Выписка из протокола общего собрания — образец

Протоколы очень важная часть в любом делопроизводстве. С их помощью оформляются все важные собрания или заседания на предприятии. Но, в некоторых случаях нужна выписка из документа, по одному какому то пункту.

Основные моменты, которые понадобятся при составлении

Если возникает потребность цитировать определенную часть протокола, а весь остальной его смысл просто не нужен, делается выписка. При этом совсем не нужно предоставлять полную версию протокола, достаточно чтоб документ был правильно оформлен. Так же выписка поможет донести до масс только некоторые сведения, а основную информацию оставить за кадром.

Общее собрание

Не смотря на то, что не существует унифицированной формы оформления выписки, все же есть несколько пунктов и советов, к которым стоит прислушаться. Протокол составляется для документирования заседаний, собраний, конференций, докладов, и прочего. В зависимости от типа собрания протоколы разделяются на:

• Полный протокол. В нем обязательно должна быть зафиксирована вся информация о ходе собрания, включая высказывания ее участников, замечания и реплики. Это более точная форма фиксации.
• Краткие, которые составляются, если нужно зафиксировать только данные докладчиков, вопросы которые обсуждались, и окончательное решение, которое было принято. Чаще всего такой тип документа используется для фиксирования оперативок или других коротких рабочих собраний.

Чаще всего протоколы, как и выписки из них, составляются на фирменных бланках предприятия, или на альбомных листах со штампом компании. Обязательно в бумаге должна быть указана такая информация:

1. Полное название компании или организации.
2. Название документа, который составляется. В нашем случае это протокол или выписка из него.
3. Порядковый номер протокола.
4. Место, где проводилось заседание.
5. Если необходимо ставится гриф утверждения, но это не является обязательным условием.
6. Дата, когда проводилось собрание или оперативка.
7. Текст документа, который разделяется на вводный и основной. В вводной части обязательно указываются данные обо всех участниках собрания, их данные и должности, которые они занимают.
8. Подписи все участников мероприятия, которыми они подтверждают правильность и достоверность всего изложенного в документе.

В полном варианте протокол получается значительных размеров, основная часть может занимать даже несколько листов.

В выписке вы можете подать сведения, которые касаются только одного конкретного явления или действия, и не давать знать о всех вопросах, которые обсуждались во время заседания.

Правовые нормы

В терминологическом стандарте «Делопроизводство и архивное дело» нет определения термину «выписка из протокола». Этот вид  документа относится к разделу архивных выписок из документов.

Но, понятие выписка из документа есть в современном словаре архивной терминологии. При этом нужно понимать, что правила и порядок оформления выписок соответствует оформительской последовательности копий документов. Но, такие данные можно назвать правильными только частично.

На самом деле выписка составляется в тех ситуациях, когда копировать весь протокол не имеет смысла, или если в документе есть конфиденциальная информация, которую нежелательно знать посторонним людям.

Документ не считается действующим, пока он не заверен документально. Обязательно должно быть:

1. От руки написано «Верно»
2. Полное название должности, которую занимает ответственное лицо, которое заверяет документ
3. Личная подпись
4. После подписи в скобках нужно ее расшифровать.
5. Дата, когда бумага была заверена.

Если следовать всем правилам, документ будет заверен правильно, и приобретет юридическую силу.

Что представляет собой выписка, и зачем она нужна?

Выпиской из протокола называется копия части документа, которая несет основные сведения по отдельному пункту или вопросу. При составлении документа важно обозначить:

• Вводную часть, в которой будут указаны вопросы, которые рассматривались на повестке дня.
• Копия нужных абзацев документа, где указаны заслушанные вопросы и принятые по ним решения.
• Реквизиты, которые являются копией тех, которые стоят на оригинале.
• Заверительная подпись. Она обязательно должна содержать слово «верно», а далее подпись составителя с расшифровкой, его подпись, дата, когда документ был написан.

Чаще всего выписки используются для донесения нужной информации, которая была принята во время заседания, до заинтересованных субъектов.

Выписка из протокола

На деле именно с помощью таких выписок происходит контроль за процессами производства или выполнением административных решений, формируется документация организации.

По правилам, секретарь организации в течении двух дней после оформления и подписания договора, должен оформить все необходимые копии, и отправить их по почте или вручить лично ответственным лицам.

Как оформляется выписка из протокола?

Не смотря на то, что нет четко регулированного порядка составления выписки, лучше всего придерживаться такого проверенного алгоритма:

1. Для начала нужно дать название документу. В данном случае это будет « Выписка из протокола собрания…». Обязательно правильно укажите название собрания, его дату и присутствующих на ней работников.
2. Из основного документа следует скопировать вводную часть. При этом обязательно прописываются все реквизиты оригинала, в которые входит дата и место собрания, количество присутствующих работников.
3. Процитируйте из протокола нужный отрывок, делать это нужно предельно внимательно, которая касается именно нужного вопроса. Так же обязательно указывается порядковый номер пункта, по которому делается выписка.
4. Основной текст документа формируется с помощью копирования основного текста нужного пункта. Нужно скопировать только ту часть, которая касается именно того вопроса, который нужен для раскрытия темы.

Обязательно укажите такие части, как «Слушали», суть обсуждения вопроса, и пункт «Постановили».

Пример протокола общего собрания

5. Укажите должностных лиц, которые подписались в конце протокола, тем самым заверили правильность его составления.
6. Руководитель или секретарь должен заверить получившуюся бумагу. Для этого в конце он пишет слово «Верно», и ставит собственную подпись и дату.

Кто должен подписывать документ

В законодательстве нет такого закона, который бы заставил заверять бумагу только руководителям. Иногда их нужно оформить очень много, и вместо того чтоб решать текущие важные вопросы, директор должен заниматься бумажной работой. В некоторых случаях выписка может заверяться руководством, но в большинстве случаев это делают секретари предприятия. В конце бумаги секретарь ставит свою подпись, чем подтверждает, что документ составлен правильно, и написанное абсолютно верно. Это правило касается внутренних документов предприятия.

Что же касается документов, которые отправляются в другие организации, то они заверяются исключительно руководством. Секретарь может поставить и свою роспись, но подпись начальника должна быть обязательно. Иначе бумага не будет иметь никакой юридической силы.

В нашем материале вы подробно ознакомитесь с тем, как составить протокол общего собрания трудового коллектива.

Здесь мы подробно рассмотрим, как верно составить коллективный трудовой договор.

Что нужно делать для получения выписки из ЕГРИП? Об этом вы узнаете из нашего материала.

Кроме этого обязательно должна присутствовать печать компании. Она должна быть расположена таким образом, чтоб край захватывал подпись директора или ответственного лица, и название его должности.

В итоге можно сказать, что выписка из протокола общего собрания это документ, в котором содержится копия вводной части бумаги с необходимым вводным вопросом, которая не включает в себя повестку дня, и копия отдельного абзаца об итоговом постановлении.

В выписке могут быть ответы как на несколько вопросов сразу, так и на один из них отдельно, в зависимости от потребности.

Главная суть документа в информировании ответственных лиц организации о решениях, которые были приняты на собраниях. Так же выписки из документов могут отсылаться в заинтересованные организации для того чтоб наладить сотрудничество.