Форма ОС 3 и правила заполнения

После ремонта основных средств, их модернизации или реконструкции, нужно чтобы на предприятии специальной комиссией был оформлен специальный документ по форме ОС-3. Есть некоторые особенности, которые сопутствуют заполнению этой бумаги.

Когда используется унифицированная форма ОС-3

Формы для первичных документов обычно утверждаются внутренними распоряжениями на предприятии. Для этого оформляются правила документооборота, а также инструкции, в которых указаны методические рекомендации. Такие документы должны оформляться непосредственно во время совершения определенных действий или сразу же после их окончания.

Форма ОС-3 является унифицированной. На ней принято оформлять акт о приеме-передаче объектов, являющихся основными средствами, после ремонта или реконструкции. Составление такого акта применяется на предприятиях для того, чтобы соответствующим образом оформить сдачи на ремонт или возвращение после реконструкции основных средств.

Форменный бланк утвержден постановлением Госкомстата №7 от 21 января 2003 года.

Форму ОС-3 можно использовать как примерный образец, а бланк акта допускается разрабатывать на предприятии самостоятельно.  Но в этом случае руководству компании обязательно нужно помнить о том, что все указанные в законодательстве реквизиты все равно должны содержаться в документе.

Для всех видов основных средств предусмотренный единый порядок оформления акта. Этот документ можно создавать после проведения работ на любом основном средстве: транспорте, здании или оборудовании.

То, что первоначальная стоимость объекта была изменена, отражается той датой, которая отвечает времени окончания ремонтных работ (дата составления акта). Также на основании этого документа признаются и потраченные на ремонт средства.

Кто занимается его оформлением?

Заполнение формы ОС-3 имеет некоторые особенности. Основными из них являются:

• оформлять бумагу нужно в тот день, когда был принят объект;
• специально созданная для этого комиссия проводит осмотр объекта, подтверждает его проверку;
• данные об осмотре записываются в форму ОС-3, после чего нужно сформировать заключение о том, в каком состоянии находится основное средство после проведения ремонтных работ;
• все участники комиссии должны заверить акт.

Для заполнения акта на предприятии должна существовать специальная комиссия, которая занимается оформлением таких документов на постоянном основании. Ее обязанностями становится передача основных средств на ремонт и их прием по окончании работ. Но для выполнения этих действий руководство компании может выбрать и одно определенное лицо. Для назначения на эту работу комиссии или ответственного лица выдается внутренний приказ.

Заверением акта на форме ОС-3 должны заниматься такие лица:

• сотрудники предприятия, которое принимает объект;
• представители сдающей стороны;
• главный бухгалтер принимающего предприятия;
• руководство организации.

Эти лица получают такие обязанности:

• необходимость проверки, выполнены ли все работы в полном объеме;
• составление акта приема-передачи объекта основных фондов;
• характеристика изменений, которые произошли с оборудованием;
• наблюдение за тем, с каким успехом происходят испытания отремонтированного оборудования.

Если оформление этого документа происходит для другой организации, то нужно сделать две его копии. Одна из них должна пойти в бухгалтерию, другая – лицам, исполнявшим ремонтные работы.

Образец заполнения – пошаговая инструкция

Ремонтные работы могут проводиться прямо на предприятии. В этом случае акт можно составлять только в одном экземпляре, который передается в бухгалтерию. Если же модернизация или реконструкция оборудования происходит на стороннем предприятии, то акт должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен получить исполнитель работ, а второй – бухгалтерия предприятия, владеющего основными средствами.

Документ составлен из двух разделов:

1. Состояние основных средств перед началом ремонта или реконструкции.
2. Данные о тратах, которые понесло предприятие во время проведения ремонтных работ.

Шапка формы ОС-3 содержит в себе такую информацию:

• название организации, которая является заказчиком проведения работ;
• название фирмы, которая является исполнителем работ;
• код ОКУД;
• код ОКПО.

Кроме того, в шапке документа должны быть приведены данные о договоре, по котором происходит заказ на выполнение ремонтных работ:

• номер договора;
• дата подписания документа;
• фактическое время, выделенное под ремонт;
• время, которое выделялось на ремонт по договору.

Все вышеприведенные данные должны быть подтверждены подписью руководства компании.

Оба раздела ОС-3 оформлены в виде таблиц. Первый из них (Данные о состоянии основных средств до того, как они были переданы в ремонт) оформлен в 7 столбцов:

1. 

   Заполнение формы ОС-3

   Номер по порядку.

2. Название объекта ОС.
3. Под каким инвентарным номером состоит объект ОС.
4. Номер паспорта ОС.
5. Номер объекта, который был присвоен ему на заводе.
6. Цена восстановления.
7. Время эксплуатации.

Во втором разделе (Информация о тратах на проведение ремонтных работ, модернизации или реконструкции объектов) выделено 10 столбцов:

1. Порядковый номер.
2. Название объекта.
3. Вид ремонта.
4. Средства, которые были потрачены на демонтаж.
5. Цена ремонтных работ, которая была оговорена в договоре.
6. Цена реконструкции или модернизации по договору.
7. Реальная цена проведения ремонтных работ.
8. Реальная цена реконструкции объекта.
9. Траты, которые предприятие понесло на транспортировку.
10. Другие примечания.

Отдельной строкой под таблицей нужно указать окончательную стоимость ремонта объекта основных средств.

На другой стороне акта следует привести заключение, к которому пришла комиссия:

• были ли выполнены все нужные работы в полном объеме;
• что сделано не было;
• как изменились характеристики объекта ОС после проведенных работ.

После полного заполнения акт обязательно должен быть подписан.

Важно отметить, что виды проводимых работ в таблицах имеют разграничение. Это:

• ремонт;
• реконструкция;
• модернизация.

Отдельным пунктом является заключение комиссии, которое оформляется после заполнения основных листов. В нем можно описать процедуру испытания объекта основных средств после проведения ремонта (если в них есть необходимость). Здесь же можно привести характеристику тех изменений, которые произошли с объектом (если проводилась модернизация или реконструкция).

Записи действий, проводимых по объекту, на основании формы ОС-3 необходимо внести в Инвентарную карту. Если объект был поддан изменениям, то их нужно внести в технический паспорт.

Особое внимание следует уделить второму разделу акта, где указываются суммы, потраченные на ремонт. Если следовать логике, то стоимость работ указывается без учета НДС. Это следует из статьи 168 НК, в которой говорится, что плательщик налога предъявляет покупателю стоимость налога отдельно. Но это относится лишь до тех работ, которые направлены на реализацию товаров.

Более подробно о форме ОС-1 и правилах ее заполнения мы поговорим в нашем материале.

Для чего используется форма ОС-4? Читайте подробнее здесь.

Как происходит модернизация основных средств? Чтобы разобраться в этом вопросе, читайте этот материал.

Если же выполняется работа по объектам, которые используются в той сфере, где налогообложение не полагается, то из акта будет невозможно получить всю нужную для учета информацию. Поэтому рекомендуется дополнить вторую часть таблиц еще одним столбиком, который будет иметь название «Сумма НДС». Это сделает форму ОС-3 намного более информативной.

Если документ был полностью составлен, его может заверять руководство организации. После этого акт передают в бухгалтерию, где и делаются основные проводки. Также именно здесь сотрудники бухгалтерии вычисляют окончательные суммы, потраченные на ремонт.

Форма ОС-3 существует для заполнения акта о принятии основных средств, которые до этого были переданы на ремонт или модернизацию.