Оформление акта приема-передачи денежных средств

Денежные взаимоотношения физических и юридических лиц не ограничиваются покупкой различной продукции, но также могут предусматривать передачу финансовых ресурсов по соглашению займа, дарения и пр. Акт приема-передачи денежных средств, как правило, не выступает в роли самостоятельного документа, а является приложением к базовому контракту. Если акт не будет составлен, то могут возникнуть проблемы, связанные с доказательством факта передачи наличных денег, например, в случае спора между участниками сделки.

Особенности применения

Акт приема-передачи финансовых ресурсов составляется при совершении тех расчетных операций, которые, как правило, сопряжены с передачей наличных банкнот и монет. Он не всегда требуется в тех ситуациях, когда предприниматели/организации расплачиваются за те товары/услуги, где факт совершения сделки подтвержден другими документами, например, кассовым чеком или бланком строгой отчетности. Однако, когда денежные средства получает юридическое лицо, свидетельством операции передачи средств для адресанта будет и квитанция к приходно-кассовому ордеру, и акт приема-передачи финансовых ресурсов.

Акт приема-передачи наличных часто применяется при расчетах между физическим лицами, не являющимися частными бизнесменами, так как они не могут выдать кассовый чек, бланк строгой отчетности или другой удостоверяющий документ. Примером такой сделки может быть отчуждение какой-либо недвижимости, транспортного средства и пр. Если расчеты производятся безналичным путем, то доказательством перевода финансовых ресурсов послужат платежные документы с пометкой финансово-кредитной организации о принятии их к исполнению. В этом случае адресату не понадобится подтверждать факт получения денег.

Ситуации, когда оформление сделки может сопровождаться составлением акта:

• при заключении соглашения дарения;
• при выполнении контракта по оказанию услуг;
• при сопровождении операции купли-продажи;
• при выполнении договора аренды;
• при оформлении займа;
• при передаче финансовых средств в пределах одной организации (к примеру, между бухгалтерами/сотрудниками кассы, работающими в разных сменах).

К оформлению данного документа следует отнестись очень тщательно, поскольку в любой момент он может выступить доказательством факта передачи финансовых ресурсов при разбирательстве в суде. Например, в ситуации возникновения разногласий/споров между сторонами соглашения.

Сравнение расписки с актом приема-передачи

Расписка – это документ, который также является подтверждением процесса передачи финансовых средств от одной стороны соглашения к другой.

Плюсы акта приема-передачи финансов перед распиской:

• акт скрепляется подписями всех агентов соглашения, а расписка только одной;
• акт доказывает процесс непосредственной передачи финансовых ресурсов, но не налагает никаких обязательств на агентов сделки;
• акт допускается официально приложить в основному контракту и сделать его неотделимой частью договора.

Особенности оформления

В отечественных нормативно-правовых актах не закреплена унифицированная форма акта приема-передачи финансовых ресурсов. По этой причине данный документ оформляется в свободном виде. Компании и организации могут использоваться специально разработанный и утвержденный бланк-шаблон. При этом важно, чтобы он был подготовлен в соответствии с действующими стандартами делопроизводства и содержал минимальный набор данных.

В шапке акта приемки-передачи финансовых ресурсов должны находиться следующие сведения:

• реквизиты базового документа, к которому прилагается акт (номер приложения, наименование основного контракта и день его подготовки);
• название оформляемого документа;
• день составления акта;
• место составления бумаги.

В центральной части акта приемки-передачи указываются следующие данные:

1. Реквизиты субъектов сделки. Если участником соглашения выступает юридическое лицо, то здесь указываются его наименование, информация о представителе (занимаемая должность, полное имя) и основание, подтверждающее его полномочия (к примеру, оформленная по всем правилам доверенность, устав компании). Если участником договора выступает физическое лицо, то в акте приводится его полное имя, персональные паспортные сведения и адрес.
2. Объем финансовых ресурсов, подлежащий передаче, в денежном измерении (и прописью, и цифрами).
3. Способ передачи финансовых средств.
4. Удостоверение того, что обязательства по основному соглашению были выполнены надлежащим образом.
5. Прочая информация, которая сторонами соглашения считается важной.

При наличии чеков, квитанций и прочих документов, их следует прикрепить к акту приемки-передачи финансов. О наличии такого приложения должно быть упомянуто отдельным пунктом в тексте документа. В финальной части бумаги отводится место для постановки подписей (обеими сторонам сделки) и печати (в случае, когда необходимость их использования обозначена в локальных нормативно-правовых документах организации).

Как правильно составить и заполнить документ можно посмотреть в образце, представленном ниже.

Нюансы составления

Тонкости подготовки и хранения акта приемки-передачи:

• документ может быть написан от руки или напечатан на компьютере;
• акт можно составить на бланке компании или чистом листе;
• бумага оформляется в количестве двух штук (или более, если участников сделки более двух), допустима подготовка заверенной копии;
• если участниками сделки являются юридические лица, то сведения об акте приемки-передачи финансов заносятся в специальный журнал учета;
• если одна из сторон соглашения действует через уполномоченное лицо, то к акту прилагается копия доверенности;
• если одной из сторон соглашения выступает юридическое лицо, интересы которого представляет его руководитель, тогда в тексте акта прописывается то, что его действия осуществляются в соответствии с уставом компании;
• если документ выступает в роли приложения к какому-либо контракту, то рекомендуется его «шапку» скопировать из него (это подтверждает тот факт, что основной контракт и акт приемки-передачи взаимосвязаны);
• если одна из сторон сделки не согласна с внешним видом/содержанием акта, то она имеет право внести в него свои коррективы при наличии согласия другой стороны;
• акт приемки-передачи финансов следует хранить рядом с основным контрактом (в одной папке), так как он является его неотделимой частью;
• время хранения документа регламентируется нормами российского законодательства или внутренними нормативно-правовыми положениями компании.

Оформлением акта приема-передачи финансовых ресурсов обычно занимается та сторона сделки, которая производит передачу средств. Исполнителем может быть бухгалтер, юрисконсульт, адресант и пр.