сформулировать причину изменения даты отпуска).
2. Затем сотруднику следует выразить свое одобрение либо отказ в смещении дня начала его отдыха. Для этого оформляется специальная заявка на имя генерального менеджера. Формулировка обращения: «Согласен на изменение даты предоставления ежегодного отпуска с (прежняя дата начала отдыха) на (скорректированная дата)».
3. Служащий отдела кадров выпускает приказ об изменении даты отпуска. Он должен быть подписан руководителем компании.
4. Кадровик производит корректировку план-графика отпусков.
5. Сотрудник отдела кадров вносит коррективы в табель работника, чей отпуск был сдвинут.

Как правило, пример формы обращения на перенос отпуска можно получить в отделе кадров компании-нанимателя. Поскольку унифицированной формы бланка не существует, документ оформляется в свободном виде (с соблюдением правил делопроизводства). Одинаково принимается и рукописный вид оформления заявления, и подготовленный с помощью компьютера. Образец заполненного заявления поможет не забыть указать важные сведения и реквизиты.

Корректировка план-графика отпусков

Если работодателем было принято решение одобрить перенос отпуска работника компании, то в дальнейшем понадобится корректировка план-графика отпусков. Так как сдвиг даты предоставления ежегодного отдыха хотя бы у одного сотрудника требует изменения локальных документов, наниматели обычно неохотно идут навстречу к работникам в данном вопросе (если основание для смещения дня начала отпуска не зафиксировано в Трудовом кодексе).

Также следует учесть то, что сдвиг ежегодного отпуска по желанию сотрудника может привести к смещению графика отдыха других работников. В такой ситуации понадобится согласование данного вопроса со всеми сотрудниками организации, кого затронули данные изменения. К примеру, сотрудники обменяются периодами предоставления своих отпусков.

Положения трудового права России четко не регламентируют то, каким образом следует переносить отпуск в план-графике отпусков. По этой причине каждый наниматель осуществляет данный процесс в соответствии с правилами внутреннего документооборота. Кроме согласия работника на перемещение отдыха на другой период, понадобится разрешение от его непосредственного начальника и специалиста, утвердившего план-график.

В стандартной форме план-графика предусмотрены графы 8 и 9. Они предназначены для отражения сведений по перенесенным отпускам (основание и скорректированная дата начала отпуска соответственно).

Кому нельзя отказывать в сдвиге отпуска

Существуют такие категории служащих, которым не допускается отказывать в смещении даты отдыха:

• совместители (отпуск у основного нанимателя должен сочетаться с отпуском на дополнительном месте трудовой деятельности);
• жены/мужья военнослужащих (даты отпуска супругов должны приходиться на одно время);
• граждане, взявшие в семью одного и более детей в возрасте до 3-х месяцев;
• женщины, планирующие использовать полагающийся им отпуск до декрета либо после него;
• мужчины, желающие совместить полагающийся им отдых с декретом жены;
• родители/опекуны детей-инвалидов (до 18-ти лет);
• граждане до 18-ти лет;
• пострадавшие при чернобыльской аварии или участники ликвидации ее последствий;
• лица, получившие облучение при испытаниях в Семипалатинске;
• почетные доноры;
• инвалиды, участники военных действий и пр.