Образцы приказов по кадрам — оформление документов

Приказы по личному составу – ключевой источник документооборота в каждой компании. В чем их важность, особенности составления, как правильно оформлять приказы и хранить их? Об этом подробнее в нашей статье.

Приказы по кадрам – подробнее о документах

Согласно законодательству России, которое регулирует оформление и ведение делопроизводства, предполагает использование в компаниях разнообразных локальных актов. К ним также относят приказы, которые принято разделять на:

1. Приказы, относящиеся к основным видам деятельности.
2. Приказы, которые издаются в целях управления личным составом организации.

Образец приказа

Если мы говорим про приказы по кадрам, то их принято относить ко второму типу, которые также относятся к распорядительной документации в компании.

Такие документы выдают для правильного и законного оформления следующих действий:

• При комплектовании кадров.
• При перемещении сотрудников.
• Для оформления распоряжений в адрес сотрудников.
• При увольнении и т.д.
• О вынесении премии или, наоборот, о депремировании.

При этом корректировки данные, которые фиксируются в трудовой книжке либо любой кадровой документации, обычно сопровождается составлением приказа.

Какие формы приказов существуют?

Существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые составлены на основе постановления № 1 Госкомстата, изданного в 2014 году.

Данное положение определяет следующие виды приказов по личному составу:

• Т-1, который используют при приеме сотрудников.
• Т-5, которая применяется при переводе специалиста.
• Т-6, без которой не обойтись при отправке работника в отпуск.
• Т-8, который сообщает об увольнении.
• Т-9 – этот приказ необходим при оформлении сотрудника в командировку.
• Т-11, которая нужна для премировании специалистов.

Структура приказов – из чего состоит документ?

Очень важный фактор классификации приказов – структура документа, за счет которой такие документы делят на два вида:

1. Сложные.
2. Простые.

Простые по структуре приказы характеризуются присутствием одного распорядительного блока (где будет указание к действию, например, «принять», «отправить в отпуск»). Если документ оформляется на одного сотрудника, то его рассматривают как индивидуальный, если на нескольких – то свободный.

Сложные по структуре приказы характеризуются наличием нескольких распорядительных блоков. Такие документы достаточно распространены, однако их использование на предприятии считается трудоемким мероприятием даже с учетом работы с помощью специальных программ, поскольку для оформления такой документации придется пользоваться большим объемом данных, которые могут быть «раскинут» по разным документам и разделам.

Подписание приказа руководителем

Давайте боле подробно рассмотрим элементы структуры приказов. Главным элементом считается раздел, состоящий из пунктов, которые должны быть включены в документ на основе других бумаг. При этом обязательно привести ссылку (например, на положение ТК РФ и т.д.). Если составляется приказ о назначении человека на какую-либо должность, то такие пункты могут быть включены на основе:

1. Заявления специалиста.
2. Трудового договора, записки руководителя отдела.
3. Служебной записки.

В бумаге рекомендуется сначала написать слово «Основание», после чего указать ссылку на документ. При этом в приведенном источнике обязательно должен быть отражен факт, что человек ознакомлен с текстом документа. То есть прописывается фраза «С приказом ознакомлен» и напротив нее ставится подпись.

Хорошо бы приводить в документах юридические формулировки, к примеру, если они связаны с величиной заработка сотрудника, расписанием работы.

Таким образом, структура любого приказа предполагает наличие отдельных боков, которые отражают:

• Действие руководителя компании.
• ФИО и иные данные на сотрудника.
• Дата вступления документа в силу.
• Ссылки на источники.

Следует обратить внимание на несколько советов экспертов по вопросу оформления таких документов:

• Не следует пользоваться сокращениями.
• Отсутствие в документах источников с различным сроком хранения.

Составление приказов кадрам – подробное руководство

Прежде всего следует отметить, что издание приказов подразумевает решение следующих задач для оформления документа:

• Инициирование решение о создании приказа.
• Сбор данных, которые нужны для оформления бумаги.
• Подготовка шаблона приказа, его составление, согласование.
• Внесение данных в документ и его подписание ответственными лицами.

Подготовительный этап

Первый этап осуществляется с применением данных, которые есть в служебных записках, справках, различных акта. Проекты документов обычно составляются представителями кадровых служб.

Очень важно при издании документа убедиться в том, что он будет соответствовать нормам современного законодательства.

Сбор информации

Затем сотрудник кадровой службы должен собрать данные для издания приказа, которая может быть расположена во:

• Внутренних актах компании.
• В правовой документации, например ТК РФ.
• В архивных документах.

Проект приказа

Далее разрабатывается сам приказ по личному составу. Тут важно правильно оформить сам документ – в нем нужно указать о разработке проекта, написав слово «Проект». Правда, сам текст документ должен максимально соответствовать будущему приказу.

Подписание приказа

На данном этапе все просто: главное, чтобы у человека, который будет принимать документ, были на это полномочия, но чаще всего подобные документы подписывают сами руководители.

Ему нужно передать полностью подготовленную форму приказа, то есть с текстом документа, другой важной информацией. Руководитель подписывает документ, ставит там свою подпись. Если необходимо, документ аннулируется. После появления на документе подписи руководителя его передают сотруднику на ознакомление, который также должен оставить свою подпись.

Чтобы скачать приказ на командировку и научиться правильно его составлять, изучите наш материал.

Здесь вы узнаете, как вынести дисциплинарное взыскание и составить приказ.

В нашем материале мы подробно распишем правила составления приказа на отпуск сотрудников.

Правила регистрации и хранения таких документов

Процедура регистрации предполагает внесение данных о документе в регистры компании, поскольку только после этого можно сказать, что документ имеет юридическую силу. Данная работе решает три задачи:

1. Правильный учет документов.
2. Контроль над выполнением приказов.
3. Доступ к документам при необходимости.

При этом записываться в регистры должны не только приказы, но и другие как внутрикорпоративные документы, так и те, что поступают из других организаций. При регистрации приказ получает свой личный номер, индекс.

Существует три метода регистрации, которые можно использовать в компании. Прежде всего, это использование журналов, где детально отображается информация о том, в каком отделе был создан документ, для каких целей. Второй вариант – карточная регистрация данных, которые применяются для внутрикорпоративного документооборота. Здесь все просто? Оформляются контрольные карточки, которые объединяют в картотеки. Последний вариант – использование автоматизированных программ для регистрации приказов для этого используются специальные программы.

Главное, регистрирую документы, соблюдать положение Минкультуры от 2005 года, который предполагает отражение в приказе название компании, наименование источника, дату создания, наличие регистрационного номера, заголовка и текста приказа.

Если предполагается создание большого количества приказов, их лучше классифицировать по отдельным базам в реестре для более удобного поиска документов.

Следует помнить, что хранить приказы в организации необходимо в течение определённого срока их действия – какие-то документы хранятся по 5 лет, другие – по 75 лет. Потому при хранении документы нужно разделять по срокам. Кроме того, приказы хранят отдельно от документации, относящейся к основной деятельности компании.

Ответственный за их оформление специалист должен подшить все документы, пронумеровать их, дополнить описями и для надежности упаковать в специальные обложки.