Справка-отчет кассира операциониста — правила заполнения

После каждой отработанной мены кассир магазина должен передать всю выручку старшему кассиру, который ведет строгий учет денежных средств. Но, чтоб потом не было разногласий и неприятных ситуаций при передаче оформляется соответствующий документ – справка-отчет. В обязательном порядке в справке должно быть указано показания счетчиков ККТ, и сумма денег, которую кассир передает.

Для чего нужен этот документ?

Справка-отчет кассира – это документ, в котором указаны показания контроль-кассового устройства на момент закрытия кассы, и количество денег, которые передаются главному кассиру, бухгалтеру или директору предприятия за определенный период ( рабочий день, смена, рабочая неделя, месяц или квартал).
Отчет кассира обязательный документ, в соответствии с законодательством РФ, для всех юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, и любым другим лицам, которые осуществляют предпринимательскую деятельность с использованием кассового аппарата.

Пример справки-отчета

Именно на основании отчетов можно быстро и правильно составить отчет за определенный период, к примеру, за месяц или полугодие. И еще одно важное назначение – именно на основании таких отчетов предприниматель или юридическое лицо может отчитаться перед государственными организациями.

Если предприятие совсем маленькое, то кассир может передавать выручку за определенный период времени непосредственно в банк. Дальше деньги поступают на счет, откуда оплачиваются покупки, выплачивается зарплата и налоги.

Где он используется?

Использовать отчеты кассиров можно для внутреннего и внешнего контроля финансового оборота предприятия. Достаточно сложно контролировать поступление финансов, и делать сведённые отчеты по всей организации за определенный период. С помощью отчетов сделать это значительно проще.
Во время приема актов нужно быть особенно внимательным, дважды пересчитайте кассу и убедитесь в правильности показаний ККТ. После этого акт подписывается, и сдается на хранение главному бухгалтеру. Там он и хранится до востребования.

Запросить акты, или отчет на определенный период времени может затребовать или директор или собственник или управляющий для понимания общей картины прибыли.

Кроме того акты могут запросить налоговая служба, или другие государственные организации, которые имеют на это полномочия.

Правила и инструкция по заполнению счправки-отчет кассира

Действующее законодательство обязует составлять справку о каждой отдельной кассе только в том случае, если в магазине или на торговой точке их несколько. Основные правила заполнения и оформления отчета такие:

• Титульный лист – это первое, на что нужно обратить внимание при оформлении. На нем обязательно должна быть полная информация о юридическом лице: полное имя, адрес фактического расположения компании, ОКПО, и индивидуальный счет плательщика налогов. Кроме того обязательно укажите контакты, как с вами можно связаться — номера телефонов, электронная почта.
• Сведения о кассовом аппарате: название самого прибора, его номер и цифры, присвоенные при регистрации (он присваивается налоговой службой при регистрации аппарата).
• Фамилия, имя и отчество кассира, который работал за кассой.
• Смена, на которой работал сотрудник.
• Дата составления документа и его порядковый номер.
• Время работы за кассой. Обязательно нужно указать, сколько времени работала касса, и за какой промежуток времени вы сдаете выручку.

Номер справки-отчета можно взять из фискальной документации предприятия.

В нашей статье вы узнаете, что такое лимит кассы и как его правильно рассчитать.

Здесь вы узнаете, что такое инкассовое поручение и для чего нужен этот документ.

Для чего нужен журнал приходно-расходных кассовых ордеров? Об этом вы узнаете тут.

Инструкция оформления документа

Отчетная документация кассира оформляется только в те дни, когда по кассе проходит определенное движение денежных средств. К примеру, когда деньги из кассы изымаются или при выплате заработной платы.

Отчет, который был выполнен кассиром, является точной копией, вкладного листа кассовой книги. Чаще всего, при заполнении формы в компьютерной программе она автоматически заносит идентичные данные и во вкладной лист, и таким образом вы не делаете одну и ту же работу дважды.

Но если вы заполняете форму вручную, то придется дважды вписывать одинаковые цифры. В отчете обязательно должно быть прописано порядковый номер документа, дату его составления, сумму, которая передается, а так же название самой операции.

К отчету обязательно нужно приложить все документы, которые свидетельствуют о том, что были движения денежных средств. Если деньги выдавались под отчет, то следует приложить расходный ордер, а если речь идет о поступлении некой суммы в кассу, то прикрепить следует приходный ордер. В любом случае должно быть документальное подтверждение любого перемещения денег из кассы. В противном случае на вас ляжет вся ответственность.

Если работникам выдавалась зарплата из кассы, на которой вы работали, то кроме расходного кассового ордера следует прикрепить оригинал или копию ведомости о выплате зарплаты. Все документы, которые прикрепляются должны быть оформлены в соответствующей форме, которая предусмотрена законодательством.

Лучше всего, как говорят профессионалы, вести отчетность каждого кассира в отдельной папке. Пополнять паку следует регулярно, в хронологической последовательности в конце каждого определенного периода: смены, суток, недели, месяца, квартала.

Таким образом вам будет значительно легче найти необходимый документ, если его запросят. При этом вы не будете переживать и искать его, вы изначально будете знать где он находится.

Всегда помните, что ваш отчет как кассира это точная копия вкладного листа.

В некоторых случаях банк, который обслуживает счет предпринимателя или юридического лица может затребовать документы для проверки кассовой дисциплины. Случается это крайне редко, но иногда имеет место. В таком случае помимо самой книги нужно будет предоставить так же финансовые отчеты за выбранный период.

Документы кассира

Что же касается заполнения самого бланка отчета, то он оформляется в соответствии с денежными показателями на начало и конец периода. Они имеют название Z – отчеты. В соответствии с правилами в 10 графах такого отчета нужно указать следующую информацию:

• Порядковый номер, присвоенный отчету.
• Номер отдела, если их имеется несколько. Эту графу заполняют только кассиры больших магазинов.
• Номер секции, где расположена касса.
• Эта графа не заполняется кассиром, и остается свободной для пометок начальства.
• Сведения о количестве денежных средств и состоянии кассового аппарата на начальном этапе работы. Эта графа должна заполняться тогда, когда кассир приходит на свое рабочее место и готовится началу рабочего дня или смены.
• Сведения о количестве денежных средств и состоянии кассового аппарата на конечном этапе работы. Эта графа заполняется, когда касса уже закрыта и больше не проводит операции по оплате, и когда все денежные средства посчитаны.
• Объем выручки, которая была получена. Отсюда нужно вычесть возврат клиентами товара, но обязательно присутствие свободных чеков на товар.
• Указать возвраты от клиентов при наличии чека, или отменные операции за неправильно пробитый товар.
• Полное имя, отчество и фамилия человека, который заведовал кассой.
• Подпись.

В самом низу документа нужно обязательно еще раз указать сумму выручки, которую вы сдаете прописью. Это нужно для того, чтоб еще раз подтвердить процесс передачи денег, и удостоверится в правильности написания суммы в документах.

Как понятно из статьи справка-отчет кассира операциониста – это важный документ, с помощью которого регулируются денежные потоки, которые приходят на счет юридического лица и покидают его. Составить его на первый взгляд сложно, но мы уверенны, что после прочтения нашей статьи у вас не осталось вопросов и затруднительных моментов.