Расчет командировочных расходов — как правильно все сделать?

В обязанности бухгалтера входит огромное количество ответственных задач, от которых у обычного служащего просто голова пойдет кругом. В них входит и расчет командировочных для сотрудников, которые по заданию компании уезжают в другой город, или даже страну.

Формула и порядок подсчета командировочных

Командировка, по сути, это тоже обязательная работа, которую кому-то нужно выполнять. Но для того, чтоб работник не нес материальных убытков в дополнении к неудобствам в связи с переездом, законодательством предусмотрена выплата командировочных.

Расчет командировочных

Но, держать все формулы расчета командировочных в голове достаточно сложно, поэтому мы решили свести всю самую необходимую информацию в статье. Командировкой считается поездка, главной целью которой является решение рабочих вопросов разного рода.

Для начала расчета нужно выяснить, за какие дни должны быть начислены денежные средства. В некоторых случаях учитываются только те дни, в которые сотрудник занимался рабочими моментами или переговорами, но в большинстве случаев в расчёт берутся все дни, когда работник отсутствовал. Сюда же входят дни, проведенные в дороге, а также, выходные и праздники.

Далее просто следуйте алгоритму действий:

• Вычислите средний заработок сотрудника за последний год, который он трудится в организации. Сюда входят так же надбавки и премии, которые выплачивались работнику. Исключением является только материальная помощь, которая обычно выплачивается одноразово при определенных обстоятельствах.
• Посчитайте общую сумму денег, выплаченную за год, и разделите на количество рабочих дней.
• Посчитайте количество дней, которые работник находился в командировке. Началом командировки считается день уезда, а концом дата прибытия на предприятие.
• Умножьте количество дней, которые сотрудник отсутствовал на работе на его средний заработок за день.

Полученная сумма и будет командировочными, которых бухгалтерия должна выплатите еще до начала поездки.

Но, большинство компаний выплачивают командировочные уже после завершения поездки. Такой вариант практикуется если нет четкого понимания, насколько долго затянется командировка, и точного количества дней отсутствия работника месте.

Давайте разберемся подробнее на примере:

Работник Иванов И.И. получает зарплату в 10 000 рублей, а в прошлом году она была равной 8 000 рублей. С 1 мая его отправляют в командировку в Тверь на срок в 10 дней. Первое что следует сделать – рассчитать его среднюю заработную плату за год. Для этого 8 000*9 месяцев + 10 000 *3 месяца, итого имеем 102 000 рублей было заработано за год.

Далее нужно разделить эту сумму на количество рабочих дней в году. Иванов имеет 5-ти дневный рабочий день и 2 выходных. Таким образом он работал 202 дня. Теперь делим 102 000 на 202, и получаем 504.95 – это средняя заработая плата в день, которую начисляли работнику.

Теперь следует умножить средний дневной заработок на количество рабочих дней в командировке, их 8, поскольку выпадают 2 выходных. Получаем 504.95*8=4040 рублей. Именно такую сумму получит работник за командировку продолжительностью 10 дней.

Входят ли командировочные в расчет отпускных?

Расчет отпускных выплат – процесс трудоемкий, и зависит от большого количество факторов, одним из которых являются выплаты в связи с командировками.

Расчет выплат отпускного пособия, так же, как и командировочных осуществляется на основе среднего заработка за год. В связи с этим у многих работников возникает ряд вопросов и волнений. Но по сути эти два понятия практически не связаны между собой. Да, командировочные рассчитываются на основании среднего заработка, а также в зависимости от продолжительности поездки.

При расчёте отпускных, командировочные включаются как обычная зарплата. Таким образом, командировочные зачастую несколько выше, чем зарплата за обычные рабочие дни. Как следствие и сумма отпускных увеличивается. Получается, что чем больше вы находитесь в командировках, тем большую суму вам начислят перед отпуском.

Зарплата вместо командировочных

В некоторых случаях, даже во время поездки вам будут выплачивать не командировочные, а обычную зарплату.

Служебные поездки, в которые постоянно или часто отправляется работник по долгу своей службы могут не считаться командировкой, а простым выполнением своих служебных обязанностей. К там категориям могут относиться курьеры или настройщики оборудования.

Это же правило применяется многими компаниями, которые имеют разветвленную сеть отделений и филиалов. При этом некоторым работникам приходится регулярно посещать разные представительства. В таком случае, согласно штатному распорядку, это может так же считаться командировкой, особенно если филиалы находятся в пределах одного региона.

Если же руководство компании решило изменить способ оплаты, и перевести поездки по рабочим вопросам из командировки в обычный рабочий день, то согласно действующему законодательству, директор компании должен предупредить об этом работников и бухгалтерию минимум за 2 месяца.

Как считать поездки за границу?

Многие крупные организации, которые сотрудничают с заграничными партнерами, нередко отправляют своих представителей в другие страны в командировку. Но как же быть с расчетом денежных средств, которые должны покрывать расходы работника во время поездки?

Чаще всего размер суточных денежных средств, которые выплачиваются работнику при поездке заграницу определяется руководством и прописывается в трудовом договоре. Так же сумма обязательно оговаривается с работником непосредственно перед самой командировкой, особенно если работник едет в такую командировку не впервые.

Если путь работника до конечного пункта сначала пролегает по территории России, а потом по территории соседнего государства, то дни, которые работник едет по родине оплачиваются по стандартному среднему доходу за день. А вот поездка по просторам другой страны оплачивается по повышенному стандарту. Если же в задании работника есть несколько стран, которые ему нужно посетить, то при пересечении границы выплачивается такая сумма денег, которая предусмотрена в качестве командировочных в этой стране.

В нашей статье мы привели расчеты рентабельности активов с формулами и полным пояснением.

Как правильно рассчитать себестоимость продукции? Об этом читайте тут.

Здесь вы изучите, как правильно рассчитывается выручка и какие данные для этого нужны.

Если человек заболел в поездке — что делать?

Болезнь сотрудника в командировке – это нестандартная ситуация. Случается такое крайне редко, и обычно больничный работает только в случае серьезного заболевания. По возвращению с командировки фирма оплачивает суточные за время болезни, деньги, потраченные на аренду жилья и больничные в стандартном размере.

Стоит отметить, что больничный оплачивается только в том случае, если больничный лист оформлен правильно.

Составление сметы — расчет командировочных

Когда работника отправляют в командировку очень важно правильно составить смету поездки, чтоб потом не возникало дополнительных неурядиц и неприятных ситуаций. Определенной формы, по которой составляется смета, нет, поэтому вы можете оформлять ее в произвольном виде. В смете обязательно следует указать все растраты, которые предстоят сотруднику. Обязательными являются такие пункты:

• Проезд до места, в которое командирован работник и обратно на предприятие. Если нужно воспользоваться несколькими видами транспорта, то нужно сохранить билеты на каждый из них. В таком случае проезд компенсируется вам в полном объёме.
• Расходы, связанные с проживанием. Сюда может входить оплата за номер в отеле, съем квартиры или комнаты, в зависимости от того, на какой период времени работник прибыл в другой город.
• Суточные выплаты от организации. Как их рассчитать мы уже говорили раньше.
• Дополнительные расходы. Этот пункт чаще всего самый обширный. В него входит оплата за телефонные разговоры, интернет, оформление документов, и многое другое.

Как вы видите оформить командировочные и посчитать смету поездки не так тяжело, как может показаться на первый взгляд. Нужно просто быть предельно внимательным при расчетах и составлении сметы.