Акт приема-передачи оборудования: бланк и образец

Среди обязательных приложений к договорам на приобретение или временную передачу ОС сторонним организациям одним из самых важных является акт приема-передачи различного оборудования, составленный согласно общепринятым стандартам и правилам.

Функции документа

Основная задача акта – подтверждение факта передачи техники или производственных агрегатов от одного юридического лица другому. Соответственно, данная бумага становится основанием для того, чтобы бухгалтерия одного предприятия сняла технику с баланса, а бухгалтерия другого – внесла оборудование в активы своей организации.

Применение акта регламентировано законодательством.

Когда нужен акт

Документ, подтверждающий передачу и приемку основных средств, оформляют в случаях:

1. Передачи б/у имущества, числящегося на балансе сдатчика во временное пользование другому лицу. Возможно для проведения ремонтных или сервисных работ.
2. Приобретения нового оборудования.
3. Оформлении договора аренды.

При этом, чем сложнее техника, тем более трудоемким может быть процесс передачи и ее оформления. В ряде случаев приемка и передача проходят в несколько этапов, так как оборудование требует проведения экспертизы. Последняя также актируется и подтверждает состояние объекта.

Сколько экземпляров требуется

Количество копий документа зависит от того, кому и для каких целей передается оборудование. Если передача осуществляется между двумя организациями (ремонт, аренда), то акт составляют в двух экземплярах (по одному для каждого участника сделки). При участии в процессе других организаций количество копий документа увеличивают. Согласно установленным правилам, по одному экземпляру должно быть у каждого участника сделки.

Кто составляет

Как правило, данный документ заполняет принимающая сторона, так как он необходим бухгалтерии для составления правильного отчета по приходу основных средств. Однако для передающей организации акт приема-передачи служит подтверждением того, что оборудование было передано, проверено, принято и покупатель удовлетворен качеством приобретения. То есть для передающего участника сделки этот документ является своего рода страховкой от возможных дальнейших претензий со стороны приобретателя.

Все это применимо по отношению к купленной технике. Если же оборудование передается на ремонт, то здесь акт может послужить основанием для проверки полноты оказанных услуг со стороны ремонтной организации.

Кто подписывает документ

Составлением акта должна заниматься специально назначенная комиссия (ее количественный состав зависит от вида объекта и объемов работы). Комиссия назначается руководителем предприятия/организации посредством издания соответствующего приказа. При этом в ее состав в обязательном порядке входят представители обеих сторон. При передаче технологически сложного оборудования в процессе должен принимать участие узкопрофильный специалист.

После составления акта все участники проставляют свои подписи в документе, подтверждая качество оборудования. Помимо тех, кто непосредственно участвовал в процедуре приема-передачи, соответствующий акт должны заверить руководители предприятий/организаций, между которыми проводилась сделка. Все подписи под документом должны быть «живыми» (не факсимильными) и проставленными собственноручно.

Правила составления

Документ о приемке или передаче объекта составляют либо в свободной форме, либо по утвержденной на предприятии. Для оформления допускается использование как фирменного бланка принимающей стороны, так и обычного листа бумаги стандартного формата.

Образец акта приема-передачи оборудования при покупке или оформлении аренды:

Независимо от того, по какой форме составляется акт, в нем должны присутствовать сведения о тех организациях, между которыми оформляется сделка. При этом все данные, указываемые в акте, должны в точности соответствовать тому, что написано в основном договоре/контракте.

Если передаче подлежит несколько единиц оборудования, то в акте они должны быть отражены в полном объеме. Для каждой единицы должны быть указаны:

• название фирмы-производителя;
• марка;
• серийный и заводской номера;
• стоимость.

Кроме того, для каждой составляющей необходимо указать внешний вид, техническое состояние, комплектацию, неисправности (если есть). Иными словами, в акте приема-передачи должны быть отражены все те сведения, которые были установлены в ходе осмотра оборудования (об этом процессе также должен быть составлен соответствующий акт).

Если передается сразу несколько единиц техники, то перечень оборудования можно разместить как в теле данного документа, так и оформить дополнительным приложением.

Кроме того, при необходимости к документу может быть приложена дополнительная специальная техническая документация (если таковая имеется, то о ней обязательно необходимо упомянуть в самом акте).

Тонкости заполнения

Для того чтобы составленный акт стал полноценным документом, при его заполнении важно учесть несколько нюансов:

1. При заполнении даты месяц необходимо прописывать строго прописью, а не цифрами (это касается и «шапки» бумаги, и ее нижней части).
2. Указывать необходимо город, в котором составляется акт, а не место назначения (при отправлении груза или его продаже).
3. Название организаций-участников сделки вписываются полностью (как в учредительных документах).

Все подписи должны быть с расшифровкой (ФИО и должность подписавшего).

Структура документа

В первой, самой верхней, части документа пишут его название (акт приема передачи), указывают место его формирования (город) и дату (число, месяц, год).

Затем вписывают полное наименование того предприятия, которое передает оборудование, и данные о должностном лице, представляющем данную организацию.

Чаще всего здесь указывают директора (гендиректора). Здесь же прописывают название документа, на основании которого этому представителю даны полномочия (это может быть устав, положение либо доверенность). Далее в таком же порядке и объеме в акт вносят данные о том, кто принимает оборудование.

Оформив таким образом «шапку», в акте отмечают:

1. Факт передачи.
2. Документ, на основании которого осуществляется прием-передача (основной контракт или договор), с датой его подписания.
3. Состояние передаваемого оборудования (на основании акта осмотра). Если техника находится в отличном состоянии, это обязательно фиксируют в акте, так же, как и наличие каких-либо внешних или внутренних дефектов. Последние фиксируются, как правило, в отдельном документе, который используется как приложение к акту приема-передачи.

Также в документе должно быть указано, что принимающая сторона не имеет никаких претензий к качеству и количеству получаемого оборудования. Еще один обязательный пункт акта – стоимость передаваемой техники, которую указывают цифрами и прописью, и сведения о налоге на добавленную стоимость. После того, как вся информация о передаваемом объекте внесена в акт, в нем также упоминается об ответственности сторон и указывается количество экземпляров составленного документа.

Пример оформления документа:

Внимание к «мелочам»

Каждому бухгалтеру, руководителю и хозяйственнику известно, что при оформлении документов мелочей не бывает. Это же утверждение действует и в отношении акта приема-передачи оборудования.

Для того чтобы избежать возможных проблем в дальнейшем, при актировании факта передачи техники (агрегата) необходимо перепроверять каждую букву и цифру как в названии предприятий-участников сделки, так и в сведениях об оборудовании (например, заводские номера). Ведь любая допущенная ошибка может привести к тому, что основной договор будет оформлен с одной организацией, а приемка будет произведена от другой (в случае опечатки в названии фирмы, например, в одном случае будет стоять буква «е», а в другом «ё»).

Также при неправильном указании заводских или других номеров может возникнуть разница в принятом оборудовании и том, что фактически находится на предприятии. При проведении инвентаризации или ревизии это может привести не только к путанице, но и достаточно большим неприятностям. Учитывая все это, в акте также не допускается наличие помарок и исправлений.

Формы ОС 14, 15 и 16

До недавнего времени в качестве образцов для оформления актов приема-передачи оборудования в обязательном порядке использовались унифицированные формы ОС 14, 15 и 16. Несмотря на то, что обязательность их применения была отменена, на многих предприятиях продолжают использовать именно их.

1. Форма ОС 14 используется чаще всего. С ее помощью актируют поступление на предприятие нового оборудования.
2. Форма ОС 15 заполняется при приеме-передачи техники для проведения монтажных работ. Если монтаж выполняется сторонней подрядной организацией, значит в комиссию по приемке должен войти представитель этого самого подрядчика.
3. Форма ОС 16 служит для оформления дефектов в принятом оборудовании.

На основании этих форм (а также произвольно составленных актов) на каждую единицу оборудования составляется инвентарная карточка, в которой отражаются все перемещения объекта (или группы объектов) внутри предприятия/организации. Если предприятие небольшое (малый бизнес), то альтернативой таких карточек может стать инвентарная книга.