Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Приказы по личному составу – документы, которые необходимы для деятельности любого предприятия. Благодаря таким приказам начисляется заработок, оформляются отпуска, изменения в трудовом графике и т.д. При этом все приказы нужно регистрировать в специальном журнале, об оформлении которого мы сегодня более подробно и поговорим.

Какие виды приказов могут быть?

Существует несколько вариантов приказов по личным кадрам, которые могут храниться в организации. К ним относят следующие:

• Документы о приеме на работу (и по основному месту, и по совместительству, вахтовые методы и т.д.)
• О перемещении работников компании. Например, перевод в другой отдел или повышение должности сотрудников, любые изменения, связанные с оплатой труда.
• О премировании работников за исполнение обязанностей, по праздникам, за показатели в работе и т.д.
• О расторжении договора (по желанию работодателя, по желанию сотрудника, иным основаниям).
• О направлении сотрудников в командировку.
• О предоставлении отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

Приказ о приеме на работу

Кроме того, в отдельную группу выделяют распоряжения, имеющие 5-ти летний срок хранения в организации: об отпусках, краткосрочных командировках, о взысканиях и т.д.

В результате этого в компании накапливается большой объем информации, которой пользуются постоянно. Этими документами пользуются при проверках, аудите, для предоставления справок работникам. А чтобы оптимизировать работу с документами, в компании нужно создать и вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Зачем нужно заводить журнал – рассмотрим все варианты

Если в компании заводят документ, это говорит о признании его законности и производственной силы. Регистрацию документов производят путем присвоения приказу уникального номера, который будет служить идентификатором. С помощью журнала можно упорядочить ведение документов, защитить деятельность организации от поделки документации, издания документов задним числом и т.д.

Причем, прежде чем регистрировать в журнале какой-либо приказ, нужно убедиться, что документ составлен по всем правилам. В нем обязательно должны быть такие пункты, как:

• Ссылка на документ, который является основанием для оформления приказа. Например, ссылки на НПА, трудовой договор и т.д.
• Наличие в документе даты, его номера, заголовка.
• Правильно оформленный текст приказа без ошибок.
• Наличие печати и подписи ответственного лица.

Когда составляют журнал и отправляют его в производство?

Поскольку любые приказы в деятельности компании оформляются с первого рабочего дня, их нужно сразу же верно регистрировать, чтобы не возникало путаниц и проблем с проверяющими органами. На сегодняшний день государство не утвердило единой унифицированной формы ведения такого документа, потому рациональнее всего издать нормативный акт компании, назвав его, например, «Положении о делопроизводстве компании».

И если требования по ведению приказов о личном составе мф перечислили выше, то правила ведения журнала разрабатываются специалистами компании, но чтобы не тратить время, можно приобрести готовый журнал  регистрации приказов по личному составу, при этом они могут быть нескольких вариантов:

• Сразу пронумерованные.
• Прошнурованные.
• Журналы с пломбировкой.

Если речь идет о начинающих кадровиках, то такой вариант считается самым приемлемым, поскольку единственное что нужно – заполнить лицевую сторону документа и можно приступать к работе. Главное правило – оформить журнал в начале деятельности компании.

Лучше назначить его отдельным приказом, расписав в документе все обязанности – чаще всего такое происходит в случае работы маленькой организации. На крупных компаниях все обязанности обычно возлагаются от специалиста отдела кадров – нужно просто прописать все нюансы в его должностной инструкции.

Если кадровик уйдут в отпуск, нужно оформить приказ о временном замещении другого специалиста.

Правила оформления журнала – несколько советов

Как мы уже сказали, на данный момент не существует единого шаблона ведения данного документа, но ответственным за это лицам все же стоит придерживаться правил заполнения журналов по регистрации документов.

На титульном листе должны быть прописаны реквизиты фирмы, дата начала ведения журнала, его номер, сведения на работника, который занимается оформлением документы, его срок хранения. Также стоит позаботиться об оформлении литер, присвоенных журналу:

• ЛС – хранящиеся в течение 75 лет документы.
• К – документы, которые хранятся 5 лет в архиве компании.

Сам журнал нужно оформить следующими графами:

1. Порядковый номе – у каждой записи должен быть свой уникальный номер.
2. Дата издания приказа, его номер.
3. Вид приказа, краткое содержание.
4. ФИО работника, на которого издан приказ.
5. Основание (например, положение, ссылка на трудовой договор и т.д.).

На каждой странице также желательно проставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. Вырывать листы или изымать их нельзя – в случае появления ошибки нужно внести новую информацию в следующей строке и прописать основание.

Нюансы хранения – о чем стоит помнить?

Один из самых важных вопросов, которые волнуют кадровиков и ответственных лиц – как хранить журнал регистрации приказов по личному составу. Сроки определены законами РФ. Так, до 2016 года он составляет 75 лет, после этого сроки были сокращены – 50 лет хранения это максимум. И если речь идет о приказах для «временного хранения»,  то есть не более пяти лет, то к ним обычно относят те, что касаются отпуска, командировок и т.д.

Ведение журнала в электронном формате

Также стоит помнить, что любые приказы на сотрудника должны группироваться по признакам. Например, нельзя хранить вместе документы с разным сроком хранения. А в случае объединения всех документов в одно дело их нужно нумеровать в хронологическом порядке.

В нашей статье мы разберем вопросы заполнения журнала регистрации инструкажей по пожарной безопасности.

Здесь вы сможете изучить образец заполнения заявлени на омтну судебного приказа.

Для чего нужна выписка из приказа, где ее взять и как сделать? Читайте тут.

Правила ведения электронной формы журнала

Если компания крупная, где ведется большой документооборот, рациональнее оформить журнал дополнительно и в электронном виде – это сэкономит массу времени и позволит защитить его от утери. Кроме того, в таком виде намного быстрее искать нужную информацию по приказам, по отдельным работникам, если нужно найти данные по отпуску, выходным дням, премиям и т.д.

Ведь находить информацию, давность которой составляет несколько лет, очень сложно, ели речь идет о бумажном варианте. А вот если вы используете программу 1С, то в ней все выданные приказы формируются автоматически.

Многие создают журнал в Excel, используя его для внутреннего пользования. А вот если в компании с самого начала было решено вести документ только в электронной форме, то его нужно обязательно распечатать, все листы пронумеровать и прошить.

Заключение

Журнал регистрации приказов по личному составу – необходимый документ, который не только легитимирует и источники, но и позволяет повысить эффективность ведения документов на предприятии. При этом он обязательно должен вестись ответственным за это сотрудником компании.