Приказ о назначении материально ответственного лица: бланк и образец

Материальная ответственность – обширное понятие, затрагивающее все сферы трудовой деятельности сотрудников. Приказ о назначении материально ответственного лица издается в организациях в целях обеспечения сохранности материальных средств и разделения персональной ответственности среди работников.

Законодательная основа

39 статья Трудового Кодекса Российской федерации предусматривает возможность возложения материальной ответственности на сотрудников предприятия, невзирая на занимаемую ими должность. В свою очередь, для наступления обстоятельств материальной ответственности требуется выполнение ряда условий:

• материальная ответственность априори рассматривается при участии в деле должностных лиц, в соответствии с действующим законодательством несущих полную материальную ответственность, согласно занимаемой должности, – директора предприятий и их прямые заместители, руководители финансовых отделов, начальники складских баз и т. д;
• при выявлении недостач во вверенных работнику материальных средствах;
• выявление причин ущерба, явившихся следствием умышленной порчи материалов сотрудником (в том числе и по неосторожности, в состоянии алкогольного или наркотического опьянения);
• при совершении работником преступления или иного поступка, попадающего под уголовную или административную ответственность с причинением материального ущерба;
• возникновение обстоятельств материального ущерба, явившихся следствием бездействия (невыполнения работником должностных обязанностей, установленных трудовым договором);
• при невыполнении сотрудником принятых на себя обязательств по сохранению ставшей ему известной конфиденциальной информации коммерческого или государственного характера.

Закрепление материальной ответственности

Документальное назначение материально ответственного лица – не просто формальность. При наступлении спорных обстоятельств такой документ будет являться основным юридическим подтверждением вины сотрудника и основанием для принуждения его к финансовому возмещению ущерба. Вся полнота необходимых условий отражена в 244-й статье Трудового Кодекса РФ. Что касается руководителей предприятий, они попадают по действие 277 статьи ТК РФ.

Помимо иных разрабатываемых на производстве документов, материальная ответственность находит отражение в трудовом договоре сотрудника. Основанием для включения обязанностей по контролю за имуществом в трудовой договор является Постановление Министерства труда № 85 от 2002 года.

Возложению на работника обязанностей по сохранности имущества должно предшествовать изучение перечня должностей, предусматривающих материальную ответственность. Перечень является приложением к Постановлению №85.

По должностным категориям ответственность разделяется на:

1. Индивидуальную материальную ответственность – работники складов, курьеры, экспедиторы, кассиры, начальники участков, техники и т. д. При индивидуальной ответственности работник самолично возмещает возникший по вине его действий (бездействия) ущерб.
2. Коллективную ответственность – практически все виды деятельности, предусматривающие цепочку в два и более сотрудника на линии выполнения задач (сотрудники платежных терминалов, работники торговой индустрии и прочее). При коллективной ответственности сумма ущерба равными частями делится на всех членов договора коллективной ответственности. Договор коллективной ответственности нельзя заключать с сотрудниками, работающими на условиях неполного рабочего дня.
3. Ограниченная материальная ответственность – сотрудник возмещает возникший по его вине ущерб в размере среднемесячной заработной платы (ином установленном ограниченном размере).
4. Полная материальная ответственность – как правило, полную материальную ответственность несут руководители организаций за все виды возникшего на производстве ущерба.

С каждым конкретным сотрудником заключается лишь один из видов договора. Исключение составляют лица, не достигшие совершеннолетия. С ними договоры о материальной ответственности не заключаются вовсе. Они могут возмещать ущерб, возникший только в результате умышленных действий или порчи имущества под влиянием алкоголя (наркотиков).

Пошаговый алгоритм назначения материально ответственных лиц

Физическая передача работнику материалов и оборудования не является достаточным условием для того, чтобы считать его материально ответственным.

Для соблюдения всех юридических аспектов при возложении материальной ответственности необходимо:

• подготовить сотруднику рабочее место и проверить его оснащенность необходимым для продуктивной работы оборудованием;
• объективно рассмотреть наиболее подходящую кандидатуру на замещение должности, связанной с контролем за сохранностью имущества – личностные качества, опыт работы, образование, характеристика про предыдущему месту работы, наличие (отсутствие) медицинских противопоказаний;
• ввести сотрудника в курс работы, ознакомить его с трудовым договором и дополнениями к нему, распорядком работы, сводом должностных инструкций, обязанностями, порядком поощрений и взысканий, уровнем заработной платы и иными локальными документами организации;
• заключить с работником трудовой договор и договор о материальной ответственности;
• зарегистрировать заключенные договоры и издать приказ по организации о приеме на должность;
• после издания приказа о зачислении в штат завести на сотрудника личную карточку и внести необходимые записи в трудовую книжку;
• издать приказ о возложении материальной ответственности с указанием конкретных обязанностей по контролю и сохранности имущества, перечню передаваемых материальных средств (может оформляться приложением к приказу). При необходимости назначить комиссию по приему-передаче подотчетного имущества.

В случае, если имущество передается штатному сотруднику организации, достаточно обоюдной подписи дополнения к трудовому договору и издания приказа о материальной ответственности работника.

Издание приказа

Приказ является юридической основой материальной ответственности сотрудников. Жесткой формы приказа не существует, каждая организация разрабатывает форму документа самостоятельно.

Приказ также не привязывается к определенной дате. Он может быть издан в любое время по усмотрению работодателя или при возникновении необходимости. Например, при поступлении на баланс организации нового оборудования или при увольнении штатного сотрудника с передачей имущества временно исполняющему обязанности.
В этом случае после проведения полной инвентаризации разрабатывается приказ о смене материально ответственного лица.

Структура текстуальной части приказа должна отражать ряд сведений, к основным (обязательным) из которых относятся:

• реквизиты организации – фактическое и юридическое наименование (если отличаются), данные о руководителе, контактные данные – телефон, электронная почта, факс;
• дата издания и регистрационный номер приказа. Он присваивается по внутреннему журналу учета, в последнюю очередь после всей процедуры согласования и утверждения приказа;
• название приказа, отражающее его краткую суть;
• вводная часть – указываются основания для разработки приказа со ссылками на статьи федерального закона и иные нормативно-правовые документы;
• основная (приказная) часть – перечисляется перечень дополнительных обязанностей, список передаваемых материальных ценностей, ответственность за сохранность, отчетность и т. д. Здесь же указываются персональные данные (ФИО, должность, разряд и прочее) сотрудника, на которого возлагается ответственность, дата начала приема-передачи имущества;
• раздел согласования – подписи об ознакомлении с приказом работников структурных подразделений (начальника отдела кадров, главного бухгалтера, и т. д.);
• подписная часть – подпись и печать руководителя организации (печать ставится только при наличии данных о ней в уставных документах компании);
• раздел доведения – подпись самого сотрудника об ознакомлении с приказом;
• приложения – перечень приложений к приказу (дополнения в договор, список передаваемого имущества, права сотрудника и прочее).

Непосредственной разработкой приказа может заниматься сам руководитель или любое другое должностное лицо (как правило, начальник отдела кадров) по его поручению. При необходимости включения дополнительного сотрудника в состав уже назначенного списка лиц коллективной ответственности в организации издается дополнение к приказу. Ранее изданный приказ не отменяется.

Отступления от материальной ответственности

Существуют ситуации, когда при доказанном случае нанесения ущерба организации нельзя привлечь материально ответственного сотрудника к возмещению даже при условии соблюдения всех юридических нюансов. К таким ситуациям относятся:

• когда имуществу нанесен вред в результате воздействия обстоятельств непреодолимой силы – землетрясение, боевые действия, эпидемии и т. д;
• производственный риск – например, ущерб продукции в результате нереализации населению;
• обстоятельства необходимой обороны или спасения жизни – к примеру, разбить стекло, спасаясь от пожара;
• ущерб по вине работодателя – несоблюдение условий хранения, непринятие мер по сохранности (к примеру, отсутствие видеонаблюдения на складе) и прочее;
• естественный износ или применение по предназначению (огнетушитель является материальным имуществом, но использование для тушения пожара не обязывает сотрудника возмещать его стоимость).