Как правильно вести суммированный учет рабочего времени

Суммированный учёт рабочего времени – это специальный метод, применяемый для подсчёта отработанного времени на тех производственных участках, где в силу объективных причин невозможно организовать трудовые отношения таким образом, чтобы соблюдалась стандартная норма по продолжительности рабочего дня или недели. Напомним, по нормам Трудового Кодекса РФ (ТК) стандартная длительность рабочей недели не должна превышать 40 ч. (в частных случаях 36, 35 и 24 ч.), т.е. предполагается, что сотрудник отрабатывает каждый день по 8 ч., а всё остальное время отдыхает.

Для основной массы небольших фирм, бюджетных учреждений, финансовых компаний и других подобных организаций данная норма является естественной, но довольно часто встречаются ситуации, когда это положение соблюсти не удаётся. Например, оператор конвейера работает 10 часов в сутки по графику «два через два». ТК РФ допускает организацию труда таким образом, но здесь даже без предварительных вычислений становится очевидно, что выдержать стандартную норму (40 ч. в неделю и 8 ч. в день) невозможно.

Если говорить кратко, то продолжительность рабочего дня, как и сумма отработанных часов за неделю, выходит за базовые рамки при:

• скользящем графике;
• сменном графике;
• вахтовом методе работы;
• частых дежурствах.

Для всех подобных ситуаций законодатель как раз и рекомендует использовать суммированный учёт рабочего времени, по правилам которого норма рабочих часов определяется не для недели, а на более продолжительный период – месяц, квартал или год.

Порядок ведения суммированного учёта

Первое, что должен сделать работодатель при приёме работника на участок с нестандартными условиями труда, так это закрепить в трудовом договоре норму о суммированном учёте. Если этого не сделать, сотрудник через суд сможет взыскать с организации весьма приличные суммы за ежедневные переработки, при этом трудовая инспекция начислит крупные штрафы и даже может приостановить работу компании на срок до 3 месяцев.

Это же правило распространяется на случай, когда сотрудника переводят с участка со стандартным рабочим графиком на новую должность, попадающую под суммарный учёт. В этом случае работодатель обязан официально уведомить работника об изменениях за 2 месяца до внесения фактических корректировок в трудовой договор.

Прежде чем переходить к общим правилам и отдельным тонкостям суммированного учёта, составим небольшую обобщённую памятку-инструкцию, правилами которой следует руководствоваться при найме или переводе сотрудников на режимы с нестандартным графиком:

• сначала работодатель составляет соответствующий приказ;
• одновременно с этим утверждается список специальностей и должностей, подпадающих под действие приказа;
• затем все сотрудники, подпадающие под новый порядок, за два месяца до вступления изменений в силу уведомляются под роспись (это важно, поскольку только так работодатель защищает себя от штрафов);
• далее разрабатывается график работы, определяется учётный период и рассчитываются нормы, вся эта информация доводится до каждого сотрудника;
• На последнем этапе вносятся конкретные изменения в трудовой договор или заключаются новые контракты с отдельными работниками, если так проще организовать переход на обновлённый порядок.

Расчёт нормы

Норма рабочих часов для наёмного персонала при суммированном учёте рассчитывается исходя из табельного фонда на месяц, квартал или год (на вредных производствах действует ограничение – учётный период не должен быть больше одного квартала). Затем из этой величины отнимается ежегодный (или учебный) отпуск, а также периоды, когда человек находился на больничном или был освобождён от обязанностей по уважительным причинам.

На первом этапе по итогам учётного периода (первый квартал 2019 года) открываем производственный календарь и вычисляем табельный фонд рабочего времени для Столярова А.А. Поскольку он не инвалид и не занят на вредном производстве, для него будут актуальны цифры по 40-часовой неделе.

Смотрим в таблицу. В I квартале было 57 будних дней, а табельный фонд составил 454 ч. рабочего времени. Это базовая норма. Далее из неё необходимо вычесть время, в течение которого Столяров не должен был выполнять свои функции.

Так как Столяров А. А. не болел и не освобождался от работы в связи с выполнением общественно значимых функций, исключить потребуется только дни отпуска, которые выпали на будни. В период с 1.02 по 14.02 их было 10.

Соответственно, норма рабочего времени на первый квартал для Столярова А.А. выходит:  454 – 8*10 = 374 часа. Именно столько ему необходимо было отработать по итогам января, февраля и марта в совокупности.

Суммированный учёт и праздники

Довольно часто причиной ошибок при суммированном учёте рабочего времени и оплате труда становятся выходные и праздники. На самом деле здесь нет ничего сложного, достаточно запомнить два простых правила:

1. Обычные выходные (суббота и воскресенье) при нестандартных режимах работы являются для сотрудников, занятых на таких участках, нормальными рабочими днями, поэтому они не оплачиваются по повышенной ставке.
2. Если рабочий день по сменному, скользящему или иному нестандартному графику выпал на официальный праздник, сотрудник отрабатывает его в общем порядке, но работодатель должен выплатить ему за этот день зарплату в двойном размере, либо они могут договориться о дополнительном «отгуле» (например, прибавить его к отпуску).

Оплата переработок при суммированном учёте

В ТК РФ порядок оплаты переработок сверх нормы рабочего времени при суммированном учёте никак не комментируется, поэтому в данном случае необходимо руководствоваться общими нормами, которые действуют при расчёте оплаты за «сверхурочку». Напомним, согласно ст. 152 ТК РФ, первые два часа, отработанные выше нормы, оплачиваются в полуторном размере, а остальное время учитывается по двойной ставке, при этом на сверхурочную работу в выходные и праздники данное правило не распространяется.

Отсюда вытекает логичное допущение, что общую переработку при суммированном учёте следует пропорционально распределить на число календарных рабочих дней в учётном периоде, и уже исходя из ежедневных показателей рассчитывать оплату за сверхурочные.

Рассмотрим пример расчета. Если Сидоров П.И. отработал в первом квартале 500 часов, а норма рабочего времени на этот период для него составляет 454 часа, получается, что:

• общая переработка за квартал равна 46 часам;
• ежедневное сверхурочное время определяется делением 46 ч. на 57 будних календарных дней в I квартале — получается 0,8 часа на день;
• оплата за сверхурочные рассчитывается увеличением базовой ставки в 1,5 раза, так как средняя переработка за каждый день не превышала 2 часов.

Действительно, раньше такой порядок использовать можно было, поскольку на него прямо указывали нормы действующего Постановления Госкомитета СССР от 30 мая 1985 г. №162/12-5, при этом 15 октября 2012 г. Верховный Суд РФ своим решением за номером АКПИ12-1068 даже отказал признать этот документ недействительным. Повторим, так было раньше, но всё кардинально изменилось после 10 мая 2017 г., когда Минтруда издало приказ №415, отменяющий ряд действующих ранее нормативных актов СССР, среди которых оказалось и упомянутое выше постановление.

Теперь при расчёте сверхурочных при суммированном учёте кадровикам нужно исходить из мнения Минтруда, согласно которому первые 2 часа от общей переработки оплачиваются в 1,5 размере, а всё остальное время в двойном.

Это значит, что в примере с Сидоровым П.И. 2 часа переработки работодатель должен оплатить по полуторной ставке, а остальные 44 часа по двойной. На практике такой подход приводит к необоснованному увеличению расходов на оплату труда, но попытка начислить сверхурочные по старой схеме, действующей до 2017 года, в 2019 году обернётся судами и штрафами.

Недоработка при суммированном учёте

Недоработка – это ситуация, когда работник отработал меньше времени, чем предусматривает его индивидуальная норма. Если это произошло по вине самого сотрудника (прогул, брак, поломка оборудования, отпуск за свой счёт и т.д.), тут всё понятно – никаких компенсаций ему не положено.

Совсем иначе обстоят дела, когда недоработка возникла по вине работодателя. Поскольку в этом случае грубо нарушаются права сотрудника (он вынужден ждать разрешения негативной ситуации, вызванной непрофессионализмом руководства, хотя мог бы использовать это время с пользой), организация (или ИП) должна компенсировать ему утраченный заработок. В рамках данного сценария пропущенное время оплачивается по ставке, рассчитанной исходя из среднего часового заработка сотрудника за фактически отработанные часы в расчётном периоде.

Если же недоработка спровоцирована внешними факторами (непреодолимой силой), не зависящими от работодателя или работника (например, стихийным бедствием), время такого простоя также оплачивается, но по ставке, равной 2/3 от стандартной «сделки» или оклада.

Важная деталь – довольно часто работодатели пытаются задним числом замаскировать недоработку режимом неполного рабочего дня, так как в этом случае не требуется компенсировать дополнительное свободное время сотрудника. Это грубое нарушение, и оно легко выявляется, поскольку перевод на неполный день требует согласия работника.