Как оформить локальный нормативный акт

Независимо от организационно-правовой формы предпринимательской деятельности и ее масштабов, все организации и частные бизнесмены сталкиваются с необходимостью разработки внутрифирменных нормативных актов. Локальные акты – это разнообразные инструкции, положения, правила и прочие документы для внутреннего применения, касающиеся деятельности работодателя и сотрудников фирмы. Существуют нормативные акты, которые должны использовать все организации и те, которые разрабатываются по инициативе их руководителей. Локальное нормотворчество – это сложная и ответственная работа, которая вызывает ряд вопросов у лиц, которые ею занимаются. Поэтому далее мы детально расскажем об особенностях разработки данных документов и приведем образцы оформления некоторых бумаг.

Общее представление о внутрифирменных актах

Местные нормативные документы представляют собой акты, предназначенные для внутреннего использования в компании. В них прописаны права и обязанности фирмы-нанимателя и принятых на службу работников в той части, которая не урегулирована положениями актуального российского законодательства. Это бумаги, включающие нормы трудового права, которые принимаются компанией-нанимателем в рамках его компетенции с учетом действующих в Российской Федерации нормативно-правовых актов, коллективного контракта и других соглашений. Они конкретизируют пункты трудового законодательства и формируют юридическую базу для персонального подхода к каждому служащему.

Со словосочетанием «локальный нормативный акт» можно встретиться в восьмой статье Трудового кодекса. Однако в данном документе не дано его определение и не представлен перечень бумаг, которые можно к ним отнести.

Компании-наниматели наделены правом разработки любых внутренних актов, принимая во внимание свои потребности. Важно, чтобы прописанные в них положения не противоречили отечественному законодательству, а также не содержали нормы, нарушающие законные права и гарантии наемных сотрудников. Также внутрифирменные нормативные акты позволяют согласовать пункты трудового законодательства с особенностями функционирования конкретной организации. Они могут быть ориентированы на весь трудовой коллектив или же на индивидуальную работу с конкретными служащими.

Как правило, обязанности по разработке внутренней документации возлагаются на кадровую службу организации. Однако созданием локальных нормативных бумаг могут быть заняты разные сотрудники. Например, одни служащие подготовят текст документа, другие осуществят проверку его на соответствие законодательным нормам, третьи займутся его оформлением, а руководитель все проверит и утвердит.

Прежде чем принять на работу нового сотрудника, наниматель должен его ознакомить (взяв у каждого принимаемого в штат работника подпись) с внутрифирменными нормативными документами организации, которые напрямую связаны с его профессиональной деятельностью. Поскольку данные акты являются обязательными, за нарушение их положений к нанятому на работу лицу можно применить дисциплинарные взыскания, а к фирме-нанимателю санкции административного типа.

Отдельная часть местных актов может быть принята генеральным менеджером организации собственноручно, а другая только с согласия представительного органа ее служащих. К примеру, представительный орган участвует в согласовании актов о порядке аттестации трудовых ресурсов компании, актов о применяемой системе платы за исполнение трудовых обязанностей, норм трудового распорядка, актов о получении дополнительного проф. образования сотрудниками организации, положений о бесплатной выдаче рабочим средств персональной защиты и т.п.

Разновидности

К местным нормативным актам фирмы-работодателя относят:

• правила по внутреннему трудовому распорядку;
• положения о личных данных;
• положения о заработной плате;
• положения по аттестации персонала;
• штатное расписание;
• план-график предоставления отпуска;
• инструкции, связанные с охраной труда и пр.

К списку добровольно выпускаемых локальных актов относится положение по персоналу, должностные инструкции, положение о мед. страховании, положение об отправлении в командировку, положение о вахтовом способе работы и пр. Однако к внутрифирменным нормативным бумагам неправильно относить приказы генерального директора, табели, планы-графики сменности и аналогичные документы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (от 30 декабря 1993 года под номером 299) включает реестр документов, которые разрешено применять в деятельности всех компаний. Бумаги, относящиеся к категории местных нормативных актов, входят в группу 0200000.

Алгоритм формирования

Стадии создания внутрифирменных нормативных актов:

1. Первостепенно нужно разработать текст и оформить документ.
2. Затем следует проверка чернового варианта акта на соответствие нормам российского законодательства.
3. После этого происходит согласование документа (например, с сотрудниками кадровой службы, юр. отдела, бухгалтерии, структурных отделов, профсоюза).
4. На предпоследнем этапе генеральный менеджер организации (уполномоченный сотрудник компании) утверждает акт и вводит его в действие.
5. В финале происходит регистрация местного акта в специальном журнале учета.

Данная процедура может быть регламентирована специальным внутрифирменным локальным актом. В зависимости от того, какой документ разрабатывается, его созданием может заниматься группа специалистов или только один работник. К примеру, оформлением документа «Правила по внутреннему трудовому распорядку» может заниматься отдел кадров, подготовку документа «Положение о системе заработной платы» может взять на себя главный бухгалтер, а должностных инструкций – менеджеры структурных отделов.

Если на стадии согласования появились замечания/предложения к тексту формируемого документа, то подготавливается лист согласования. До того момента, пока разработчики локального акта не достигнут консенсуса со всеми заинтересованными сторонами, бумага не будет утверждена директором компании. При рассмотрении проекта документа профсоюзной организацией она должна в течение пяти трудовых дней (с момента получения акта) направить компании-нанимателю письменное мотивированное заключение.

Принципы составления

Внутрифирменные нормативные акты обычно представляют собой многостраничные документы со сложной конструкцией. Подробнее рассмотрим, как оформляется их «шапка», ключевой и финальный блок.

«Шапка» документа

Внутрифирменный нормативный акт должен начинаться с указания следующих сведений:

• полное и краткое фирменное название организации (как написано в учредительных документах);
• имя формируемого документа (к примеру, «Положение …», «Инструкция …», «Правила …»);
• день регистрации акта (это момент его утверждения);
• порядковый номер;
• место разработки документа (имя населенного пункта).

Традиционно данные реквизиты указываются в верхнем правом/левом углу страницы документа.

Ключевой блок

Здесь приводится основное содержание документа. Поскольку большинство местных актов должно вместить значительный объем информации, требуется четкая регламентация и их формы, и их наполнения.

Работа с текстом акта должна быть начата с определения его структуры/разделов. Для удобства прочтения документа каждый раздел может быть разделен на пункты, подпункты и т.д. Также рекомендуется приводить информацию в табличной форме и при помощи схем. Текст должен быть написан от третьего лица, в единственном либо множественном числе. В центральной части акта могут находиться следующие реквизиты: заголовки и ссылки на приложения. Важно обратить внимание на то, чтобы все заголовки согласовывались с названием локального документа или формулировались с предлогами «о»/«об».

К примеру, положение о структурном отделении может иметь следующий состав:

1. Общие положения.
2. Задачи подразделения.
3. Функции.
4. Права.
5. Обязанности.
6. Ответственность.
7. Взаимоотношения.
8. Связи.
9. Организация работы.

Также в текст положения можно включить сведения о специфике деятельности компании (к примеру, график функционирования структурного отделения, этапы его реконструкции/ликвидации и пр.).

Если у нормативного акта для внутреннего использования есть приложение, то в документе делается соответствующая отметка. Ссылка включает слово «Приложение» (употребляемое в единственном числе), число страниц и количество копий прикрепленного документа, а также, если это необходимо, его название. На самом приложении также делается отметка, указывающая на его связь с местным актом. На документе в углу листа с правой стороны ставится слово «Приложение», затем идет его №, название, дата и № базового акта.

Финальный блок

В заключительном блоке локального акта содержатся те реквизиты, которые удостоверяют его подлинность и правильность прописанной в нем информации. Также здесь располагают специальные делопроизводственные пометки.

В финальной части должны находиться:

• подписи разработчиков;
• визы, подтверждающие факт согласования бумаги;
• пометка о том, что документ исполнен и направлен в дело.

Если акт оформлен на фирменном бланке, то в конце документа разработчик указывает свою должность (без конкретизации того, как называется компания), ставит личную подпись и дает ее расшифровку (имя и отчество пишется инициалами, а фамилия полностью). В случае, когда должностное лицо не может подписать документ, за него это делает другой уполномоченный сотрудник (например, заместитель).

Если местный акт подлежит процедуре согласования с другими сотрудниками организации (к примеру, менеджерами подразделений, отделом бухгалтерии, юристом компании, профсоюзом), то на документ должна быть поставлена соответствующая виза. Данная пометка предполагает указание следующей информации о визирующем лице: должность, персональная подпись с расшифровкой, день подписания. Если в ходе согласования акта у проверяющего лица возникли возражения, то виза должна быть дополнена характерной надписью (например, «Не согласен», «Приложены замечания» и пр.). В случае подготовки визирующей стороной списка недочетов по документу, он оформляется на листе в виде отдельного приложения. Если акт нуждается в согласовании профкома, то его мнение фиксируется при помощи специального грифа (к примеру, «Мнение профкома учтено, протокол от дд.мм.гггг, № Х»).

При разработке стандартных внутренних нормативных актов рекомендуется задействовать специальные шаблоны форм. Например, для штатного расписания и плана-графика отпусков имеются унифицированные бланки.

Преимущества от использования унифицированных бланков при разработке локальных актов:

• не нужно придумывать форму кадрового документа;
• минимизируется вероятность возникновения ошибки в ходе разработки акта;
• уменьшается время, которое нужно потратить на формирование документа;
• минимизируется вероятность возникновения претензий к разработчикам акта со стороны сотрудников гос. инспекции труда.

Важно помнить, что унифицированные шаблоны документов носят рекомендательный характер и при необходимости могут подвергаться корректировке. Для этого в компании понадобится издать специальный приказ. Все страницы локального акта должны быть пронумерованы (начиная со 2-ой страницы). Номер должен стоять в верхней части страницы, по центру. Готовый документ нужно сшить и скрепить оттиском печати организации.

Этап утверждения

Оформленный местный нормативный акт должен обладать обязательным реквизитом – «Гриф утверждения документа». Для этого компания-работодатель может издать соответствующую распорядительную бумагу, на реквизиты которой впоследствии будет сделана сноска в грифе утверждения.

Альтернативным вариантом одобрения внутрифирменного акта может стать проставление на нем грифа утверждения с персональной подписью директора компании либо другого уполномоченного сотрудника. В этом случае генеральный менеджер от руки ставит дату утверждения документа и личную подпись.

Примеры оформления некоторых внутрифирменных нормативных актов

Образец правильного оформления плана-графика предоставления отпуска (унифицированная форма Т7):

Образец оформления Правил по внутреннему трудовому распорядку (первый лист):

Схема положения о структурном подразделении:

Структура должностной инструкции: